李清林,冷电波,李 兵
(1.益阳市农业科学研究所,湖南 益阳 413046;2.益阳市资阳区畜牧水产局,湖南 益阳 413001)
新时期猪场的成本管理,基本上是从管理费用、制造费用和增重成本等方面预计所发生的各项成本,按月归类,年度规整进行管理。为此,管理者必须端正管理自我认知,提高制度的执行力,强化自信心,同时了解员工需求,启动和建立代培机制,执行精细化管理。过去,大多数猪场注重增重成本的降低而忽视了其他成本的降低。正确管理好、使用好每类成本,使实际成本指标如实地反映在每一环节的实际水平,充分提升并发挥成本在猪场生产中的作用,从而达到降本增效的目的。
1.1 按照猪场管理与养猪工艺流程,从管理费用、制造费用和增重成本等方面分门别类做好各项成本的定额预算和修订工作,其中每类又可分为考核费用和非考核费用两个列支。每一类中考核费用:电话费,水电费(其中:水费、电费),差旅费,办公费(其中:邮费、办公用品、电脑费用、证照年检、书报刊物费等其他费用),业务招待费,汽车费用(其中:路桥费、油费、车辆保险费、汽车维修费等其他费用),原材料或饲料费,药(剂)费(其中:治疗费、保健药、消毒药、驱虫药、疫苗等其他药费),低耗品,机物料,包装费,燃料费,修理费;非考核费用包括:工资,福利费,五险一金,工会经费,职工教育经费,伙食补贴,劳保品,培训费,招聘费,广告费,消毒费,租赁费,修理费,印刷费,协调周边费,治安消防费,绿化环保及排污费,卫生清理费,税金(其中:印花税、房产税、其他税金),种猪及其他固定资产折旧,种猪精液费,人工站转入,污水厂转入,生技部转入,水电班转入,损耗,仓储费,运输费(其中:提货费、装卸费、出口运费、其他运费)等其他费用。
1.2 注重提升管理人员的素质,严格统计、监管和审计制度,建立和健全采购、入库及各部门各员工出库手续齐全,原始纸质版和电子版的流水账和总账相符合的管理制度。
2.1 固定资产成本管理
固定资产通常是指价值超过2 000元的单个物品。为了正常生产的需求,每年势必也要做一部分的添置或更新。下一年度计划添置或更新的固定资产,猪场要求在当年年底编制好,交公司高管审核;来年按预算要求,完成既定的目标。对超大额物品,必须启动招投标制度,确认几个意向招标单位后,开标前要公示,开标后要及时公示会议纪要、中标结果及合同书;采购时严格按合同执行;报账时,连同预算,与有关领导签字的购买计划及合同,以及相关经办人签字的发票、收货单、入库单一起,手续齐全地报财务部,采取谁签字谁负责的约束机制和问责机制。为此,每年年底前,要求分类做好固定资产预算(表1)。
表1 固定资产添置预算表 金额单位:元
2.2 管理费用的成本管理
2.2.1 人力资源 首先,要加强猪场全体员工的团队建设,为此,要求全体员工加强学习以提高专业素养,同时,强化培训以提高管理能力,注重梯队人才的培养、代培和激励机制。其次,正确认识和完善猪场岗位的用人机制,确保猪场生产良性发展。根据生产进度和需要,对行政管理和生产工作人员进行分类定岗、定绩及定薪酬管理。为激发员工的工作积极性,保证正常的人力成本开支,要求做好预算,总量控制,按月分摊,力争不透支;如生产情况或规模等发生变化需透支预算(所有预算是预算来年在生产正常、规模稳定下的预算数据,作为来年考核依据。生产情况发生变化比如发生重大疫病等,规模变化指扩大生产规模等预算外,预计可能超支),须至少提前半个月书面呈批,报高管集体研究通过。人员编制要求量化到人均存栏、出栏猪头数,这就要求给员工人人定目标,分部门定绩效、定薪酬;目标要求量化到月、季度和年度目标;要定期总结目标的完成情况与预算比对,分析问题,找出差距。同时设立奖惩激励与竞争机制,完成得好的,执行奖励兑现,或提职加薪;完成得不好的,设立报警机制和处罚细则。为便于生产管理,可以把猪场的场长、副场长和会计主管的人力成本纳入非考核成本,对他们执行基本年薪加绩效考核。做好人力成本的年度预算总表(表2)。
表2 公司20()年(指下一年)人力成本预算总表
薪酬预算(含管理的人员工资、加班工资、津贴或补贴工资等所有的工资性收入,根据本年度的薪酬开支情况,结合国家的薪酬调控比率,年底预算来年的发给员工薪酬情况)具体要求见表3。表4为福利预算,表5为社保预算。
表3 公司20()年薪酬预算表
表4 福利预算
表5 社保预算
2.2.2 食堂管理 由于牵涉到全体员工的生活补贴及全员的精神和工作面貌,必须做好食堂管理。
(1)原则:灶台、餐具、冰箱、桌面、地面卫生干净整齐,电线开关及煤气开关与管道安全,无老鼠,无蜘蛛网,物品摆放有序,无腐败变质和过期食品,无异味。
(2)要求:a)食堂采购员工必须确保每餐有三菜一汤的食材,最好中晚餐的菜谱各异,其中荤菜以猪肉为主,辅以鸡、鸭、鱼,为了做好防疫安全,严禁采购牛、羊等偶蹄动物及其制品入场。b)饭菜口味大众化,符合大多数员工的口味需求。c)饭菜卫生。d)无特殊情况,按时开餐;如有特殊事由员工不能按时就餐,由部门负责人在开餐时间或以前,向厨房报告留好饭菜。e)所有员工保持有序就餐,吃多少打多少,以吃饱为原则,不浪费饭菜,节约为荣。如有剩饭剩菜,请自行及时清理。
2.2.3 通讯费管理、差旅费管理 对生产、销售与管理等有工作需要的核心员工或重要员工,进行每月总量控制,凭实时话费票据核报,超支自负。差旅费可根据国家或行业标准年底前或年初公示。出差要先报差,经审批后方可出差。差旅费进行全年预算,分摊到月。实际出差每月月底原则上要求报完,每季度财务进行差旅费总数预警。如有特殊情况导致延期,必须呈批说明;如工作种类发生变化需透支,须报高管集体研究通过。
2.2.4 车辆管理 安全管理是车辆管理的红线。此外,还必须做好如下管理。
(1)所有车辆,收车时必须停靠在公司或猪场,由总经办或办公室统一调度。
(2)用车者先报批部门经理或负责人,开出调车单交调车人派车。调车人根据“谁急用先调给谁”的原则派车。除高管外,其他人原则上要3个人以上朝同一方向出差,方可派车。派车单上写明名用车人、用车事由、目的地、预计返回的时间和过桥过路费。车启动时,由办公室或门卫登记启车时里程表上的起始里程,返回公司时登记里程表上的收车里程及途径的过桥过路费等,并由用车人下车时签字确认。没有签字的由司机自己买单。
(3)加油时统一用同一个加油公司如中国石化的加油卡。卡上的余额采用不足1 000元的报警机制,每月月底到中国石化打出加油对账单后交财务部(室)备案。
(4)车辆的维修与保养必须到指定的4S店或维修站进行,超过一定数额比如1 000元,必须按程序报批。
(5)驾驶员的报酬,可按岗位工资、基本工资,外加绩效考核、里程补贴,另加年终安全奖。
表6为按月的车辆行驶管理登记表。
表6 ( )月份车辆行驶管理登记表 第()页
2.2.5 采购管理 总则:所有物质的采购,必须定点,并与定点单位签订购销合同。定点单位必须有工商营业执照等资质和讲诚信的门店,且具有一定规模的法人单位;由采购员根据每月月底的采购计划进行采购,货款由财务对公转账。而财务根据采购计划、供应商发货单、公司仓库管理员的入库单及正规发票,走完程序之后,每一个月月底或每一个季度季末,转账货款一次。集团或规模猪场,采购、保管、收发甚至付款由一个人统管进行是猪场管理之大忌。
(1)采购物资必须有采购物资计划申请单,申请单由各部门申报实物数量,交统计员或仓管员汇总。统计员或仓管员将汇总采购申请单交由采贸部询价后,报财务部核定,财务部核定后交猪场场长或单位第一责任人审核签名,再由办公室交采购员。
(2)采购员采购回来的物品,及时交给仓管员,仓管员核对实物与供应商发货单单据上的数量与价格,确认无误后,在发票上签收,同时开出入库单,由采购员签字。采购回来的物品,仓管员应及时将采购回的物质张贴,并告知部门负责人。
(3)监管:财务部和审计部或监察部定期不定期巡查和询价,如发现有供货商与采购员配合作假,按合同处理;如采购员弄虚作假,有索、拿、卡、要等违纪现象,视情节轻重,给予批评、通报批评、警告、罚款,甚至开除处分。
(4)报账:发票(必须有经手人与证明人、仓管员、公司负责人等3人以上签字)、呈批件签字版、入库单(仓管员及证明人签字)、及付款报告(指没有付款的,由采购人及分管领导签字)有关公司文件等,一同报财务,缺一不可。报账后由财务付款给供货商。
2.2.6 水电费管理 所有生产线每栋猪舍独立安装水表、电表,成本管理到每栋猪舍每个员工饲养的每一头猪全程消耗数量,每头猪设定一个消耗基数,每批猪出栏后实际消耗低于或高于基数,给予一定的奖、罚,鼓励员工随手关灯、关水龙头,达到节能降耗的目的。
2.2.7 招待费管理 各部门招待费用要求每年年底报下一年度的预算。执行时统一交由办公室处理,办公室相关员工必须依章依规依法办事,相关陪护人员数量,按章定员,并本着和谐友好的原则处理好周边关系、友好往来及上级领导来检查视察等工作。涉及到经费和实物开支等,按国家或公司有关规章制度,报公司或猪场第一责任人批准,方可进行。对餐费的报销,必须有接待函和申请单,申请单上写明接待人,并附上招待菜谱单。
2.2.8 安全管理 安全生产是生产安全的高压线,包括猪场生产中的消毒、电、沼气生产中烟火、运输车辆、环保设备的启动和运转、超过3米以上的高空等,这些是安全管理重点。水电维修工必须有电工证和焊工证才能上岗。涉及超过10万元以上的安全问题,决不姑息,公司将采取降薪降职或调岗换岗甚至开除处理,情节严重的交政府有关部门处理。
2.2.9 环保管理 按照国家环保政策要求,做好猪场粪污水的收集、处理与利用,做到达标排放或零排放。其中猪粪的搜集与固液分离是降低环保费用的关键,为此,要每月分部门对员工进行量化收集并进行考核;其次是污水处理,期间的药物必须按说明剂量使用,降低剂量或超剂量都是浪费;再次就是环保设备运行时节水节电的问题。所以污水处理一定要请专人、专业技术人员操作。这都是降低环保费用的关键。
2.2.10 维修管理 民间一句俗语叫“新三年、旧三年、缝缝补补又三年”,发现设备栏舍坏了,要及时进行维修。一个万头猪场,维修管理到位,一年至少可节约添置费用20万元以上。
2.3 生产成本的管理
生产成本的管理主要是材料仓库(包含办公用品、劳保用品及福利、机物料等易耗品)、药品仓库、饲料等仓库管理。
2.3.1 管理总则 所有仓库物资,要求入库、出库手续齐全,包括纸质版上的品名、单位、规格、数量、单价、金额,领用部门及领用人签字等,入库还要有经手人(采购员)、送货人和仓管员签字,至少一式三份,下班之前分门别类,归纳汇总,日清日结,如有误差,及时查找原因;电子版上的内容,按要求记录清楚。员工领用后能够作为废物回收的,都要求以旧换新;每一批次猪出栏后,能循环利用的,要求及时收回,并为该批次猪的成本作折旧处理。库存物资要求保持物品分类码放,标志明显醒目,先进先用。定期盘底库存物品,注意饲料、药品及疫苗的保质期;库容整洁卫生,防止老鼠窜入撕咬物品与电线,保证物品整洁和用电安全。
生产成本按如下分群管理,即按不同的猪龄划分猪群作为成本核算对象,由相关部门主管组织有关成本的申报与领用,统计部统计,审计部监督,财务部核算。相关主管分发给本部门员工时也要求造册,并由使用员工签字确认。
2.3.2 材料仓库的入库、出库(领用)手续 仓管员对仓库库存的所有货物要心中有数,预计库存物品在两个星期基本用完。要求半个月盘底一次库存物品,对于即将断货的以及新增加的物品,每半月报一次计划,便于统一采购;报计划时,请购单上要连同库存一起上报,便于领导审批。采购回来的物品,仓管员要详细清点品名、规格、数量、价格,及时入库。入库单以后的出库,根据所报计划,由部门主管根据需要,开领货单,领货人签字后,找仓管员发货。所有物品要有入库、领用、期初存库、期末存库电子版的总体台账。月底盘底的库存物品报表要求与入库物品及领用(消耗)物品,做到账、物相符,如有损益或出入,要及时查明原因,及时平账。
2.3.3 药品仓库管理、饲料仓库管理 除按上述总则要求外,对药品仓库的药品,必须设立限制用药专柜。对疫苗冰箱,必须每天检查,如有发现冷藏柜出现冷冻或冷冻柜出现冰霜融化等,应及时报告,对受损疫苗及时处理。
(1)每周周末盘底库存物品,注意有效期,对邻近过期或已经过期的药品或饲料,要及时报告有关生产管理人员,优先用完或处理。
(2)猪场正常生产情况下,到月底前申报下月药品、疫苗、饲料的计划。药品、疫苗正常要求每月限报一次计划,一批次采购进来,便于司机提货,减少车辆进出场次数,减少疫情隐患,同时节省成本;饲料正常要求每月只报一次计划,根据库容分批采购进来。
(3)饲料要求每天有变动记录,每周统计,每月总结,及时出周报和月报表,交统计员核对,做到账物相符。饲料仓库要保持干净、干燥、无老鼠,要求先进或先加工的先用,避免过期和霉变。
具体饲料仓库动态情况见表7。
表7 201年第()周饲料仓库动态表
(4)防疫成本治疗管理,包括疫苗、消毒、环境卫生等确保猪场生物安全的生命线,必须时刻警钟长鸣。免疫接种的执行,要确定专人负责,主要由经过专门培训的、有相关资质的、责任心强的、且执行力强的防疫员或兽医执行,接种疫苗时一定要按照免疫程序进行,同时确保接种剂量或头份按说明使用,减少剂量,将导致免疫效果低,相当于浪费;消毒要求程序化,常态化,正常情况下每周全场消毒1次,同时确保消毒剂按说明剂量,超剂量或减少剂量,都是浪费。免疫和消毒,一定要对照免疫和消毒程序进行定期和不定期监管,并签字。要根据年初制定的生产指标,确定全年防疫治疗消毒费用。正常情况下,目前自繁自养的商品猪场,要求全年以存栏基础母猪为标准,防疫、治疗、消毒费每年不超过1 000元/头的目标。
2.3.4 喂料管理 除了有形的可见的浪费外,分阶段精准喂料量、分阶段按期换料很重要,这种节约是无形的和看不见的。猪场生产中,还要管理好每一阶段的饲养量,特别是怀孕母猪和产仔哺乳母猪阶段,分阶段和结合膘体状况喂料很重要,对膘体较肥或较瘦的母猪,要根据具体情况增、减饲料,与正常膘体相比,以每天增减0.5~1.0千克的标准,坚持一星期一调整的原则,直到达标为止。要求断乳仔猪饲养到肥猪120千克出栏的料重比不超过2.6;每头母猪全年的饲料消耗不超过960千克,每头公猪全年的饲料消耗不超过980千克。喂多了或喂少了都是浪费。以华中地区为例,具体投料要求见表8和表9。
表8 哺乳母猪种猪投料表
表9 怀孕种猪投料表
2.3.5 防暑降温、防寒保暖管理 根据不同季节,提早对防寒保暖或防暑降温的设备设施检查和保养,包括门、窗、电、加热板(管、灯)、锅炉、风机、水帘、卷帘,等等。不要等到天寒地冻或酷热天气,猪群已经发生不良反应才去着手准备。建议南方地区在每年10月底以前做好防寒保暖准备工作,在每年4月底以前做好防暑降温的准备工作。高温对猪场的损失是相当明显的,它直接影响采食的浪费程度,间接影响猪群的生产成绩,包括受胎率从正常值92%下降到71%或更低、配种分娩率从正常值82%下降到65%或更低、母猪年提供断奶仔猪数从正常值21头降低到16头或更差、饲料报酬尤其是肥猪从正常值2.6提高到3.0或以上、哺乳母猪的采食量从正常6.2千克/天以上下降到4.5千克/天左右,进而影响到21日龄仔猪的断乳重从正常6.5千克左右下降到5.5千克左右、种猪的死亡率由正常1%提高到5%以上、全程增重成本从正常的11.8元/千克提高到13.2元/千克以上,等等,其损失是无法估量的。低温将直接影响饲料报酬,在临界温度25~15℃的下限温度下,每下降1℃,猪每千克体重每日就要增加3克饲料的代谢能来维持猪的正常体温。1头20千克重的猪要多耗料60克。对一个万头猪场来说,随着时间的推移,因做好防寒保暖工作而节约的饲料是相当可观的。
2.3.6 胎龄结构的控制和问题母猪的管理 为确保全场母猪的均衡、高效生产,必须对全场母猪的胎龄结构,进行合理调配,尤其对胎龄超过8胎的,要有彻底淘汰。具体指标如表10。
表10 母猪群正常胎龄结构及淘汰比率 %
问题母猪管理到位,可以为猪场创造不菲的财富。“养3头问题母猪,相当于多养1个员工”,可见问题母猪给猪场造成的成本损失。所以,发现问题母猪,必须及早采取措施,对没有价值的要及时予以淘汰。
新时期猪场成本的管理,主要是要有一套完整的管理制度,用制度管人,还要有严格的执行力和高效的管理团队。不管是考核费用还是非考核费用,节省下来的费用,都是公司的纯利润。常言道,节约出来的一毛钱是纯利润,而生产出来的一毛钱是毛利润。“管理出效益”。制度管人、流程管事、团队打天下,管理定江山。以上成本精细化管理工作简单总结,供同行参考。