加强高校档案管理工作的探析

摘要：高校档案管理工作真实地反映了高校各个时期的面貌，在学校管理的各项工作中发挥着不可替代的作用。进入21世纪后，随着档案管理工作的日益完善，档案管理工作取得了一定的成绩，但由于各种主客观原因的存在，仍然有很多的问题。本文通过论述高校档案管理工作的重要性和管理中存在的问题，提出了解决高校档案管理工作的具体措施，希望能对完善高校档案管理工作有所帮助。

关键词：档案管理；高校；重要性；改革

引言

随着高等教育规模的扩大和质量的提升，高校档案管理工作的作用也越来越重要。高校档案管理工作是高校管理工作中的基本内容，档案管理工作的好坏不仅体现了一个学校的办学特色，也可以为高校的管理工作提供信息资源，为高校的发展建设提供真实的依据。

一、高校档案管理工作存在的意义

高校档案管理工作在高校的教育教学方面有重要的影响，没有档案管理工作或者说档案管理工作做得不到位，高校的管理、建设工作的连续性将无法实现。从一定意义上看，市场经济就是法治经济，因为市场中存在看不见但能为人们所遵守的市场运行规则；而高校档案就是高校依法治校的基本规章制度。参考价值只是高校档案价值的一个方面，更重要的是，它是高校证明自己的师资力量和教学质量的最有力的说明，这是高校的其他内容无法相提并论的。由此可见，高校档案管理工作是不是科学，对高校的发展起着至关重要的作用。

二、高校在档案管理工作过程中遇到的问题

随着经济的发展和社会的进步，高校档案在发展速度、规模以及效益等方面取得了显著的成效，对促进高校的继续发展起到了重要的作用，但在发展中也出现了许多问题。

（1）高校领导和工作人员对档案管理工作不重视

现今社会，有很多高校的领导和工作人员都没有认识到档案管理工作的意义，在思想上认为档案管理工作可有可无，档案管理工作的好坏对高校的发展没有意义。因为他们认为档案管理工作没有经济价值。忽视了好的档案管理能促进高校的教学、科研工作，提高高校的教学和科研质量。由于管理者对档案管理工作缺乏正确的认识，导致档案管理工作松散和档案管理内容不完善等种种弊端。甚至有的高校把档案管理室变成了储藏室，导致学校的档案工作停滞不前，无法很好地促进学校的发展，实现档案管理应有的价值。

（2）档案信息不能有效的利用

随着我国经济的快速发展，计算机技术在高校的办学中被广泛应用，很多高校档案部门都配置了现代化管理设备，这在一定程度上能促进高校档案管理的规范化和科学化。但与现代化的信息技术相比，高校的档案管理工作仍然跟不上时代的步伐，从系统的数据处理形式、管理对象以及功能实现程序等方面看，高校的档案管理还没有充分的利用现代的信息技术。不少高校的档案馆的声像档案部分还是一片空白，致使人们无法对档案进行有效的利用。这种情况的存在无法满足人们多元化的需求，更无法很好的适应高等教育事业发展的新要求。

（3）档案管理中的工作人员缺乏专业的素质

档案管理工作除了政策性比较强之外，还是一项对专业性要求很高的工作。这就要求高校在招聘档案管理人员时，不仅要求其思想道德素养高，而且还要求其具备专业技能，从而保证档案管理工作的管理质量。但是因为很多高校领导忽视了档案管理工作的重要性，因此，高校在招聘档案人员时就很随意，把一些不是档案专业毕业的人用来管理档案工作，这必然使档案管理工作的管理质量无法提升。正是由于人们对档案管理工作不够重视，导致这方面的人才紧缺，致使现在的档案工作人员缺乏工作的积极性和主动性，无法使档案管理发挥其应发挥的作用，造成档案资源的浪费。

三、解决高校档案管理中存在问题的具体措施

（1）重视档案管理工作

通过举办展览、召开会议以及举办文艺晚会等多样化的形式，一方面宣传档案管理工作的重要性，改变高校领导、老师和学生对档案管理工作的不正确认识；另一方面对高校领导、老师以及学生普及国家有关档案管理工作的法律法规，通过组织宣传活动，提高高校领导、老师以及学生的档案意识，从而保证档案管理的科学化和规范化。

（2）加强对档案管理人员专业技能和素质的培养

档案管理人员的素质和技能决定了档案管理工作的质量。由此可见，档案管理人員素质的提高，是促进档案管理发展的关键。首先要制定严格的档案管理人才选拔标准，保证所招聘的档案管理人才都是专业技术、技能过硬的人才。同时，加强现有档案管理人员的继续教育，让它们在学习业务知识的同时，学会利用现代新技术。

（3）改变档案管理模式

随着社会的进步和发展，传统的档案管理模式已经无法适应社会发展的基本要求。为了适应社会发展的新要求，必须改变原有的管理模式。在档案管理方面进行创新，改变档案管理的工作手段，从而缩短立卷归档的时间，推行部门立卷等等。可以采用现代的条形码技术来取代传统的档案号。条形码技术安全可靠、方便的特点，大大提高了人们借阅、归还档案的速度，充分的发挥了信息化的优势，提高了档案管理的效率。

四、结语

现代社会的不断发展，对高校的档案管理工作提出了更高的要求，为了充分发挥档案管理的价值，使其在高校的各项管理工作中发挥应有的作用，促进高校的教育和科研事业，对高校的档案管理工作进行改革势在必行。

作者简介：

宋晓丽（1971.7-），女，汉族，湖北恩施人，本科学历，恩施职业技术学院人事处，专业：汉语言文学，主要研究方向：档案管理，现职称：副研究馆员（高级）。