更新档案管理理念实现档案管理科学化、规范化、现代化

叶志远

（山东省莱州市妇幼保健院，山东 莱州 261400）

0 引言

目前我国医院的档案管理工作处于一种较为封闭和落后的状况，档案管理工作者甚至医院管理者的档案管理思想均存在一定的局限性[1]，认为档案管理只是简单地进行记录，导致了档案管理工作中一系列问题的发生，对医院的发展和进步造成一定的影响[2]。因此为了促进医院的发展，必须更新档案管理的落后理念，提高档案管理的现代化水平，适应时代发展的需求，体现档案管理的科学化、规范化、现代化。

1 人事档案管理现状

1.1 档案管理水平低下，管理力度缺乏

针对我国目前医院档案管理的现状来看，档案管理水平低下、管理力度缺乏是档案管理工作中最为显著的问题，档案管理工作人员由于档案专业知识相对缺乏，在档案材料的收集、整理、归档等工作中存在一定的问题，例如医护工作者在科研方面、职称考评方面、业绩考核等的材料不进行归档的话，会导致归档材料缺乏真实性和准确性、归档材料无法及时进行补充，人事档案缺乏，无法反映本人的真实情况。

1.2 档案管理手段落后

在医院档案管理工作中，查阅人事信息主要采用人工查找，档案的存储柜依然是铁皮柜，占地面积较大，目前缺乏单独的计算机和档案管理软件，而且档案存储的空间也没有得到合理的使用，铁皮柜不仅会浪费大量的人力物力，而且容易遗漏和丢失，档案的准确性难以得到保障，为档案管理工作带来了许多不必要的麻烦[3]。

1.3 档案管理重要性认识不足

目前，许多档案工作人员以及医院领导阶层，对档案管理工作依然存在较大的误差，认为档案工作属于事务性保管工作，而并非医院主要的工作，这种落后的档案工作思想已经无法适应档案管理科学化、规范化、现代化的需求。同时部分医护人认为档案属于可有可无的存在，只要做好自己在医院中的本职工作即可，对自己的人事档案没有给予足够的重视，更有甚者连自己的人事档案在何处都不清楚，或者有的人认为档案应由自己保管而不是医院保管、无法及时补充归纳材料等，这些观念都会导致人事档案材料缺失。对于医院内档案管理人员来说，相关专业知识较为缺乏，受到时间和专业知识的限制，工作重心放在医疗工作中，导致了档案管理人员无法及时地进行存档，同时由于缺乏对档案管理工作重要性的认识和宣传，使得档案管理人员和本人无法对档案中缺乏的材料进行及时补充和更新。

1.4 档案交接工作手续不完善

医院进行转型后，由于医院的主要工作是提高医疗水平、改善医疗环境，为患者提供优质的医疗服务，导致目前大部分医院档案交接制度依然比较落后，医护人员在工作发生调动，或者离岗时，交接工作问题较大，认为档案交接工作仅仅只是一连串钥匙交接的工作，导致了档案管理工作前后严重脱节，出现许多交接问题影响到后续档案管理的工作，例如不按程序进行档案和手续的交接、档案检查工作不细致、该签字的地方没有签字等，导致了问题责任无法划分情况的发生[4]。

2 人事档案管理对策

2.1 健全完善档案管理制度

档案管理制度必须符合自身医院的现状，以医院的特点和管理的需求为出发点，建立科学合理的管理制度，对于医院职工档案材料的转入和转出严格进行登记，并且可以通过建立职工档案借阅登记制度等方式，实现科学化、规范化、现代化的方案管理制度。档案管理制度的完善必须具备实用性和简洁性，才能更好地发挥管理制度的规范和指导作用，同时需要保证制度的约束性，严格按照规章制度进行工作[5]。

2.2 完善档案管理硬件设施

在档案管理工作中，需要加大档案管理硬件设施的建设，例如配备独立的档案库房，安装电脑、档案密集架等常规设备。同时需要加快档案信息化的进程，利用计算机技术对人事档案信息进行存储，尽快建立人事档案数据库，实现人事档案网络化的管理[6]。建议建立公开的档案管理制度，增强档案管理的意识，提升档案管理工作的透明性、公正性，从而使得医护人员在职称晋升、干部聘用等方面实现公平性、合理性。

2.3 提高对档案管理工作重要性的认识

加大对档案管理工作重要性的认识，是更新档案管理理念的基础，首先应加强对档案管理的规范化建设，同时加强材料的收集工作，完善和补充档案的基本内容，提高档案的利用价值[7]。最为重要的一点应加大对于档案管理重要性的宣传，开设专门的咨询服务窗口，或者利用多种渠道，向医院管理阶层以及医护人员普及人事档案管理的重要性，提高医护人员对人事档案管理的认知度。

2.4 严格遵循程序进行交接工作

目前我国人事档案交接工作中的问题较为繁杂，应提高医院内每一位档案管理工作人员的工作能力和职业素养，人事档案交接工作应严格按照程序进行交接，首先应对保管的档案进行全面清理，保证与财务相符，对借出的档案要及时收回，并整理借据，同时对未整理的文件材料要做好分类工作和清理，并及时归档，档案的交接需要严格遵循交接时间、地点、移交人、接收人、职务、页数等各种要求，同时需要在移交文件上进行签字，负责地对待交接工作[8]。

3 结束语

档案体现出了一个医院的发展和变迁，是文化的一种传承，因此必须认真对待人事档案管理工作，结合自身医院实际，理清档案管理工作的思路和发展方向，不断的学习、改革和创新[9]。对于医院档案管理工作来说，最为重要的一点即为改善落后的管理思路，建立新的、顺应时代发展的档案思想和理念，完善管理措施，切实加强自身建设[10]。总体来说，医院档案管理工作的科学化、规范化、现代化需要全体档案工作人员的进步与合作，促进档案管理事业的发展，为医院和社会的发展做出应有的贡献。

[1] 李亚萍,刘燕红.医院文书档案实现科学化精细化管理的方法探究[J].科教导刊:电子版,2017,9(22):288-289.

[2] 王梦怡.医院档案规范化管理之思考[J].人才资源开发,2016,24(14):191.

[3] 萨如拉.新形势下医院档案管理工作的加强和持续发展研究[J].山东工业技术,2016,25(22):231.

[4] 刘颖.浅析人事档案管理在医院管理中的重要作用[J].社会科学:文摘版,2016,38(11):3.

[5] 甄玲,刘吉羊,雷蕾,等.医院档案管理的现代化路径研究[J].中国管理信息化,2016,19(4):183-183.

[6] 姜向聪.加强医院档案管理提高档案利用率[J].环球市场信息导报,2016,22(25):86.

[7] 刘毅.建立医院档案管理现代化模式,提高管理水平[J].中国医疗设备,2017,32(B07):232-233.

[8] 丁秀红.加强医院人事档案管理促进人才战略实现[J].档案管理,2016,34(3):89-90.

[9] 周超, 谭钦文, 尹军. 医院特种设备档案工作现状分析与管理探讨[J]. 中国医学装备, 2017, 14(9):135-137.

[10] 刘庆华. 实现档案科学化、规范化、现代化管理的路径分析[J].办公室业务,2017,26(7):66-67.