中小企业库存管理系统优化研究

王建明

（中北大学经济与管理学院， 山西 太原 030051）

引言

库存管理是供应链管理的一部分，也是信息化建设的核心内容。实现低成本的运营，是中小企业所面临的难题[1]，其中库存管理的成本不容小觑。中小企业由于受自身资源的限制，库存管理存在很多问题，如系统设计不够完善，经费投入有限，人员素质不高等。因此对于目前中小企业的库存管理系统开展针对性的优化设计，对于中小企业库存管理水平的提高和成本的降低具有很大的帮助。

1 系统分析

1.1 需求分析

目前很多中小企业的库存管理还停留在手工管理阶段，随着制造流通企业生产产品种类增多、数量增加以及入、出库的频繁，使得库存成本提高，从而也提高了产品的生产成本。采用先进的库存控制系统对企业库存进行信息化管理，不仅降低了企业库存成本，更加快了企业信息流动。

本系统的开发适用于多个行业的中小企业，有助于快速有效地管理入库、库存、出库各项业务，对整个环节进行合理控制，可以提高资金利用率，降低库存成本，提高管理效率和实时性。

1.2 数据流程分析

用数据流程来描述一个系统中业务活动的数据流、处理和存储的关系。通过业务调查，该系统共分为入库管理、出库管理、盘点管理、库存报警4个数据流程[2]。

1）入库管理数据流程。入库人员根据采购单填写入库单及其明细信息，通过入库审核实际录入电脑。入库员根据单据将商品入到相应的库中,同时实现入库单据的保存及查询。

2）出库管理数据流程。出库人员根据销售单填写出库单及其明细信息，通过出库审核实际减少电脑数量。出库员根据单据从相应的库中取出商品,同时实现出库单据的保存及查询。

3）库存盘点数据流程。库存管理人员定期根据库存商品信息生成盘点表，采用实地盘点法，当出现信息不一致时，经过经理批准，修改电脑库存数量。

4）库存报警数据流程。库存管理人员生成库存报警表，提供给采购部门，供其参考。从而得到更加科学合理的采购单。

1.3 系统设定

设定系统的目标具体如下：一是系统最大限度实现易安装性、易维护性和易操作性。二是系统运行稳定安全可靠。三是操作灵活性，界面友好，充分满足各类企业的库存管理需求。四是实现规范的入库、库存、出库一体化管理。五是强大的库存报警功能，尽量避免损失。六是强大的查询分析、统计性能。七是灵活、细分的权限控制功能。

2 系统设计

2.1 系统功能模块设计

通过系统分析，采用VisualBasic6.0作为开发语言，SQLServer2000作为后台数据库。通过对系统数据流程进行分析，本系统可以实现对企业存货的出、入库核算，很好地掌握企业商品的库存情况，并方便随时了解存货资金的变动情况，为企业的科学及时决策提供了准确的数据。因此，可以把系统划分为资料管理、入库管理、出库管理、库存管理、统计分析、系统登陆6个主要功能模块。

2.2 数据库设计

系统包括许多数据信息，必须建立相应的数据库进行数据分类，以便于以后工作中对各种信息进行处理。建立数据库，首先要保证数据的完整性、一致性、真实性。其次是数据冗余减少，使数据的插入、删除易于实现。在此采用了SQLServer 2000实现了企业内数据共享。根据上述工作流程的分析，设计的数据库包括供应商资料表、商品资料表和客户资料表。

3 系统实施

库存控制系统主要包括资料管理、入库管理、出库管理、库存管理、利润分析、系统管理6个功能模块。现在主要介绍结合中小企业变动较大的库存管理模块。库存管理模块主要包括库存维护、价格管理、库存盘点以及库存报警4个功能模块。

1）库存维护模块，用于维护商品库存信息，包括商品状态、最低储备、最高储备，同时还可以实现对库存商品信息的查询[3]。库存管理员通过实地盘点法定期进行盘点作业，核对实际库存与电脑库存，若商品状态发生改变，例如由正常品变为待报废品，则可以通过库存维护功能实现对商品状态的维护，同时根据需求关系及时修改最低储备、最高储备。通过商品编号或商品状态对库存商品信息进行查询，用户同样可以通过移动按钮来逐条详细查看。

2）价格管理模块，用于维护商品的出库价，即企业应当根据市场价格随时修改出库的商品价格，值得注意的是一种新商品入库之后若没有进行价格维护就不能实现出库操作。在本功能中同样可以通过商品编号或商品状态实现对库存商品信息的查询。

3）库存报警模块，用于管理企业的库存数量，使其达到最合理状态，从而降低库存成本。通过合理的方法制定出库存的最低与最高储备数量，如果库存数量不是在这两个数量之间则说明库存数量不合理，显示在库存报警界面中，并打印出报表。

4）库存盘点模块，库存盘点包括库存盘点表和库存修改两个功能模块。第一，库存盘点表。库存盘点表模块主要用于企业库存盘点作业，即将库存商品的电脑数量制作成报表进行打印，供库管人员进行实地盘点作业，其界面略。第二，库存盘点修改。库存管理员通过实地盘点法定期进行盘点作业，核对实际库存与电脑库存，当库存商品的电脑数量与实际数量不一致时，经过仓库经理批准，修改电脑库存数量。采取的做法是盘盈时做入库处理，盘亏时做出库处理[4]。

4 系统评价

4.1 系统性能的评价

本系统采用Visual Basic 6.0工具进行开发，界面灵活，便于操作。本系统中只有入、出库审核才能真正改变库存商品数量。这一功能模块的填加提高了操作的准确度，同时提高了库存数据的准确率。在库存管理中又增加了库存报警与库存盘点两个功能，使得系统更加完善，与企业内其他部门之间的联系更加紧密，同时，统计查询功能的填加方便高层管理人员更好地了解库存状态，作出正确、合理的决策。最后，该系统采用SQL Server作为数据库，使得企业内其他部门可以使用该系统实现数据共享。

4.2 管理效率的评价

本系统采用Visual Basic 6.0作为开发环境，开发简单，对企业硬件要求不高，开发环节投入资金少。同时，结合中小企业员工素质及企业经费投入有限的特点，开发界面非常便捷易懂，大大减少了员工培训费用，且系统的运行与维护费用比较低。

在功能上，该系统集入、出库及库存为一体，极大地提高了管理工作效率，减少工作人员需求，降低了工作成本。库存报警功能的增加必然能减少库存积压，降低库存成本。而库存盘点管理又有助于企业及时发现库存亏损，及时补救，降低企业损失，提高企业信誉度。同时，信息的及时更新必然会为企业的决策层提供基本的决策依据。