技术引领共享工作新方式

编译/本刊记者 郑伟

财务部门也需要有一个清晰的路线图来呈现他们如何看待IT架构随着时间的推移而不断变化。更重要的是，这张路线图不仅关注技术方面，还应该关注团队如何相互作用，以及改变他们的工作方式。

对于任何企业及其部门来说，技术几乎都算得上是转型的核心。随着新一代技术工具、资源和平台的出现，包括云、大数据、人工智能和机器人流程自动化（RPA）等，今天的企业和财务部门的转型将有可能实现地更为广泛，性能提高更加明显，并且带来的好处超过以往任何时候。

普华永道2017年数字IQ研究报告显示，全球范围内的企业都认为物联网、人工智能和机器人技术是最具颠覆性的技术，也是削减成本最重要的技术。企业不能以技术差距作为借口而推迟实现转型的其他要素，但与此同时，一些企业还发现，除非技术发展赶上来，否则他们根本无法推进变革。企业所做的一切事情都离不开技术的使用，财务部门也需要有一个清晰的路线图来呈现他们如何看待他们的IT架构随着时间的推移而不断变化。更重要的是，这张路线图不仅关注技术方面，还应该关注团队如何相互作用，以及改变他们的工作方式，使工作场所成为一个更加协作的环境，在这种环境下，企业能够充分利用这些新技术解决方案。

如果应用得当，技术可以让人腾出更多的时间来创造新的价值。通过标准化的数据定义和有效的治理，ERP平台使简化流程成为可能，并成为事实的唯一来源。数据显示，仅有一个或数量极少的企业级ERP系统的公司，总体会计成本显著降低。

外接程序和数据可视化工具使业务经理能够填写自助式报表，并能够以更高效的方式面对机遇和挑战。虽然RPA能够使企业在日常事务中节约资金，但这种方法已经过时了。领先的RPA厂商正在引入使人工智能和机器人结合的技术，在这种新技术下，RPA系统不再盲目地遵循程序化的流程步骤，而是遵更加进化的规则，从人类的干预中进行学习。

图1 新兴技术赋能领域

RPA的另一个好处是，它的成本相对较低，仅为ERP实施成本的一小部分。

此外，它的搭建时间仅需要六周左右，与实现一个工作流程或者ERP所需时间相比，节约一大半时间。除了能节约大量时间和人力之外，RPA还可以带来更多的收益。如果配置正确，机器人是不会出错的，因此可以避免效率低下和返工现象，企业甚至可以利用RPA驱动更大范围的行为变化。

对于财务组织来说，RPA是改变工作方式的一个很好的起点。虽然其潜力是显而易见的，但迄今为止，真正在财务工作和业务范围内大规模采用RPA的企业并不多，大部分仍处于试点阶段或概念验证阶段。

用分析创造价值

大数据和分析已经在商业世界中迅速蔓延，企业正利用数据的力量加强与客户的互动，调整营销活动，使供应链更具弹性。然而，在许多企业中，财务功能对这些强大的新工具的接纳程度一直比较弱。普华永道全球数据和分析主管合伙人Paul Blase和普华永道英国合伙人Steve Crook认为，数据和分析能够改变财务的潜力巨大，并分享了加快对这项技术应用的建议。

Paul表示，在将数据和分析应用于日常工作方面，营销和供应链等功能已经取得了快速进展。相比之下，在将高级分析纳入其业务方面，财务总体上进展较慢，但这并不代表这项技术不能胜任财务工作。他表示，“数据和分析技术的潜力远远超过了其他的能力。”Steve对此表示认同，“这项技术已经存在了，只不过财务在利用方面仍然相对落后，现在正是追赶的最佳时机。”

在很多情况下，外部力量能够激发非财务功能去寻找大数据和分析所能提供的洞察力。营销提供了一个现成的例子。Paul说，“市场营销所做的一切努力都是为了更好地了解消费者，而且总是有动力去学习更多的东西，在所知道的东西中变得更细。”如果大数据和分析能够描绘出更详细的消费者形象，那么营销人员自然会去掌握它们，并将其融日常事务中。

财务感知

Paul和Steve认为，财务迟早会感受到这些外部力量带来的压力。例如，收入预测出现错误或者CEO提出一个紧急问题，可能都会促使CFO去学习，了解如何借助数据分析提高对未来关键财务的预期。接下来，CFO可能还会发现，使财务中的指标尽可能接近业务，这也有助于财务预测。这些指标背后的数据共分为五类:宏观经济、环境、行业、监管和消费者需求。假如分析能更好地理解能源价格对商品销售成本影响，或者天气如何影响作物产量，再或者供应链压力如何影响制造业产出，那么财务就能产生更准确的收入预测，进而影响相关的运营决策。Steve指出，最成功的公司目前已经做到了这一点。他说，“很多企业在用不准确的预测和假设制定财务规划。而与此同时，领先的企业正在利用技术提高业绩，让决策者具备快速建模的能力。”

分析还可以显著增强战略预测，进而帮助财务未来3～5年的商业环境，并可以根据变化的条件调整投资。此外，通过识别对财务指标影响最大的变量，并根据这些变量的变化模拟运行不同的场景。Paul认为，“CFO应该基于真实数据考虑到尽可能多的影响业务的因素。”在过去5年，技术的进步使财务能够在几小时内运行对这些场景进行模拟运行。

团队构建

数据分析对于战略的形成能够发挥重要作用，因此很多CFO正在探索如何扩大数据分析在其职能中的作用。这就提出了一个问题，应该如何把这些分析计划有效组织起来。在Paul的大量经验中，他看到很多公司成功地采用了一种混合模型，该模型把一个卓越中心(CoE)与分散在不同的部门或地理位置的分析团队结合在一起。他说，“我们很少能看到企业把所有人从各个部门中拉出来，成立一个纯粹的卓越中心，那样做会脱离业务本身。”CFO、首席战略官或首席分析官与 CEO或业务部门的领导者合作，共同承担治理职责。

无论分析团队在业务单元工作还是在CoE中工作，他们都具有跨职能的需求，以确保分析模型能够捕获到影响某个特定业务或流程的所有元素。例如，潜在客户开发流程包含至少四个功能——产品开发、定价、市场营销和销售。通过一个跨功能的结构，团队可以构建一个分析模型，它实际上反映了如何开发客户并转换成销售。Paul认为，一个仅由营销部门构建的模型可能仅限于测量采集倾向，这只是客户图像的一部分。

团队的人员配置也需要对人才和观点加以综合考虑。该团队不需要太大，Paul以一家拉丁美洲的大型财务服务提供商为例，其分析团队只有20人，但包括了数学或计算机科学博士，以及拥有相似背景的学士或硕士学位的人员。他们应该和有业务背景的人相搭配，Paul称他们为“分析驱动者”，当分析模型捕捉到与业务相关的信息时，他们能识别出来，并把数据分析转化为有意义的观点。

不过，在构建一个分析部门之前，发起者首先需要设计一个业务案例。该案例的主要元素通常是一个投资回报模型，它展示了强大的分析能力如何通过提高生产力和改进决策来增加商业价值。Paul说，“企业在构建这些业务案例时，通常应该聚焦于如何用更好的数据分析来帮助管理人员提高决策的速度和复杂性，并采取更明智的行动来实现更好的结果。”

但在设计业务案例之前，在组建分析团队之前，以及在将分析纳入业务之前，首先还要改变高层领导的思维模式，Paul说。当高层领导认识到数据分析可以改变业务，并且接受了数据分析可能对业务带来的影响时，建立卓越中心的障碍才会降低。此时，企业将能够利用近乎无限的数据分析潜力，为业务创造价值，并发现其中隐藏的联系，最终领跑行业。

眼前的机会：机器人技术

机器人流程自动化(RPA)已经给财务功能带来了巨大的改变，成本显著节约，交易处理速度明显加快。但更大的变化正在发生。普华永道美国企业商业服务主管Tom Torlone谈到了RPA的能力、自动化对企业的影响以及可能对金融业务方式带来彻底改革，甚至改变整个游戏规则。

首先，“机器人技术有点用词不当。”

Tom解释说，现在搅动财务和业务的机器人实际上是软件，而不是真正的机器人。然而，就像科幻小说中的机器人一样，我们谈到的机器人不仅可以复制人类活动，比如遵循商业流程的规则和决策树。而且像人类一样，它可以使用用户名和密码登录一个记录系统，收集数据，执行质量检查和清理任务，并遵循一套指定的步骤产生输出。“也就是说，如果它的运行基于规则，就可以把它绘制出来，你饥进而实现自动化。”

机器人过程自动化在商业领域有着广泛的应用。企业将RPA应用于人力资源、IT、客户支持、供应链管理，当然还有财务，包括税务、会计控制、应付账款和应收账款。不过，企业对于RPA的使用仍处于早期阶段，只有相对少数大型企业，包括全球银行、电信公司和制造商，已经迅速将RPA纳入其交易活动，许多其他公司仍处于探索阶段。Tom说，“尤其是银行，它们是最积极的采用者之一，因为大型银行需要执行的流程数量庞大，而且管理员工数量多。”

RPA业务已经实现

RPA业务主要是由RPA供应商提供，其中大部分是初创企业或大型企业的派生产品，这些企业已经存在了十年左右。与ERP系统的供应商不同，机器人供应商只是平台供应商，每年向客户发放软件许可。他们通过渠道策略来解决市场问题，与能够实现流程自动化和平台实施的专业服务公司合作。

从功能上讲，尽管每个平台的架构都与竞争对手有所不同，但RPA所能提供的服务都非常相似。有些公司，特别是那些面向金融服务客户的公司，通常都驻留在企业数据中心，以确保这些数据足够强劲，能够承受监管审查。

最新一代的机器人软件可以处理不断扩大的数据。一旦被限制为数字格式的数据，很多最新版本的软件具有光学字符阅读能力，并且可以扫描纸质文件并翻译和输入上面的信息。一些软件还可以“阅读”结构化和非结构化的PDF文件，使它们能够在不依赖模板的情况下识别出发票号码、金额或日期。

自动化实例

随着RPA在整个商业世界范围内的普及，相当一部分企业的运营模式一定会被打乱。例如，很多银行已经将其内部处理的大部分流程外包出去，把它们转移到具有劳动力优势的地方。虽然成本优势成为可能，但代价是缺乏操作的灵活性、可视性和控制力。RPA可以使银行把这些流程收回到内部，并在需要的时候轻松地修改和更新，从而实现完全控制和可视化工作流，同时大大减少了工作所需的人员数量。此外，由于机器人可以通过用户界面层从任何记录系统中提取数据，因此跨国公司不再需要花费大量的费用来协调不同版本的ERP平台，这些平台可能分布在世界各地不同的地方，由此节省的费用是相当可观的。

财务功能是一个特别成熟的颠覆目标。从税收到报告到审计到预算和预测，很多财务工作都可以借助RPA实现自动化，至少在某种程度上是这样的。当然，这并不是说人类工作会完全消失。“仍然需要将人类的智慧应用到这些活动中，”Tom说，“但是RPA可以帮助人们收集大量数据，节约大量人力时间和成本。”

变化的人才需求

因此，财务功能需要人才具有不同的技能和才能。Tom说，与其去寻找那些通过各种流程和事务活动来学习财务诀窍的年轻人，财务领导者更需要的是“能够通过流程的视角看世界的人才”。除了具备专业知识，人才还需要有流程相关的能力。

RPA接下来会是怎样的？Tom希望认知计算能大大提高RPA的能力。自学习系统能够通过观察人员处理流程中的异常，而这并不一定是基于规则的。一旦系统收集了这些决策的统计相关样本，系统将会推荐自己的算法，使RPA层无法处理的一些异常实现自动化。他指出，这两种技术是相互依存的。通过收集大量的观测数据，认知计算可以定义一个过程，但它需要RPA来执行。

随着商业世界内越来越多的企业将RPA和认知计算集成到他们的运营中，由此带来的商业前景变化将是巨大的。虽然新的前景将会是什么样子还有待观察，但已经很清楚的是，在RPA之后，财务功能和业务本身将不再是与今天相同的了。