信息化时代我国小微企业秘书发展前景——从当代美国秘书业谈起

刘惠丽，张欣悦

(西安文理学院 文学院，西安 710065)

随着信息时代的来临，我国传统的经济结构正被飞速发展的科学技术逐步改变，小微企业队伍日益壮大，秘书行业迫切需要通过提高现代化管理水平和转变信息化工作手段来适应新时代的小微企业。职业规范更加完善，管理手段更加智能，技能性更加丰富的秘书人才对小微企业的发展有着不可估量的影响。

由于政治、经济、文化体制的不同，各国秘书的性质、体制和特点存在着差异，“他山之石，可以攻玉”，了解国外尤其是发达国家的秘书工作和发展概况，对于不断完善我国秘书工作有着积极的作用。

一、信息化时代的显著特征

(一)网络新活力

众所周知，网络是人类发展长河中相当重要的发明之一。它出现于社会的任务之一便是通过多种类型的互联网服务，改善社会居民的生活质量。网络在计算机领域中，突破了时间的限制，进行着空间的传输。它所赋予的新活力将社会中的各个点、面、体的信息智能地联系在一起，从而实现了信息资源共享，这也是网络的一大主要功能。

网络所带来的新活力赋予社会生活中的人最便捷的享受，它凭借新闻、图片、影片、网络游戏以及实时聊天等工具从各个方面给人们的生活带来了极佳的体验。现在是第四代计算机互联时代，在“信息高速公路”上，人们可以高效地进行网上银行、网上电视、网上置物、视频会议、网络文献库等操作。

(二)信息资源共享

在信息主导价值的时代，以体能和机械能为主的工作方式正逐渐被智能方式所取代。与此同时，网络则带来了大量的数据资源，而这些资源的出现又不可避免地带来了“信息资源共享”。

企业信息资源共享，即指各个企业之间的信息和信息产品的交互，就是通过与他人分享信息，以达到合理地提高信息资源利用率的目的。这也合乎Thomas H.Davenport和Laurence Prusak在1997年出版的合著中所提出的，由“人、行为、价值和技术”所形成的 “信息生态学”原理。[1]

企业信息资源共享的基础是企业信息的标准化和企业信息共享行为的规范化，其中，传输技术则影响着共享的效率，信息共享率的缺少对各个企业有着极大的阻碍作用。

企业逐步引入信息处理技术，使得自动化达到新水平，网络信息成为多数企业活动中的主角，信息和情报也发展成为当今世界新的权力源。所以，信息化发展趋势不可逆。

二、信息化时代对我国小微企业秘书的新要求

(一)提高准入标准

市场经济极大地增强了企业的活跃度，更专业、更规范的小微企业成为各类型企业中强有力的“新生代”，行业准入标准也随之更加严格。

应从两个方面来提高准入标准：一是要求企业方提高招聘标准，二是要求管理者制定相关的资格证考试及认定政策。

无论在国际还是国内，各企业在招聘秘书时，大都会优先考虑有相关工作经历和相干专业知识背景的人员。美国“国际行政专业人员协会”举办的一年一度秘书职业资格考试选拔合格的秘书人才，考试科目涉及心理学、管理学、人际关系学、秘书会计学等，选拔过程严格苛刻，合格率仅为20%。这便为小微企业人力资源部门提供了方向指导：招聘秘书人员时，应根据秘书将要进入的部门来考量秘书的专业背景，这样做可以使秘书在今后部门的日常工作中更加得心应手，管理者与秘书的工作分工更加清晰、井然有序，在一定程度上还可以节省秘书培训的成本。

资格证书是职业入门的前提，秘书从业证书是企业初步验证秘书的标尺。但是我国的秘书行业却没有特别规定的证书，并不要求具有秘书职业资格证书或相关培训证明书，导致了入门标准过低，水平良莠不齐。

其次，影响秘书职业化进程的原因之一是秘书资格证书在社会上的认可程度不高。在“大众点评”时代，像服务人员需要依靠高质、周到、细致的服务提高服务行业的认可度一样，秘书人员首先需要拥有过硬的专业素养以及能证明自身能力的资格证书或培训证明来提高在秘书行业的认可度，这样做有利于企业初步挑选出更为匹配、更为合格的秘书人才。

(二)增强技能“附加值”

秘书岗位的市场需求渐渐向多元化和职业化靠拢，复合型人才优势巨大。比如一个建筑工程秘书在工作上需要掌握工程项目估算，项目对外接待，工程材料整理等技能。面对多发性技能要求时，便要求秘书个人增强自身的技能“附加值”。

增强技能“附加值”需要从两方面入手：一是SAP技能，二是与辅助对象(所在部门的领导层)相匹配的技能。

在信息化大背景下，网络和信息资源成为一切的主导，这便要求我国小微企业秘书要增强自己的网络管理与运用技能。这里除了增强传统的计算机使用能力外，首先应该学习ERP系统中的SAP相关软件。SAP包括很多子系统：人力资源、产品生产、销售、成本控制、财务管理、决策支持等各个方面，特别是“决策支持”系统，适合现代秘书作为领导“左右手”应该掌握的技能。

掌握SAP中的HR系统模块对秘书工作有极大的帮助，在我国小微企业中，HR管理多数混乱，没有财力设置固定的部门，这就要求身兼多职的秘书能够学习HR模块。就连一些大企业比如中石油、中石化、国家新闻出版广电总局、联想等都在用SAP软件进行人力资源管理。

SAP适用于各行业，比如传媒业巨头维亚康姆集团(Viacom)就通过运用知识产权管理和领先的分析软件来引导业务发展并保持竞争优势，一旦得到票房信息，就可以获悉哪些收入来自家庭影院、哪些来自全球发售电影播放版权。建筑消费品行业的最大涂料公司Asian Paints希望从传统装饰业中脱颖而出，SAP企业解决方案使他们能快速响应需求变化，实时获取有效数据，大幅度提高了对客户的关注力以及对市场的预测力。

SAP是个适应变化的软件，秘书学习这类软件可以实现职能集约化，即在借助一切办公资源的前提下，以提高工作效率、获得可观效益为目标，集中合理地运用现代化管理技术进行办公。

秘书需要驾驭的另外一种技能是与辅助对象相匹配的技能，美国《韦氏秘书手册》早已对秘书应有的技能做了说明——“行政管理的助手”，即协助经理的左右手。就是说，美国的秘书工作已从事务性技能转向信息办理和辅助决策的技能上来。另一方面，新技术的出现并不意味着秘书这个职业群体将会消失，而是秘书的职责逐渐由琐碎的程序性工作转向辅助上司实施综合管理、调查研究、分析信息、提供方案的工作上来，成为“外脑+智囊”型人员，简单用英文来说就是从“Work for the boss”转变成“Work with boss”。[2]

三、我国小微企业秘书转型发展策略

(一)强调专业化心态

我们发现，与我国秘书求职心理不同的是，国外的秘书把这份工作当成了一辈子的事业。美国的行政助理以及大领导秘书的年龄多是50多岁，他们甘心在秘书行业奋斗一辈子。而我国的大部分秘书，在工作之前便有所考量，求职时仅仅把秘书行业作为一个职业的“初跳板”，大家关心着职业生涯的下一步该“跳”向哪个高处，而不是关心下一步在秘书行业该如何深造。

这种“跳板心理”并不是专业化心态的体现，而是一种侥幸心态，我们无法评价这种心理的对错。毋庸置疑，对于小微企业秘书行业来说，关注点是自身的职业生涯而不是企业未来的得失时，这种心理对企业和自身的发展都是不利的，企业损失了一枚得力助手，个人规划也呈短线发展。所以，制定专业化路线，对秘书本身端正对行业的认知态度具有积极的作用。

(二)完善管理机制

1．业务水平划分

美国对秘书的划分管理最大程度地摒弃了科学管理之父——弗雷德里克·温斯洛·泰罗创立的强调等级、依赖高层决策的金字塔型管理模式，更多的是采用根据其业务水平而进行的层次上的划分。也就是说根据不同秘书人员所具备的不同业务范围和水平来进行管理划分，这样可以避免某一秘书的业务能力很好，但由于种种原因始终得不到晋升的情况发生，通常在这种情况下，多数秘书会选择辞职或跳槽。采用了这种科学的分类方法有助于秘书业务水平的提高和职务的晋升，同时也帮助企业留下了优秀人才，获得更直观的人才收益。

2．“定额”原则

定额这一概念存在于工业生产中，生产方为了标准地生产出合格产品，需要对生产该单位合格商品所消耗的材料、人工、设备和资金进行统一考核，定额一个平均消耗标准。

这一概念转换运用于秘书行业的管理中来，便是对秘书人员的实际工作劳动量进行定额后，再将获得工资的标准量进行高低适度、符合实际、统筹兼顾、区别对待的定额原则来划分。采取具体情况具体定制，先考察测定后定制的定额方法。

(三)加强信息化建设

信息化意味着成本的降低和效率的提高同步进行，可以通过办公自动化系统以及互联网办公模式，进行节能环保的无纸化操作，从而降低办公成本和人力成本。秘书是企业中不可或缺的中坚力量，在企业加强信息化建设时，秘书行业也应该加强职业信息化建设，从而达到高效、快捷、实时的工作处理结果。

加强信息化建设，需要一个信息中心(部门)。但对于以前的小微企业来说，建设一个专门的信息中心就像天方夜谭，现如今随着我国小微企业越来越规范化、综合实力越来越强，它们有能力建设专门的信息中心来统筹协调各个部门的信息传递，工作人员将负责创建信息体系和维护信息安全的职能，为传统的秘书部门提供最基本的信息技术方面的支持与保障。

同时，这个信息中心可以实现集成化管理，所谓集成化管理是将所需的多种不同信息、不同手段依照某种智能模式融合在一起，以整体形象集中展示，以便于管理者进行科学决策。

秘书部门或秘书个人充分运用“数字秘书”来办公，也是加强信息化建设的方法。“数字秘书”，通俗地讲就是秘书人员在办公时运用电脑技术为自己建立一个智能提醒系统。有了这类智能提醒系统，可以使得秘书人员在工作时减少脑力记忆量，降低工作出错率，从而使得工作任务可以准时完成。

四、信息化时代我国小微企业秘书业的发展前景

(一)就业年龄上涨化

在很多中国小微企业里，秘书大多是年轻人士，年龄稍大就要转行，将秘书作为终身事业的很少。国外的情况却与之不同，总裁或是高级部门经理的秘书，大多是由一些40多岁、有教养、有阅历的职业人士负责。除了一般的计算机、文字、外语技能外，他们的沟通才干、协调才能和判断力都很强，在企业的正常运作中扮演了不容忽视的角色。比如比尔·盖茨的秘书露宝在上任时便已40多岁，但她凭借着成熟女性较强的逻辑思维能力、周密熟练的办事技巧，把微软打理得井井有条。

在美国，“大龄”秘书更受欢迎。美国的职业化程度极高，秘书职业也不例外。秘书在美国是个既体面又严肃的职业，从业人数众多，目前已有约300万人。但在美国的大型企业中，较难发现年轻秘书的身影，在通常情况下，级别越高的部门秘书的年龄则越大。公司在选用秘书时发现，秘书周密、周到的优点会随着年龄的增长而突显，他们比年轻人更擅长应变周旋，也更有耐心，用“长袖善舞”来描述一点都不为过。而在我国，女性是秘书行业的主力军，加之女性的高学历趋势明显，伴随着人们对秘书行业认知的转变，秘书就业年龄将会呈现出上涨趋势。

(二)工作方式智能化

我国加入WTO之后，智能化的工作方式不仅出现在“三资”企业中，而且在小微企业中的趋势也越来越凸显。工作方式的智能化首先体现在办公自动化(简称OA)，这是一种新型的将传统办公模式与计算机技术结合而成的办公形式。现在是第7代OA——移动OA阶段，秘书在办公时已经可以做到脱离固化的传统办公环境和手段，移动进行高效便捷的信息处理。

办公可采用腾讯通技术，RTX是腾讯公司旗下的企业实时通讯技术。由于该技术的高度管理性、低成本性、易于部署性，使得各个类型的企业提高了办公效率，降低了企业间的沟通成本。同时，办公自动化系统还可以实现符合版式文档格式规范的各类电子文档、安全电子印章、手机以及IPAD移动办公，提升了工作效率，提高了公文管理水平，实现了公文和档案的一体化。

秘书的工作方式将从事务性服务向智能化服务转变，过去的秘书擅长运用传统的工作手段来解决一系列事务性问题，而未来的小微企业秘书，将运用科技的工作手段实现工作方式的智能转变，再引入互联网思维，建立互联网考核机制，比如“秘书职业点评”，它存在的意义在于工作伙伴可以随时对秘书的工作进行打分和评价，以便于秘书更好地改善工作方式，或是在更换工作单位时，未来的上级可以更加全面地初步认识该秘书。

(三)职业转型必然化

职业转型的关键是科技进步，随着各个职业的转型升级，秘书行业也逐步从高能耗高污染向低能耗低污染转型、从粗放型向集约型升级，科技的进步使得无纸化办公逐渐取代传统办公。但对于升级存在着一些理论误区，如一些人以为转型升级就是淘汰传统模式转而发展新模式。我们这里强调的不是淘汰传统的秘书行业，而是在原有基础上加入新科技，融入节能模式实现科学转型。

传统的秘书行业由于使用“笔+纸”的组合，任何事都依赖于手动记录，这样不但不利于办公效率的提高，而且也造成了一定的办公成本。通过互联网办公，最大程度地利用电子办公，比如电子文件夹、电子档案袋、电子数据库、电子会议记录等，从而减少纸张的浪费。久而久之，秘书办公将会实现低耗能，秘书行业将会向高效、高速、高端的方面发展，不再完全依赖于传统技术。