浅谈二级学院办公室如何提高沟通协调能力

李超

摘 要 高校二级学院办公室作为一个重要的综合管理部门，要切实履行好参谋、协调、服务的职能，这当中沟通协调是影响工作效果的关键。因此办公室人必须要提高沟通协调能力，才能更好、更高效地实现各项工作的督办落实，才能更好地服务学校、学院的改革和发展。

关键词 沟通 协调 有效 高效

中图分类号：G647 文献标识码：A

高校二级学院办公室作为一个重要的综合职能部门，是工作运转、上传下达、沟通左右、协调各方的窗口和枢纽，在学校的改革发展中，肩负着重要的職责。因此办公室人员必须具有大局观念，要会沟通协调，才能更好、更高效地实现各项工作的督办落实，才能更好地服务学校、学院的改革和发展。

1加强学习，提高认识，自觉契合学校的发展大局

1.1加强学习，提升能力素养和思想境界

目前各高校都在经历转型发展，大力推进综合体制改革，由此带来的变化必将涉及高校管理的各个层面。新的岗位要求和形势发展都要求学院办公室人员必须加强学习，必须摆脱具体事务的束缚，要有工作思想。要注重学习党的方针政策，不断学习新的观点、新的提法，与时俱进。必须要正确地认清形势，理解学校改革背景与布局，增强全局意识和责任意识，努力提升能力素养，把思想和行动融合到学校的发展大局中，发挥好沟通协调的纽带作用。

1.2加强学习，提升业务技能和服务水平

为了达到更好的沟通协调效果，办公室人员还必须主动自觉围绕学校、学院的中心工作开展学习。要善于学习具有针对性和实效性的业务技能，如公文写作、会务安排、工作礼仪等，不断创新服务方法和提升服务水平。

2聚焦重点，明确目标，主动搭建沟通平台

目前各高校都确立了符合自身特点的发展战略，这意味着办公室的职能将更为丰富。以国际化战略为例，如今的国际交流是全方位的，它的广度不仅包含教育教学，还涉及人才培养、专业学科建设、科研交流等，办公室如何做好协调沟通的角色？除了要具有国际化视野、相关的外语及涉外礼仪知识而外，办公室人员还要学会抓重点，抓主线，引导教师落实各项工作，协调处理多种关系。

办公室人员要学会忙而不乱，目标要明，思路要清，措施要实。制定工作计划时要分清轻重缓急，紧紧围绕工作重点和工作目标，构建多种渠道，凝聚各方资源，善于综合协调，实现工作的高效运转，全面服务学校的战略目标和转型发展。

3注意方法，关注细节，努力改善沟通效果

3.1及时干预，积极应对

避免敷衍了事和拖延推脱。出现突发情况时，不要隐瞒和回避，要充分重视，要在解决问题的最佳时效内快速上报、积极应对，及时启动危机干预和应急预案。

3.2简明扼要，有效沟通

避免冗长复杂和模糊不清。进行沟通时慎用模棱两可的说辞，首先要厘清思路，明晰条理，凸显重点，简明扼要地将主要信息传递给对方，提高效率和沟通的有效性。

3.3协调跟进，有始有终

避免半途而废和不了了之。任何工作不要无疾而终，要做到事中跟踪，事后反馈。所以协调时要及时督办进度，跟进各方，形成合力，方能成事。

3.4坚持原则，有理有礼

避免立场摇摆和傲慢无礼。在协调时要灵活变通，但也要有理有据，立场坚定，牢记沟通的目的，坚持学校、学院一贯的原则，以理服人。在与人沟通时要有礼有节，保持足够的气度和风度，也有助于提升学校、学院的美誉度。

3.5以人为本，换位思考

避免不近人情和我行我素。在交流沟通中要懂得想人所想，设身处地，真诚待人，这样才能收获对方的尊重、理解和信任，当然还有意想不到的沟通效果。

办公室的事务纷繁复杂，要保证工作的高效运转，办公室人员要心怀共同的愿景，学会积累，及时总结，善于反思。要善于协调好各方关系，调动积极因素，为学校的转型改革和综合发展营造良好的内部和外界环境。

参考文献

[1] 王斌.如何做好高校学院办公室主任工作[J].中文信息，2014（01）.

[2] 宋爱萍.浅谈新形势下如何做好学院办公室工作[J].网络导报·在线教育，2012（25）.endprint