民办高职院校办公室行政管理工作研究

朱天攀

随着我国高等教育的发展，民办高校的数量以及规模逐步扩大，为我国教育事业的长足发展作出了突出贡献。办公室是民办高职院校处理各项内部行政事务的重要载体，是学校处理各项工作的核心部门，起着承上启下的作用，有着极强的综合性功能。办公室管理可以说是民办高职院校管理环节的重点，关系到学校的稳定持续发展，所以必须要进一步增强对办公室行政管理工作的认识，充分发挥行政管理的各项工作职能，满足民办高职院校持续性发展的要求。民办高职院校首先要认识到强化办公室行政管理的必要性，以及办公室行政管理工作承担的重要职能，并以此为突破口提出优化行政管理的方法。为了更好地促进民办高职院校发展，提高对办公室行政管理工作的重视，本文将重点就民办高职院校办公室行政管理工作的创新发展方法进行探讨。

一、强化民办高职院校办公室行政管理工作必要性

民办高职院校办公室是高校机构当中的管理部门，其服务对象是全校师生，以其基础性和综合性的工作内容成为学校管理工作得以稳定持续运行的中枢，关系到其他各项管理工作的开展。办公室服务和行政管理的效率与质量不仅仅能够体现出高职院校管理质量，还能够在很大程度上起到决定性作用。伴随着民办高职院校的持续性发展以及扩招规模的增大，办公室需要处理的各项行政管理事务也相应增多，其要求的管理内容呈现出精细化的发展趋势，要想更好地适应各项工作处理的需求则必须要不断提高行政管理水平，从而更好地满足高职院校自身的发展需求。总而言之，做好民办高职院校的办公室行政管理工作，提升管理效率以及质量是确保学校发展以及推动我国教育事业长足进步的关键条件，只有把高职院校管理水平推向更高层次，才能够实现宏观教育层面的全面发展目标。

二、民办高职院校办公室行政管理工作的职能

（一）参谋咨询职能

随着民办高职院校办学能力的提高，在制定相关决策时已经不再将经验作为依据，而是注重采用民主讨论和科学研究的方法来获得，以便提高决策的科学性和针对性。在决策制定环节，办公室不能一味被动接受领导交办的任务，而是要积极主动地参与其中，主动关心学校发展的重要事件，并通过积极思考和拓宽思路来发挥好参谋咨询的作用。一方面，办公室需要加强对信息材料的收集整理和调查工作，并将收集到的资料进行有效加工，将有助于决策的内容整理成案并提供给领导。另一方面，办公室需要把握上级核心思想，并结合国家的有关政策方针提出思路协助领导作出决策。

（二）沟通协调职能

民办高职院校办公室是将校内外进行有效连接的纽带和桥梁，所以沟通和协调，就成为了办公室行政管理工作的基本职能，并通过自身职能作用的发挥为学校的稳定发展创设良好氛围。首先，必須统一步调，尤其是在商讨环节耐心细致地为持有不同决策意见的同志进行解释，交换双方意见，实现有效说服。其次，必须要能够化解矛盾，尤其是针对对错立场鲜明的问题，要旗帜鲜明的亮明立场以及观点；对于部门和整体利益冲突矛盾的解决，必须要具备大局意识，采用灵活多变的劝解方式解决问题。最后，各项行政管理事务必须安排得当，善于统筹协调和合理分工。

（三）服务管理职能

就民办高职院校的办公室这一机构而言，管理和服务存在着密不可分的关系，所以服务管理职能也是办公室行政管理工作要把控的重点内容。首先，办公室要努力为领导提供良好服务，扮演好参谋和助手的作用，协助领导处理有关任务，起到承上启下的作用。其次，要为学校的各个部门和广大教师提供良好服务，需要树立以及贯彻服务意识，改变服务方法和提高服务质量，增强服务对象满意度。再次，要为学校的广大学生提供良好服务，尤其要注意的是一视同仁地对待学生，充分满足学生的合理诉求，给予学生热情周到的服务，为服务管理职能的发挥奠定坚实的基础。

（四）协查督办职能

民办高职院校办公室在众多的管理机构当中处于基础位置，可以说是基层管理部门的代表，在行政管理工作当中必须要重视行使协查督办的职能，保障行政管理的质量。第一，对于自身承担的行政管理事务以及职责了然于胸，将学校以及全局利益作为根本立足点，有效把控各项任务进展，关注任务完成质量。第二，一旦发现有关执行部门或工作人员出现无故拖延的问题，要负责提醒和督促，并将具体情况如实上报学校领导，为领导作出工作调整和工作安排提供依据。

三、提高民办高职院校办公室行政管理工作水平的方法

（一）增强办公室工作重视程度

伴随着我国高等教育的长足发展和教育改革的推进，高校扩招力度在不断增强，而民办高职院校的各项教育管理工作逐步加重，也使得办公室行政管理工作变得更加关键和重要。但是当前高职院校领导往往无法切实意识到办公室行政管理工作的重要性，因而缺少对这一工作的重视和关注度，给办公室的发展和行政管理事务的有效运行带来了一定影响。为了改变这一局面，促进办公室行政管理水平的提高，首先需要从提高领导思想认识着手。民办高职院校的领导层必须切实意识到办公室行政管理工作的必要性和重要性，认识到办公室行政管理是影响学校长足发展的核心内容，进而将办公室行政管理工作的发展和创新作为优先建设内容。而且因为办公室管理具备全面性以及综合性的工作特征，可以在高职院校的长远发展当中委以重任，很大程度上能锻炼办公室行政管理人员的素质与能力，促进管理质量的提高。另外，为了调动办公室行政管理人员的工作热情，领导层要注重完善考核制度，提升其整体的待遇地位水平。

（二）明确办公室行政管理职责

办公室行政管理的职责涉及到参谋咨询、服务管理、沟通协调、协查督办等各个方面，也影响到民办高职院校发展管理的各个工作环节，由此可见办公室行政管理的重要价值。而在实际工作当中，大量的办公室工作处于被动状态，也就是在遇到实际问题时往往不注重发挥自身的工作职能，一味附和领导的意愿，没有给出自己的思路建议，长此以往难以确保服务管理等各项行政管理工作的质量，不利于管理成效的提升。对此，民办高职院校必须要指导办公室部门明确自身在行政管理工作处理方面承担的各项职能，只有做到职责清晰才可以切实激发办公室行政管理人员的工作积极性，改变低沉被动的精神面貌，提高整体行政管理的业务能力，更好地为学校的综合持续发展贡献力量。民办高职院校要注意加强对办公室行政管理职能的宣传教育，确保各个工作人员能够将履行管理职能作为工作重点。endprint

（三）规范办公室内部机构分工

民办高职院校在办公室内部机构的设置和安排方面更多沿用的是传统的设置模式，机构设置缺乏规范性和合理性，而且机构当中也没有做好相应的分工，办公室行政管理人员往往身兼数职，极容易造成行政管理事务的混乱，从而影响到管理效果。而且这样的机构安排和分工方式容易在出现问题时出现互相推诿的情况，为实际工作的处理带来难题。因此，民办高职院校必须对办公室内部机构以及内部分工进行规范化管理，在机构设置方面要突出层次性和规范性，在岗位设置方面更是要做好明确分工，切实实现人与责相对应，从根本上提高行政管理效率。例如，民办高职院校可以从实际出发，将办公室内部机构分成行政、综合、秘书等科室，在科室下设置具体岗位，做到层层管理，合理分工。

（四）提高办公室管理者的素质

办公室管理者的业务素质和管理经验将会直接影响到民办高职院校办公室行政管理工作的实效性，所以需要不断提高办公室管理者的自我修养和综合素质，使其能够用专业的管理技能以及服务意识投入到办公室行政管理的事务当中。提升管理者素质的方式多种多样，最为关键和核心的就是要做到理论和实践的整合。一方面，要引导办公室管理者认真学习和深入研究有关文件和政策，掌握办公室行政管理的工作内容和职责，确保在处理行政管理事务时能够依据国家和学校的规定方针来协助领导决策，准确把握精神实质。另一方面，要把理论和实践整合起来，在实践当中不断积累经验教训，明确行政管理工作的目标，通过完善自身修养的方式，为行政管理工作水平的提高提供保障。另外，民办高职院校可以结合具体的工作要求，做好人才培训和人才引进工作，加强与其他高校的沟通交流，打造一支高素质的办公室管理人才队伍，激发管理人才潜能，保障高效高质地完成行政管理任务。

（五）完善办公室行政管理制度

民办高职院校当中的办公室承担着复杂繁琐的工作，事物繁多而且涉及面广，在处理具体工作当中都会遇到大量的突发和临时任务。完善的办公室行政管理制度可以让办公室的行政管理人员在处理各项工作事务时井井有条，忙而不乱，同时在处理过程中还能得到规范化标准和制度的支持。在完善行政管理制度的过程当中必须要做到从实际出发，明确行政管理工作流程，将档案管理、文件处理、会议安排等各项事务均纳入到流程和制度化处理当中。在完善有关规章制度后，需要发文到全校范围，确保行政管理的效率和质量。当然，在制度贯彻落实的过程中要及时发现问题，耐心听取各方意见以及建议，并结合实际工作要求进行妥善调整和处理，通过促进办公室行政管理的规范化发展来推动高职院校的规范化发展。

四、结语

在高等教育全面发展和积极推进改革实践的进程中，民办高职院校要想获得长足进步，则必须要关注办公室行政管理工作，完善高职院校的管理体系，推动学校全面发展。民办高职院校要注意拓宽办公室行政管理的思路，創新行政管理方法，努力营造和谐积极的管理氛围，调动相关人员的工作积极性，从而切实提升办公室行政管理的效率以及质量。

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