新形势下医院档案工作的实践与体会△

王苏军，盖峻梅

（江苏省中医院院办，江苏 南京 210029）

档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。医院档案则是医院在医疗、教学、科研、管理等活动中“直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息”，它承载着一个医院的发展历史和文化底蕴，是医院事业发展中必不可少的工作内容之一，医院档案的完整齐全及现代化管理水平，对医院医疗水平、科研教学、科学决策、人文传承、文化建设等发挥着不可替代的作用。当前我国医药卫生体制改革进入关键时期，医疗机构特别是大型医院面临新的重大机遇与挑战，医院要抓住机遇，勇迎挑战，医院档案工作者也要开拓思路，创新工作方法，务求取得实效，把档案工作做得更加务实、踏实、充实，充分发挥档案存史鉴今、扎根医院、服务社会的根本目的［1］。

1 固本强基抓源头

档案是医院财富的重要组成部分，档案管理的基本要求，就是维护档案的完整与安全：从数量上，要保证档案的齐全，不使应该集中保存的档案残缺短少；从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。应切实维护档案的安全，力求档案本身不受损坏，并使其不失密。我院是建国后首批成立的省级中医医院，是在周恩来总理的亲自关心下成立的，当时因各种原因，建院初期档案不完整，很难看出医院成立之初的情况。2012年，我院创新思路，加强档案工作宣传，提高全院人员档案意识，发动全院职工，甚至设法找寻建院初期老领导、老专家的子女，广泛征集与医院有关的各种资料、档案线索，收集到一批建院之初周恩来总理、郭沫若先生和时任江苏省人民政府主席的谭震林将军等对首任院长的任命书等史料，具有十分珍贵的价值，成为我院院史馆的镇馆之宝。针对各部门长期对档案工作不了解、听之任之的现象，通过部门负责人指定一名熟悉部门工作、有责任心、热心奉献的同志，完善医院档案管理员网络，并对其进行培训，共同探讨各部门应该归档的范围。尤其对有些部门形成的大量的珍贵照片、影像资料，催促其归档管理，在档案的归档率、完整性等方面有了较大提高，使医院档案基础工作得到有效提升。针对部分单位或部门档案工作仍有松懈的问题，落实目标管理责任制，以目标为抓手，层层施加压力，促进档案工作的进步与规范。

2 强化信息增效率

近年来，我院前瞻性地提出建设智慧医院的目标，并加大投入力度，大力提升医院信息化水平，在智慧医疗、虚拟网络医院建设、丰富多样化服务等方面走在同行前列。档案工作也借此东风，加强现代化水平和信息化程度，适应信息时代和大数据时代的基本要求，在档案信息管理、实体管理等方面，有效提高了管理工作的效率和质量，提升档案管理工作的现代化和信息化水平。利用计算机网络技术进行档案管理工作，加快了档案信息的收集、记录、查找、修改、传送等具体工作，从而使档案管理工作的整体质量都得到大幅的提升［2］。

随着信息化技术的发展，档案信息数字化必然是今后档案工作发展的趋势，要制定计划，有条不紊地推进档案数字化工作，实现档案“存量数字化、增量电子化”，也就是对已有传统档案信息资源进行逐步数字化，新形成的档案信息实现电子化，积极推进数字档案室建设，着力提升档案信息化应用层次。

3 精编细研重开发

档案编研是档案开发利用的重要途径，是档案工作者根据室藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，对档案信息的再加工，既可形成参考资料、文件汇编，也可参与编史修志、撰写论文专著等形式多样的编研成果。在档案编研时，要熟悉室藏档案，深入掌握内容，充分发掘价值。选题是档案编研的第一步，也是编研成功与否的关键。在选题上一定要注重实用，针对需求，也要坚持创意，坚持正确的政治导向和价值取向，围绕医院中心工作开展编研。只有贴近需求，才能有效地为医院发展服务，为医务人员服务。编研成果突出医院特色，体现独特性、新颖性，要反映出医院发展成就和中医院独特文化底蕴和价值特色。一般情况下，要尽量避免选题过大的做法，应坚持以编为主、以研为辅的原则，在选题的创新上作一些探索。

要注意克服档案编研工作中存在的只“汇”不“编”或只“编”不“研”的现象，编研成果既要表达出编研目的和价值，也要体现出档案文件及事件之间的历史联系，只有深入研究和挖掘相关史料，了解档案史料背后的故事，进而将这些研究材料结合现实所需进行编研，从而实现编中有研、研中有编的理想状态。

4 主动作为树形象

档案部门要坚持把服务发展、服务职工作为工作的着力点和落脚点，以需求为导向，以服务为抓手，转变思想，主动作为，在改进服务态度的同时，创新各种载体，丰富服务方式，提升服务水平，满足不同需求。

档案工作者要紧跟时代步伐，充分发挥主观能动性，发挥引领和主导作用，基于社交媒体的技术优势，结合档案服务创新需求，破解人们对档案工作固有的“养在深闺人未识”之惑，架设起档案保管与利用、档案管理者与档案利用者之间的桥梁，充分利用微信、微博、APP、OA网等新式平台，结合社会热点或医院重大事件，根据主题将最新的档案资讯、馆藏信息、编研产品等进行公布，职工可以自由选择浏览并评论转发，提出个性化的意见和建议。档案信息资源在满足医院发展与职工需求的同时，向多样化、个性化的服务转变，更加关注职工个体的不同需要，实现档案信息双向交流，甚至主动创造话题，推送出大家喜闻乐见的信息，激发职工参与兴趣，培养职工档案意识，把医院档案服务从单一的静态服务发展为多维立体的、线上线下的动态多媒体档案信息平台，实现服务方式多样化。如2016年我院连续16年门急诊人次在全省排名第一，在全国大型医院中排名第10，以此为主题，以图文并茂的方式展示医院发展成就，提高职工自豪感，增强凝聚力。此外，档案室还可利用社交媒体的连通性，将相关内容同时发布到不同社交媒体上，使之快速扩散以吸引更多用户［3］。

档案管理的最终目的就是使档案资源得到充分利用，因此，医院档案管理人员要树立服务意识，多途径、多渠道地开发档案信息资源，使医院珍贵档案为临床医疗、教学师承和科学研究工作服务。同时，积极开展多种编研，对档案信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、多方面、有实效、内容丰富的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，实现医院之间信息的横向联系和互联互通，实现档案信息资源的共享，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。

［1］ 罗 京.对做好档案编研工作的再认识［J］.北京档案，2016，32（9）：30-31.

［2］ 周 峰.大数据背景下档案利用研究与实践［J］.中国档案，2016，65（9）：70-71.

［3］ 黄霄羽.档案馆应用社交媒体创新档案服务理念［J］.档案与建设，2017，33（2）：4-8.