数字化城市管理实践中对电子档案管理工作的几点思考

摘 要：随着我国现代化城市规模的日益扩大，以及人口数量大幅提升，推动城市管理朝市场化及数字化工作模式上的积极转变。在城市管理过程中，数字化管理的驱动作用尤其重要，使得城市管理质量得到明显改善，对城市整体规划及发展有着举足轻重的影响。具体而言，新时期城市管理的主要任务是实现档案的数字化管理，而电子档案管理作为其中的重要组成部分，逐渐成为现代化档案信息化建设的重中之重。基于此，文章主要对数字化城市管理实践中的电子档案管理的优势进行具体描述，并提出了进一步优化电子档案管理的相关策略

关键词：数字化；城市管理；电子档案管理；思考

一、電子档案管理应用于城市管理中的具体优势

（一）丰富表现形式

大数据时代背景之下，任何事物的运行都需要强大的信息作为强大支撑。而对于档子档案管理工作而言，与传统档案储存及管理形式不同，其之所以能够正常开展，主要是凭借数据库中的相关数据，对档案内容进行准确展现。电子档案管理彻底抛弃对于传统纸质档案管理形式的运用，将先进的信息技术充分融入档案管理，对原有档案储存方式进行丰富及延伸，例如，将文件内容转化为图片、表格、声音等进行储存，突出了电子档案的开放性、适应性及专业性，传统纸质档案管理性质逐渐被电子档案管理所取代。

（二）有助于工作效率的提升

电子档案管理中人性化、便捷化的内容设计，将传统档案管理细枝末节的内容进行简化，不仅便于档案资料的收集与整理，且能够有效提高档案管理人员的整体工作效率。计算机是电子档案管理工作的重要管理手段，可以在系统中进行相关资料的检索或者归档等等，减少了档案管理人员的工作量和工作强度，并且能够进一步夯实管理工作基础，提高档案管理工作效率。此外，在电子档案中可以针对其中某一项目内容进行快速的检索，确保档案归档的质量，促使档案管理人员挣脱传统工作压力的束缚，从而将节省出来的时间，应用于提升自身专业技能和综合素养层面。

（三）及时对信息进行增加或删减

对已储存信息进行增加或者删减时，一般在传统档案管理中，需要重新查找档案信息具体所在位置，一切工作均需要人员手动进行完成，不仅对增加了工作的复杂程度，同时容易在信息的增加或删减过程中，造成档案资料在编码上的混乱，甚至整理储存工作量较大时，容易造成档案信息资料的毁坏或者丢失，徒增档案管理人员的实际工作量。而对于电子档案管理而言，如果需要对已储存信息进行修改时，管理人员只需调取或直接搜索计算机中的指定档案文件，准确无误的对信息进行增加或者删减，这种数字化的作业方式，在降低档案管理具体工作时间的同时，还能够最大限度的保证所录入信息的准确性与完整性。

二、如何在数字化城市管理中有效开展电子档案管理

（一）加强相关培训

档案管理人员是开展数字化城市管理的重要桥梁，在确保档案管理人员自身具备高超数字化管理技能的前提之下，才能够保证的电子档案管理质量与预期管理质量的高度一致，因此，进一步强化对相关档案管理人员的技能培训便显得尤为重要。计算机作为现代电子档案管理工作的载体，管理工作的开展离不开计算机系统的支持，但任何事物都有其两面性，计算机技术在档案管理中的应用也不例外，一方面，应用计算机技术能够实现快速的信息交流与传递，赋予档案信息一定的共享性；另一方面，在信息传递过程中，一些不法分子可以利用系统中的漏洞，窃取传输过程中的档案资料，导致档案内容的安全性、真实性以及有效性等无法得到有效保障。因此，对档案管理人员开展技能培训的过程中，通过多种方式聘请该领域内的专家或者教育界的讲师教授，以基础知识的普及为出发点，促使档案管理人员，真正掌握电子档案的特征及具体作用等基础性内容，通过系统的学习让档案管理人员对电子档案有更加深层次的认识，通过不断的探索、研究及总结，灵活掌握电子档案收集、归档的主要方法，从根本上提升档案管理人员的业务水平，进而保证整个电子档案管理水平及管理质量的有效提升。

（二）加强监督

在数字化城市管理实践中，相关部门应加强对电子档案管理工作的实时监督与控制。目前，在我国各大城市管理工作中，绝大部门电子档案管理人员对自身岗位缺乏责任心，无法准确并按时完成上级所下达的各项工作任务，导致在电子档案管理工作中产生严重的质量问题。因此，应在电子档案管理实际开展过程中，增设相应的监督人员，对管理人员的行为及工作态度进行实时监督。一旦发现不合理之处，及时与电子档案的相关管理人员进行沟通，共同探讨解决此问题的有效途径。此外，针对电子档案管理人员自身存在的问题，监督人员也需要做好相应的考察，并且及时将实际情况向上级部门反映。

（三）及时做好备份处理

电子档案管理工作的开展，容易受各种外界环境因素的干扰，从而导致大量电子档案信息的无故丢失。并且如果遇到不法分子侵入或者网络故障的破坏及影响，电子档案信息的完整性及保密性将无法得到有效保障。因而，电子档案管理人员要在实际工作的开展过程中，要定期对档案的保管载体进行全面检查。其次，将电子文件移动至移动硬盘上，每个一段时间便要对修改后的信息进行一次移动，通过在硬盘上的储存，即使在原文件遭受破坏的时候，将硬盘文件作为备份，进行长期保管。档案管理人员可以对电子档案采取“一式三套”的保管模式，将其中一套用于日常的查阅，一套用于封存，另外一套则可以送至异地进行保管，以备及时之需。

三、结束语

综上所述，随着城市管理数字化信息平台建成投入使用后，极大的提高了城市管理的工作效率，对于新生成的档案信息整理时间缩短至传统信息录入的1/2。在未来一段时间，应建立数字化城市管理运营体制，积极推动数字化城市管理的顺利运行，确保城市管理工作取得新突破。

参考文献：

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[2]马丽娟.城市建设中城建档案资源的数字化管理形式探讨[J].现代阅读（教育版），2015，04（21）：351-352.

[3]罗艳红.关于城市档案管理的作用与发展问题研究[J]东方企业文化·策略，2011，12（10）：157-158.

作者简介：吴修更（1975—），男，汉族，山东枣庄人，主要研究方向：档案管理。endprint