企业财务主数据管理

文/中兴新财务云

财务主数据的统一管理，走出“信息孤岛”，实现各个系统之间信息的互联互通，最大限度地共享和维护数据的一致性和完整性，提升数据质量，助力企业决策。

伴随着信息化的不断深入，企业往往通过数据的集中管理、避免数据的孤立存储，进行面向全企业范围的、统一的、高质量、标准化的主数据管理，不仅可以支持企业各信息系统间信息流和业务流的通畅，避免“信息孤岛”的形成。更重要的是，主数据管理已成为实现企业信息化先进架构、企业战略决策分析与商务智能以及建立统一的信息系统平台的必要基础。

企业数据管理存在的问题

随着信息技术的发展，越来越多的企业重视信息系统的建设，企业内部的采购、生产、销售、财务、人力资源等业务系统经历了从无到有，从简单到复杂的过程，很多企业完成了ERP、CRM、SCM、协同办公等企业信息化系统的建设。但这些业务系统在建设初期，大都是从下而上构建系统，缺乏整个企业范围内的统一规划，各个应用系统的设计、开发、实施、管理和运营，都是从本业务部门管理需求出发、针对应用领域来进行的，这些应用系统的底层数据库及数据都有自己的业务模型、规则和定义，这导致可以在各类业务中共享的数据被分散到了各个业务系统分别管理，形成了一个一个的业务竖井和信息孤岛。企业数据管理或多或少面临着（如图1所示）问题。

图1 企业数据管理现状

（1）数据冗余。企业内的数据管理分散，数据入口多。数据冗余是指数据之间的重复，也可以说是同一数据存储在不同数据文件中的现象。数据冗余极可能带来数据不一致、数据异常、以及影响数据的完整性，造成极大的资源浪费。

（2）数据不一致。由于很多企业的应用系统缺乏统一的数据规划，每个系统在局部进行数据定义、数据分类、数据模型维护时，采用的标准、规则不一致；数据的访问、变更、转换、清除等权限定义不清晰；缺乏对数据加工、流转过程监控与管理的有效方法等；使得数据在产生、加工、流转、报送过程中出现口径不一致，企业要浪费大量的时间、金钱和人力资源在数据维护、数据比对和数据判断等不增值工作中。

（3）数据共享性差。数据标准不统一、分散、可用质量差，数据核对、清理、映射的工作量巨大，导致数据在各个系统之间无法共享。

（4）数据质量低。由于企业数据缺乏统一的数据管理，数据口径不一致，数据的时效性、准确性、真实性无法保证。数据一旦处于混乱无序的状态，无法产生有价值的信息，其重要性就会大大降低，将会使企业业务低效，甚至会影响企业的利益与决策。

问题的根源在于企业没有一套统一的数据管理体系。迫切需要尽快整合海量的、分散在不同系统中的数据，采用统一的数据管理方法，对各个系统的数据源以及输出的数据资产进行治理，为后续的大数据分析提供输入要求和输出标准，以保证数据质量。在统一的数据管理中，最主要的就是要对企业的主数据进行规范管理。

主数据及其管理定义

主数据（Master Data）是用来描述企业核心业务实体的数据，比如客户、供应商、员工、产品、物料单、会计科目等；它是具有高业务价值的、可以在企业内的各个系统间、跨越业务部门被重复使用的数据。主数据是企业应用系统中最基本的业务单元，也经常被称为通俗易懂的“基础数据”或“公共数据”。

主数据不同于记录业务事件的“交易数据”。主数据是描述企业核心业务主题的数据；交易数据往往用于描述在某一个时间点上业务系统发生的行为。举例来说，如供应商主数据主要包括供应商编码、名称、地址、开户行等基本信息，这些属于主数据的内容；而供应商的采购订单情况、采购金额、客户销售记录、客户的成交金额等，都属于交易数据，而不是主数据。与记录业务活动、波动较大的交易数据相比，主数据相对稳定且具有持续性，一旦被记录到数据库中，必须全生命周期存在，并需要正确维护，才能保证交易系统参照完整性、时效性和准确性。因此，主数据可以说是企业各个信息系统之间公用的基础数据，具有唯一识别性、长期有效性、静态稳定、各系统之间高度共享等特点。企业主数据可以包括很多方面，常见的主要有客户、供应商、产品、项目、物料、员工、组织、会计科目等。

主数据管理（Master Data Management，MDM）是指一组规程、技术和解决方案，用来保证业务数据在企业范围内的一致性、完整性、相关性和准确性。

主数据管理的核心是数据的标准化，而其主体则是主数据。数据标准化则是信息系统（尤其是大型信息系统）成功应用的前提。无论是ERP系统，还是其他业务信息系统的建设，都是一个对数据采集、加工和分析的过程，都是一个伴随着数据流转而进行管理和控制的过程。通过企业主数据管理可以清晰定义企业主数据、统一主数据的数据源、数据标准、加工及流转过程以及输出质量，实现企业主数据在企业各个业务系统及财务信息系统之间的数据共享，避免各个系统中不标准的、不一致的、不完整的数据的产生，实现各个系统之间信息的互联互通，使各个系统走出“信息孤岛”，最大限度地共享和维护数据的一致性和完整性，提升数据质量，从而为经营决策者提供更及时、准确的信息。

因此，主数据管理涵盖所有企业所需的、需要统一定义的核心数据和数据标准，把需要在各个系统间共享的主数据进行统一定义、维护、发布和统一管理，建立一套主数据管理体系，形成企业主数据管理的机制，包括明确企业有哪些主数据、主数据的标准是什么、每一个主数据谁来维护、主数据如何在各个业务系统之间对接和传递，以及如何保证企业主数据的质量和安全等等。

主数据如何在各个业务系统之间对接和传递，有的企业通过定义主数据采集原点、采集原点所在业务系统、主数据的Owner（主数据所有者、产生及维护部门）明确数据标准，然后通过企业其他业务系统/财务系统与原点业务系统点对点接口的方式，实现主数据的采集、传递和共享，这种情况下，虽能实现主数据的统一，但点对点的接口开发和维护成本相对较高。有的企业则通过建立统一的主数据管理系统，实现企业级的主数据统一管理平台。

主数据管理系统

主数据管理系统是把企业多个业务系统中最核心的、最需要共享的数据（主数据）进行整合，集中进行数据的清洗和标准化，并以集成服务的方式把统一的、完整的、准确的、具有权威性的主数据分发给全企业范围内需要使用这些数据的系统或应用，包括各个业务系统、业务流程和决策支持系统等。

通过主数据管理系统，主数据从应用和流程中独立出来，企业将统一产生、维护、分发可共享的、完整的、准确的主数据。主数据管理在保证最高水平的数据质量和标准化的前提下，实现了数据在不同数据库之间进行传输和同步的自动化，以及在使用这些数据的不同应用系统之间传输和同步的自动化。

主数据管理系统是一个相对复杂的系统，需要与企业中的各类信息系统应用发生交互，从 IT 建设的角度而言，主数据管理系统的建设并非易事，它往往会和企业数据仓库/决策支持系统以及企业内的各个业务系统发生关系，技术实现上也会涉及到ETL（Extract-Transform-Load，数据转换——抽取——加载）、EAI（Enterprise Application Integration，企业应用集成）、EII（ Enterprise Information Integration，企业信息集成）等多个方面。主数据管理系统平台与企业信息系统的数据交互（如图2所示）。

企业通过主数据管理系统，实现主数据系统与企业其他业务系统、财务信息系统等系统之间的双向交互，将主数据的变化同步发布到各个关联的业务系统，不仅可以实现多个业务系统中的客户、产品、供应商、员工、会计科目等主数据的一致和共享，保证企业数据的及时性、完整性和准确性，提高数据的质量以更好地帮助管理决策；而且主数据管理系统可以降低接口成本，通过减少多个应用程序之间的点对点的集成的数量，为主数据提供单一集成点，降低点对点的接口开发和维护成本。

财务主数据管理

财务主数据是指财务信息系统涉及到的与财务处理相关的主数据。财务信息系统的数据来源于企业各个业务系统，企业所有的经营、业务及交易数据，如合同、供应商、员工、收付款信息等，最终都汇集到财务信息系统中。如果企业内各个信息系统孤立、数据独立存储和维护，则会出现数据冗余、不一致、共享性差、数据失真等问题。财务主数据来源于其他业务系统。对财务信息系统来说，财务涉及的主数据是财务信息系统的核心和灵魂，是财务信息系统建设的基石，统一的财务主数据管理尤为重要。

图2 主数据管理的信息流

1、财务主数据管理的目标

财务主数据为企业主数据的重要组成部分，财务主数据管理需要实现的目标：

①完善财务主数据管理机制；

②保证财务主数据的完整性、一致性；

③保证财务主数据数据传递的及时性；

④提高财务主数据在系统之间的共享；

⑤减少部门间主数据的冗余。

2、财务主数据管理的内容

严格意义上讲，财务主数据指的是会计科目主数据。但财务信息系统涉及的主数据内容与财务业务流程紧密相关，财务主数据管理的内容不仅仅限于会计科目管理，还应包括财务信息系统所涉及和使用的企业其他主数据（供应商、客户、员工、项目等）。

首先，企业财务信息系统中需要会计科目主数据，通过会计科目对企业的交易进行分类，把企业纷繁复杂的业务通过复式记账的方法记入到每个会计科目里面去，通过会计科目把企业的资产、负债和所有者权益的财务度量结果分类汇总，通过三大财务报表把汇总的数据提交给用户。全集团统一的会计科目体系是企业会计核算以及相关信息系统的基础。

其次，企业财务信息系统还需要客户、供应商、员工主数据，企业的从订单到收款主流程，涉及从客户订单、开票、应收、收入、成本、对账一系列财务处理过程，都需要以客户为核心主体进行；企业的从采购到付款流程，涉及采购订单下达、发票接收、应付确认、付款等财务处理，这些过程以供应商为核心主体，而费用报销流程则涉及以员工为供应商的费用报账发起、审核到付款的一系列过程。从业务系统到财务系统，贯穿三大流程中承载的则是客户、供应商、员工主数据，最终通过信息系统去采集、存储和传递。

最后，企业信息系统还需要固定资产、项目（研发项目、销售项目）、成本/利润中心等主数据，作为企业财务处理的主数据，为企业的财务核算以及后续的管理会计系统采集数据。

因此，财务主数据的内容，不仅需要关注财务主数据（会计科目），还应关注到企业财务信息系统中其他核心的、需要共享的数据，并在全企业范围内共享和使用。

财务主数据管理从主数据管理的四个方面即数据集成、数据共享、质量控制、数据维护等方面进行：

①数据集成：将原来存放在各个独立信息系统的财务主数据，在统一的数据平台中进行集成，并对财务主数据进行统一编码和分类。

②数据共享：不同业务部门在一定的使用权限下，为了开展业务或进行分析可以共享财务主数据，由于财务主数据的唯一性，可以保证不同部门使用数据的一致性。

③质量控制：明确规定财务主数据的使用原则和处理权限，保证财务主数据的完整性、准确性、一致性、及时性和可获取性。

④数据维护：统一对企业级主数据进行维护；根据财务主数据的属性，由财务人员和系统管理员负责财务主数据的维护；规范财务主数据的维护流程，对创建、修改、更新、删除财务主数据都需要严格遵守维护规范。

财务信息系统涉及的主数据及管理（如图3所示）。

当企业信息系统在相互割裂、没有实现互联互通的情况下，企业财务信息系统需要财务人员在财务信息系统中录入客户、供应商等主数据，会造成与业务系统的数据不一致和数据冗余。但当企业建立起主数据管理体系，企业的信息系统实现外部互联、内部互通时，财务信息系统所需要的主数据系统则可以从源头业务系统（如SCM系统、ERP系统、HR系统等）或者企业搭建的主数据管理系统中同步过来，实现主数据在财务信息系统中的共享。

3、财务主数据的具体定义

财务主数据管理包含内容与财务流程紧密相关，一般涉及的主数据有：会计科目主数据、供应商主数据、客户主数据、员工主数据、固定资产主数据、成本中心主数据等。

（1）会计科目主数据。会计科目主数据，在整个财务信息系统中处于最基础、最核心、最需要共享的地位。主要描述会计科目属性的一些基本信息，一般为静态信息。会计科目主数据示例（如表1所示）。

（2）供应商主数据。供应商主数据包含了企业与供应商业务往来所需要的全部数据。供应商主数据影响从采购到付款过程中的财务处理。财务部门和采购部门都需要使用供应商主数据。

图3 财务信息系统涉及的主数据及管理

表1 会计科目主数据示例

供应商分为两种情况，一类是通过采购环节而同步到财务信息系统的供应商，另一类是没有进行采购环节而直接到财务进行报账的供应商。没有经过采购环节而直接到财务进行报账的该类供应商基本信息，需要明确定义是由财务部维护还是由采购部统一来维护。

供应商的信息包括：供应商编号、供应商类别、供应商描述、购货方号码（当供应商同时为客户时便于对账）、付款条件、付款方式、结算客户等。

（3）客户主数据。客户主数据包含了企业与客户业务往来所需要的所有信息。客户主数据影响着订单、发货、开票、应收以及后续的收款和对账等。客户主数据为财务人员、销售部门以及企业经营者提供有关客户的信息。客户主数据一般来自于前端业务系统如CRM系统等。

客户主数据包括客户编号、客户类别、客户名称、地址、邮编、联系人、付款期限、付款方式等。客户主数据一般由市场部或销售部在业务系统中统一维护，并同步到财务信息系统。

（4）员工主数据。由于员工与企业之间存在借款及报销活动，大多数企业将员工作为供应商管理，来管理企业与员工资金往来。员工主数据一般由人力资源部门在HR系统中进行维护，并同步到财务系统中。员工主数据主要包括姓名、工号、部门、联系方式、银行账户等信息。员工主数据示例（如表2所示）。

表2 员工主数据示例

（5）固定资产主数据。财务处理与固定资产有关的交易，如购置、折旧、更新改造、处置等，必须使用到固定资产主数据。固定资产主数据主要描述固定资产价值相关的基本信息，这类信息通常为静态信息。固定资产的业务管理部门以及财务部门都需要使用到固定资产主数据。

固定资产主数据内容包括类别、编号、名称、供应商编号、所有权、折旧年限、负责人、成本中心、使用状态等等。企业在主数据管理系统或固定资产管理系统中创建和维护固定资产主数据。

（6）成本/利润中心主数据。企业为了内部管理需要，会有利润中心或成本中心的考核要求。成本中心主数据、利润中心主数据的内容取决于企业内部管理对于利润中心及成本中心如何划分，也就是说对管理深度有什么要求。因此成本/利润中心主数据的建立因每个企业管理需要的不同而不同。

对于财务主数据，企业还需明确数据责任维护部门、维护流程，对财务主数据的创建、修改、更新、删除都需要严格按照规范要求进行，以保证主数据的质量。

4、财务主数据管理的意义

财务主数据管理是高效财务信息系统的基础，没有信息系统整体架构设计、没有一致的主数据，财务信息系统就好像缺乏统一水电设计的建筑物一样，数据来源杂乱无章，财务信息系统输出的数据的就会失真，向决策者提供的信息的价值也会大打折扣。因此，财务主数据管理对财务信息系统乃至企业管理有着重要的意义和价值，表现在以下两个方面：

（1）保持各系统之间数据的一致性，提高财务数据质量。财务主数据管理推动各个业务部门的信息互联互通，使各个系统走出“信息孤岛”，最大限度地共享和维护数据的一致性和完整性，保证系统之间能实现数据的共享，增强了各系统在企业层面的互动，从而提高财务数据质量，为经营决策者提供更及时、准确的统计分析数据。

①减少数据冗余。财务主数据不再存放在多个系统中，实现统一和规范数据采集、加工和传递流程，减少数据冗余和数据管理工作量。

②保证数据一致性。对财务主数据进行统一编码和分类，保证数据一致性，从而有利于保证数据真实有效，提高数据管理效率。

③提高数据使用效率。财务主数据管理为信息系统灵活建设提供条件，可以根据不同使用需求出发进行设立和维护，有利于提高数据的使用效率。

（2）提升财务信息系统的灵活性及开发效率。从财务信息系统建设的角度来说，财务主数据管理可以增加系统的灵活性，构建覆盖整个企业范围内的财务主数据管理基础和相应规范，并且更灵活地适应企业业务需求的变化。

（3）为企业商务智能、战略决策以及为企业信息集成奠定基础。财务主数据管理使得企业在分散的系统间保证主数据的一致性，提升数据质量，为企业数据仓库、商务智能技术的应用以及数据仓库中将要进行的数据分析打好基础，优化了企业信息系统架构。