高校办公室信息化管理存在的问题与对策

谢琴

【摘要】随着信息技术的快速发展以及高校信息的日益复杂，高校办公室信息化建设已经成为办公室信息管理的必然趋势。信息技术的发展促使高校办公室信息管理方式不断更新，那么其中必然会出现一定的问题。本文分析了高校办公室信息化管理中出现的问题，并提出了相应的解决问题的对策。

【关键词】高校办公室;信息化管理;问题与对策

计算机及相关技术的发展，使得办公室的现代管理技术也逐渐被广泛使用，这是办公室管理模式的一个非常大的变革，办公室的管理逐渐转向了信息化。现在，很多办公室工作比如文件的生成以及储存都离不开计算机这种现代的办公设备，与传统的办公形式不同，现在的办公室文件主要以机读的形式存在，需要使用一些信息时，就可以在一个建立好的办公室文件信息系统中搜索，这样能使得信息更加快速有效地被利用，减少一些无效劳动，提升劳动效率，办公室的信息化管理是管理逐渐进入信息化的一个外在形式，办公室管理信息化并是把现代的信息技术和办公室的管理简单相结合，而是一种创新的过程。

一、高校办公室信息化管理的必要性

办公室的信息化管理意味着管理逐步走向现代化，信息化的管理就是利用先进技术的一种管理系统，但却不是技术与办公室管理的简单结合，而是追求一种创新，信息化管理就是对信息的处理过程进行管理，主要包括日常事务的处理、现金的流动以及一些学生的交互业务，建立一个完善的信息系统，并且把这些信息都加工成信息资源，这样需要信息的人就可以更加方便地获取需要的信息，使得这些资源更加合理地利用，能够满足全校师生的各种要求。学校的信息化管理主要是在信息技术的支持下学校变革过程的管理以及对学校资源信息化实施的管理。在现代社会，任何管理都离不开信息技术，特别是近年来信息技术的飞速发展，办公室信息管理的实施得到了更高的工作效率，除此之外，信息化带来的意义还有很多。

高校办公室管理实行信息化是一种传统的管理模式的改变，是一种把互联网融入传统的办公室管理中的创新型的管理模式，如今人们对于素质教育更加重视，学生的综合素质也应该满足社会的发展，在高校办公室实行信息化管理有助于课堂教育更加开放，学生以及教师等工作人员查阅学校的信息时不再受时间和空间的束缚，而且还能够通过各种各样的多媒体人才和管理人员进行沟通，在教育上更有利于提高学生的综合素质，培育一个全面发展的新型人才。

二、高校办公室信息化管理存在的问题

在本科院校中，办公室是在为所有的校领导、教职工以及全体学生服务的，所以办公室必须做好一个学校各个单位之间的协调工作，办公室的工作人员要能够熟练完成办公室的日常管理工作，还要不断完善办公室的信息化管理系统，因为在各个部门甚至是学生中，信息化管理系统都是经常被用到的，特别是在经济以及计算机信息技术高速发展的今天，这种系统的管理是非常重要的，下边简单列举几种信息化在办公室管理中的应用。

（一）电子邮件作业。现在大部分本科院校在办公室的信息化管理系统上都会设置一个有专人管理的复杂的电子信箱，这就是办公室信息化管理中一个非常重要的应用，这种电子邮件作业的内容非常丰富，它不仅可以向特定的人发送文件，还可以传送一些工具软件制作的档案，发送邮件这种功能在很早之前就在很多高校的办公室广泛开始使用了，后来网络技术不断发展，大家都有了各自的邮箱。这样使得各个部门的工作人员之间可以更加方便地交流并且实现资源共享。在高校办公室进行处理的文件只要是不需要签字的，都可以通过这种方式进行发送，还有一些学校的人事任命以及任务安排，都可以通过电子邮箱的方式进行发送。但是那些涉及到签核的文件，还是需要用纸质文档的方式。

（二）分层负责。现在高校办公室的任务是非常繁重的，那么为了减轻办公室的任务，提高工作效率，办公室首先要匯总各个部门之间的工作情况，明确每一个部门的权责层次，制定一个明确的权责明细表，然后交给校长进行核查，通过互联网的方式进行发布，然后由各个部门的负责人员签定好之后明确好自己部门要担负的责任，把文件中的内容传播给本部门的每一个人，这种方式就能够让每个人都清楚自己所要承担的责任，可以激发每一个工作人员的积极性，然后办公室的人员负责这个任务明细表的更新，这是办公室一个非常重要的任务，也是办公室信息化管理带来的益处之一。

（三）文件的送收和稽核。鉴于之前那些需要签核的文件不能通过电子邮件发送，那么为了解决这个问题，很多高校的技术人员都在努力开发一个更为先进的文件处理系统，然后配置上已经建置的电子签章和认证机制，这样就可以克服先前的困难，实现线上文件的签核。现在日常的办公室工作就是文件的送收以及稽核，一些校内的文件首先由签办部门制定好纸质版的文件，然后由办公室在信息化的管理系统上建立一个文件送文单，这个送文单不仅要记载一些必要的基本资料，还要有这份文件的送文流程，这样才能保证文件能够安全送达，接收的部门在接受到这份文件之后就可以在系统上进行签收，把文件上的信息处理好之后再传送给下一个部门。在整个过程中，在办公室的信息化系统上都能够查得到文件的位置，稽核部门也能够随时进行稽核工作，这样不仅提高了工作效率，还提高了工作的质量，对各部门都能够更好地监督。

（四）公共资源的申请及管理。逐步实现办公室信息化管理，就能够实现线上对会议室以及多媒体教室进行申请和管理。想要申请的部门不需要再一级一级地交纸质文件进行申请，只需要先在系统上查询到空的会议室、普通教室或者是多媒体教室，然后网上填好申请单，系统自动发送给审核部门，然后审核部门在电脑上加以核实，核实完之后直接通过系统传达给申请部门就可以，这样就省略了之前一级级复杂的程序，加快了工作效率。月末时还可通过系统自动汇总月度报表，这样就可以直观地统计出每月会议室、教室的使用情况，便于及时对有限的资源进行优化。

三、高校办公室信息化管理的对策

高校办公室信息化管理是为了实现教学目标而运用的一个工具，通过这种工具希望能够更高效率地让全校师生利用学校的人力、物力、财力等资源，但是在进行办公室管理信息化时要时刻谨记信息是为了学校的管理服务的，不能只为追求信息的准确性或者快速获得信息从而忽略这一点。对于办公室信息化的管理下边有一些建议。

（一）转变思想观念。想要改变一种管理方式，管理者的思想是非常重要的，很多学校办公室的工作人员或者是领导对于办公室信息化管理没有一个正确的认识，他们认为传统的管理方式已经沿用了很多年，觉得挺好的，没必要多此一举地去寻求改变，不愿意接受信息这种新鲜的管理方式，很多学校都会有这种事情发生，这时候，学校就要有所警觉，采取一定的行动，组织领导人员学习这种网络化信息化的学习方式，并且结合自己学校的实际情况合理运用这种管理方式，还要进行必要的宣传，让办公室的工作人员认识到信息化管理的重要性，这样在实行信息化管理时才能更好地进行实践。

（二）提高员工的计算机水平。信息化的管理方式实际上就是把先进的技术运用到传统的办公室管理中，所以必然离不开计算机和网络。但是学校的很多职工对计算机不熟悉，更别说操作，所以高校的相关部门要定期对教职工，特别是那些刚入职的教职工或者是后勤人员进行专业的信息化培训，帮助员工学习关于计算机的一些理论知识和实际操作能力，努力提高职员的信息化技能，这样教师对信息化有一个深刻的了解之后，就能够更好地使用办公室的信息化查询系统，更有利于办公室信息化管理的建设。

（三）完善管理系统的各个部分。对办公室进行信息化管理的概念被提出的时间不久，那么在刚开始建成信息化管理系统时，肯定会在某个部分存在着一定的漏洞，即使会对系统进行定期的检查，也难免有领导注意不到的地方。那么这些管理上的漏洞会严重影响学校的正常运作以及发展的速度，也可能会发生非常严重的问题，所以在建设好办公室的信息化管理系统之后，一定要设立一个内部的信息系统的维护部门，除了进行日常的检查之外，还可以负责对一些专门的漏洞进行排查，这样能够及时完善系统，从而保证学校能够正常运作。

（四）完善信息化管理制度。在建立信息化管理系统时，除了要有维护部门工作之外，还要建立一个相应的管理制度，学校是一个非常复杂的地方，需要各个部门之间共同合作才能够顺利运行下去，所以要求各个部门之间在管理制度下能够分工合作，有序完成各自的工作，还要建立一个内部的监督制度，不定期地对各个部门的工作进行审核以及考察，这是保证信息化管理系统能够顺利工作的前提。

（五）建立学校网站。学校要不断地向公众发布一些关于学校的信息，一方面可以借此宣传学校的形象，向社会展示学校的实力，让社会上的人能够随时的了解学校的发展，提高学校在社会上的知名度，另一方面，一些招生信息也需要向外界發布。所以要建立一个学校的网站以及建立一个完善的学校内部的网络办公系统，这样无纸化的办公不仅节省资源还可以大幅度提高工作效率，让全校的师生都可以登陆办公系统，分享办公室发布的信息。

四、结语

办公室的信息化管理的确能够更好地控制管理信息，减少重复的劳动，加强学校工作的效率，但是网络的存在本身就是不安全的，只要有足够的技术水平，所有人都可以看到学校办公室工作的具体情况，所以，学校在进行办公室信息化管理的过程中一定要保证管理的安全问题。还有在进行信息化之前要先建立一个先进的办公室管理机制，改变办公室工作人员以及领导对于办公室信息化管理的观念，这是办公室管理进步的前提。

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