用过程管理方法探究高校资产管理信息化建设

史秋峰 马红梅 邬月娟

摘要：高校的资产管理信息化存在认知不足、水平偏低、系统功能欠缺等问题。本文分析了高校资产管理信息化存在的问题，研究了用过程管理方法探究高校资产管理信息化建设。

关键词：过程管理;资产管理;信息化

中图分类号：G647    文献标识码：A    文章编号：1007-9416（2018）10-0000-00

过程管理，即PDCA（plan-do-check-act）戴明循环，包括过程策划、过程实施、过程检查和过程改进四个部分，是质量管理大师戴明在休哈特统计过程控制思想基础上提出的。它是IS09000的质量标准体系中的管理方法，出发点是防患于未然，强调加强过程设计的科学性和有效性，注重对过程中发生问题的及时反馈和果断处理，已被现代企业广泛运用，我们尝试用过程管理方法探究高校资产管理信息化建设思路。

1 高校资产管理信息化存在的问题

资产是高校进行教学科研活动的根本保障，也是高校生存和发展的重要条件。信息技术的高速发展使人类社会进入了大数据时代，高校资产管理也进入了信息化时代，但高校在资产管理信息化建设还存在诸多问题[1]。

1.1 对资产管理的认识存在误区

长期以来，高校国有资产管理观念陈旧，对资产管理的认识存在误区。高校资产管理存在“重钱轻物”的落后观念，普遍重视资金（钱）的管理，在规章制度、办事流程、财务审计和报账系统等方面都较为完善，但对于资产实物的管理，往往比较欠缺。高校资产使用存在“视借为有”的误区，认为下拨的经费是自己所有，盲目购置、随意处置，闲置浪费现象严重，但实质上财政拨款所有权理应属于国有，而资产的使用权属于高校，教职工仅是“领用”或“借用”。

1.2 资产管理信息化水平较低

高校资产管理从以往的手工台账管理逐步发展到现今的电脑记账管理，从手工统计到系统自动生成报表，管理效率有了很大提高。但这只是资产管理信息化的初始阶段，资产台帐信息化不等于资产管理信息化，资产报表信息化也不等于资产管理信息化。高校需要的资产管理信息化，是运用资产管理信息系统建立起所有资产的数据库，实现资产的电子化、数字化、网络化管理和调度利用的快速运转，包括资产查询、建账、调拨、调剂、处置、统计、盘点、配置、审计等业务流程。既能规范管理行为，又能提高管理效率。

1.3 资产管理系统功能欠缺

一些资产管理系统结构封闭，不能与其他系统，如人事系统、财务系统、地址系统等实现数据互联。由于缺乏开放，信息不能共享，导致各院系部门为了满足本单位的教学科研活动，对于资产的配置，特别是科研仪器设备，追求小而全，购买的仪器设备在功能和应用上相差不大，重复购置，导致仪器设备利用率不高，造成闲置和浪费。

2 过程管理方法在高校资产管理信息化中的应用

2.1 运用过程管理办法设计资产管理系统业务流程

过程方法中指出：为使组织有效运行，组织应当采用过程方法识别和管理众多相互关联和相互作用的过程，对过程和过程之间的联系、组合和相互作用进行连续的控制和持续的改进，以增强顾客满意和过程的增值效应。过程管理注重协同管理、抓大放小，确保流程规范可靠，而界定“大”和“小”的工作，则通过“关键控制点”来完成。比如，在建账中，必须上传实物照片、标牌照片，确保入账时“账实一致”;与财务对账时，设立唯一标识符，确定统一核算口径，确保实时“账账相符”;报废处置时，也必须上传实物照片和条码，便于核实资产现状和销账的“账实一致”。其他过程，如调拨和调剂，由于是学校内部调整，可简化审批流程，提高办事效率[2]。

2.2 依托过程管理大数据搭建开放的一站式管理服务平台

在管理过程中有效发挥大数据价值，运用智能化的分析技术和批量处理方法，全面实现资产系统与财务、人事等相关系统的无缝对接，消除“信息孤岛”，做到资产系统人员信息随人事部门的人员变化实时更新，资产存放地随房屋管理信息实时更新，财务资产明细账和经费使用情况随资产价值信息的变化实时更新，保证资产的价值、存放地、领用人等关键信息实时准确。将资产系统与校园信息门户网对接，方便教职工实时查询个人资产信息情况和资产各个环节的審批，也为其他业务部门提供学校整体资产情况。实现工作流程标准化、资产信息共享化、资产查询可视化、业务办理“一站化”、建账销账精准化、财务资产对账实时化。从资产入账、使用、变动，再到报废处置，对资产进行全生命周期管理，业务审批管理全程可追溯。

2.3 过程管理促使资产管理形成系统化运行体系

过程管理强调对“过程”进行管理，注重进程、工序、工艺，强调对全程的全面把握。为确保国有资产信息的合理性、数据的准确性、操作的规范性，高校资产管理需要全程把握，精细化管理，实时进行监控和反馈。而科学完善的国有资产管理信息系统是高校资产管理精细化的关键。对国有资产实行动态管理，充分发挥互联网的功能，利用条码、手机APP等技术实现资产的实时盘点，规范业务流程，切实反映资产名称、使用年限、使用现状、变动情况等信息，并实时更新，从而形成登记、配置、使用、处置的系统化运行体系。

3 在资产管理信息化建设中应用过程管理需注意的问题

3.1 实施过程管理时充分考虑高校资产管理的特点

过程管理方法虽已充分应用于企业管理实践，且不少新管理理论、新管理模式都强调应用过程管理方法，但高校资产管理应不同于企业管理，不能照搬照抄，必须充分考虑高校资产管理自身的特点。高校资产管理活动与高校组织架构息息相关，同时，管理人员的管理能力和教职工的接受水平也会受到许多复杂因素的影响，这些是不太可能做到标准化“精细”控制的。因此，我们要在资产管理信息化实施过程中充分考虑这些因素。

3.2 在資产管理信息化中需不断实践与创新

在高校资产管理实施过程管理方法时，需要完善管理制度，改变管理观念，革新管理手段，创建全员参与、职权明确、信息共享的管理体系，提高管理人员的学习能力和业务水平，注重应用先进科技手段，将管理思路、计算机信息技术、物联网技术等有机结合起来，在实践中不断总结、完善和创新，从而提高管理系统的先进性，以适应资产管理的新要求。

4 结语

总体来说，为规范和加强国有资产管理，加快推进资产管理信息化建设，可以实现资产管理动态化、信息化、精细化、系统化运行体系，确保资产安全与完整。同时充分考虑高校自身的特点，在资产管理信息化建设的实践中不断总结、完善和创新，持续改进资产管理信息系统，提高高校资产管理信息化水平。

参考文献

[1] 刘焕新.过程管理方法在企业中的应用[J].企业家天地，2008，（4）：142-143

[2] 袁媛.高校资产管理问题研究[J].科技展望，2015，（10）：195-196

Probe Into the Informatization Construction of Asset Management in Colleges and Universities With Process Management Method

SHI Qiu-feng， MA Hong-mei， WU Yue-juan

（Nanjing Agricultural University ， Nanjing Jiangsu  210095）

Abstract： There are some problems in the informationization of asset management in Colleges and universities， such as insufficient cognition， low level and lack of system function. This paper analyzes the problems existing in the informationization of university assets management， and studies the informationization construction of university assets management by means of process management.

Key words： process management; asset management; informatization