高职院校基层行政管理人员职业倦怠与激励机制的对策研究

陈洁琼

（泉州医学高等专科学校,福建 泉州 362011）

近年来,在中央和地方政府的推动和关注下,我国职业教育发展迅速,办学规模不断扩大,高职院校所承担的责任也越来越大。基层行政管理人员是维持学校日常工作的正常运行的保障,是默默做好后勤保障工作确保学校良好运行发展的保证。但是,由于学校重教学、轻行政的观念,学校里的弱势群体行政管理人员职业倦怠现象普遍存在,甚至影响到了管理人员的身心健康和工作质效,更会危及到高职院校的发展。所以,关注基层行政管理人员的职业倦怠问题并建立行之有效的激励机制有着重要意义。

一、高职院校基层行政管理人员职业倦怠的现象

职业倦怠(Job Burnout）源于研究者Freudenberger和Maslach等人,他们认为职业倦怠是一种最容易在服务助人行业和医疗领域人群中出现的一种情绪性耗竭的症状,这些行业的工作人员是在工作时间长、工作量大和工作强度高的情况下产生的对工作提不起热情、不负责任甚至情绪淡漠,以至于出现身心疲劳与耗竭的状态。随着这一研究的逐渐深化,职业倦怠这种现象延伸到了教育、图书馆等领域,高职院校中尤其体现在基层行政工作人员身上。主要体现以下几个方面：

（一）人际关系紧张,身心呈现亚健康状态

长时间繁重的工作压力和重复性高且没有很大挑战的工作,使得基层行政工作人员逐渐对工作失去新鲜感,热情剧减,倦怠感滋生,脾气变得暴躁易怒,又没时间去调节舒缓自己的心理状况,导致人际关系紧张,师生关系淡漠隔阂,不能顺畅开展工作。再加上工作压力大时间长,缺少锻炼的时间,很多基层行政管理人员常常过于疲劳、透支健康,引发一系列生理和心理疾病,呈现亚健康状态。

（二）办事效率低下,推诿扯皮现象严重

行政管理工作繁杂琐碎、程序复杂,但又具有时效性,这就要求行政部门要提高效率,才能确保工作畅通无阻、真正高效。但是,很多基层管理工作人员因为工作繁忙且突发性、不确定、工作任务多,经常出现周末、休假休息时间被占用等现象,再加上没有加班补贴费或者很少,让加班人员心里觉得很不公平,滋生出消极抵抗情绪,上班的热情自然不高,责任心差,行为拖沓,甚至推诿扯皮,态度恶劣,缺乏耐心,容易与老师或者学生产生冲突,引起不满,环环相扣,导致办事效率低下,影响正常的教学行政秩序。

（三）服务意识薄弱,工作主动性不够

由于考核制度的不完善,行政管理人员工作的考核难以量化,导致考核结果往往流于形式,极大挫伤了工作积极性,使得他们在工作中缺乏主动服务的意识,摆错位置,甚至还认为自己处于行政岗位是管人的不是服务于人的,所以不能放下身段,自觉提高服务质量,常常是被动完成上级的指令和领导交代的任务,不能完全投入工作,情绪浮躁,不能冷静处世,容易出现工作纰漏,工作质量很差。

二、高职院校基层行政管理人员职业倦怠产生的原因分析

马斯洛的“需求层次理论”指出：“人总共有从低到高的五个需求层次,即生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现的需求”。根据这一理论,高职院校基层行政管理人员在工作上出现职业倦怠的原因主要有以下几个方面：

（一）成就感缺失

高职院校行政管理工作繁杂琐碎,每天要处理很多行政事务,既要面对各种学生群体突发事件和许多日常问题,又要面临发展空间狭小,看不到职业发展前景的窘境,且工作强度大,很难在短期内看到成效,不能从工作中获得事业的成就感,很容易导致身心疲惫,发生职业倦怠现象。

（二）不公平的薪资待遇

高等学校“重教学科研”,所以在制定绩效分配制度的时候,出现明显向教学科研倾斜的现象,导致有的专任教师一周只需要8个课时,但所得到的薪酬就远高于同级别的行政管理人员,而且行政管理人员不仅要实行一天8小时的坐班制,还要面对各种繁冗的工作。相比之下,行政管理人员容易产生不平衡感,认为受到不公平待遇,导致失去工作激情和动力。

（三）考核体系不完善

高职院校行政管理工作的范围具有很强的不确定性,工作量大,配备人员有限,常常出现被“临时抓壮丁”的现象。这些不明确、不定时的工作是由行政管理人员完成的,但是考核制度并不完善,对行政人员的考核没有进行量化和细化,激励措施不健全,考核形式单一,考核结果大同小异,“轮流优秀”成为内部常态,导致一些积极认真工作的人却没有受到公平公正的待遇,严重挫伤工作的热情。

（四）社会地位不高

传统观念里认为,行政管理人员是服务于学校教学科研的,从事的仅仅是简单、琐碎、重复的机械化工作,什么样的人都可以胜任,导致行政管理人员的社会地位不高,也很难得到别人的认可和尊重。随着行政管理人员准入口要求的不断提高,这一群体的学历和素质也不断得到提升,但是这种被忽视被弱化的现象并没有得到多大改善,导致他们自身的职业认同感下降,打击工作积极性。

三、高职院校基层行政管理人员职业倦怠与激励机制对策

（一）基层行政工作人员应加强自身素质的提高,注重个人业务能力的提升,不断提高工作能力

1.善于释放压力,管理自己的情绪

行政工作因为自身的特点,使得工作者疲于应付,失去激情,甚至产生不耐烦心理,这是情绪产生有情有可原之处,但不可放任其滋长,影响工作,而应该加强情绪的自我管理,寻求方法让自己冷静下来后再处理问题。可以劳逸结合,适当放松自己,培养一个积极健康向上的爱好并持之以恒地坚持下去。或者是插花,陶冶情操；或者是旅行,开拓视野；或者读书,汲取养分；或者是健身,任何一种形式的运动都能够让自己身心放松、释放压力,扩大自己的交际圈子,多走向社会与人沟通,变适当的压力为前进的动力,让自己长期处于劳逸结合、张弛有度的精神状态中,更有利于工作的开展。

2.树立正确的人生观、价值观、世界观,增强个人心理素质

基层行政工作人员应积极培育和践行社会主义核心价值观,通过不断地学习,不断充实、完善自我,提升自身的综合素质水平。在工作中,首先应该充分了解基层行政工作本身繁琐冗杂且不能及时体现成效的特点,正确认识到自己在这样的一个工作中的角色定位和发挥的作用,尽量用一种“得之我幸,失之我命”的平常心心态去看淡个人荣辱得失。其次,在评优评先、职称晋升、职务提拔等事情上不要太过于在意,尽人事听天命。虽然有时候自己付出了很多也做了很大的努力,但结果却不尽如人意。这个时候就要学会吸取教训,积累经验,知识和经验才是人生历练中最宝贵的财富,在有些事情上学会适当地放弃,增强个人心理素质,提高抗压能力,培养奉献精神,加强工作的责任心,正确看待自己岗位的特殊性,体会培养学生成长成才的成就感,不被压力所打倒,不能只盯着自己的一亩三分地,钻牛角尖,使自己为人处世的格局变小。

3.善于改变视角,以积极乐观的心态去工作

与其抱怨枯燥无趣的工作带来职业倦怠感,消耗青春、消耗激情,不如换个视角,正是因为学校提供了这样的一个工作岗位,才有了赖以生存的饭碗,保障了你的基本生活需求,才有了一个施展才华、报效社会的机会,从而实现自我抱负。况且学校的发展与个人发展、薪酬待遇、社会地位等息息相关,唇亡齿寒,没有学校跨越式的长足发展,也就没有个人丰厚的薪资报酬和良好的职业前景,这个过程少不了所有行政工作人员以主人翁的姿态齐心协力、爱岗敬业的拼搏。

4.不间断地学习充电,提升自我

基层行政工作人员大多比较年轻,经验相对不足,所以更应该趁着年轻抓紧一切机会加强学习。给自己充电,在业务知识和管理技能上下苦功夫,加以学习、培训,通过相关方面书籍的学习、向经验丰富的同事请教交流、参加管理方面的讲座、继续读研攻博深造培训等各种方法获取有用的信息,积累经验,获得丰富的素材,从而成为个人智囊里的材料来源,提高个人管理技能,使行政工作干起来得心应手。

5.正确认识自我,量身打造职业生涯规划

高校行政管理工作繁冗复杂,但它并不是简单机械的重复性工作。因为其岗位层次不一、职责不同,有着很强的专业性和综合性,需要考验一个人的综合协调能力、沟通交流能力、政策解读能力、上传下达能力、出谋划策能力甚至是科研能力等。因此,在行政管理工作中,学校的管理层领导要重视挖掘每个人的特长,充分发挥每个人的优势,让他们在自己的岗位上各得其所、发挥所长。而基层行政工作人员更应充分认识到自己工作的重要性和把握自我定位,静下心沉下气,认真研究,潜心做事,在自己的岗位上默默奉献,创新工作方式方法,实现自己的人生价值。此外,每个人在自己的职业生涯里都必须给制定短期目标和长期目标,比如有年限设置的职称评聘,必须在时限内完成；而学历的提升和自我突破,都需要不断地参加职业培训和学历进修等,可以综合考虑自身实际情况和个人兴趣爱好、能力价值观等因素设立自己的职业生涯远景目标,才能保持生活的激情和对工作的兴趣动力,有效预防职业倦怠的产生。

（二）注重人文关怀,营造良好的行政工作环境

1.提供人文关怀,增加行政人员归属感

不管什么样的人在什么样的岗位上工作,他所付出的都希望得到别人的认可和重视。同样,基层行政管理人员尽管做的是一些琐碎繁杂的事情,但是这些事情也必须得有人去做才能维持一所学校的正常运转,他们也渴望得到组织的关注和领导的认可。所以,学校应该注重提供组织上的人文关怀,创造良好的工作环境,开展心理健康培训讲座和沙龙,提供心理咨询,帮助行政人员排解压力,疏导心里困惑,缓和工作压力,保持身心健康,这样会增加基层行政管理人员的归属感,以主人翁的姿态更加用心地投入工作,有效缓解职业倦怠感。

2.注重高职院校行政管理队伍的文化建设,打造活力办公环境

通过开展岗位练兵、技能大赛、体育项目趣味比拼等形式多样的活动,建立轻松愉悦的行政文化氛围,帮助员工在活动过程中实现自我,获得成就感,营造出一个积极阳光、平等尊重、和谐协作的良好环境。充分调动个人积极性,融洽同事关系,有利于从心理上感到放松,摒弃官本位、下级盲目执行命令的陋习,敢于在工作中提出自己的创新思路和新想法,出谋划策,提高工作积极性,自觉地将个人发展与学校发展紧密联系起来。

3.提高基层行政管理人员的社会地位,增加行业认同度

目前,随着高等教育的迅速发展和招生规模的不断扩大,大多数高职院校的基层行政管理人员都是高学历、高素质人才。公众应改变传统认为的管理不过是一些简单操作的旧观念,重新认识基层行政工作的性质,充分认识其重要性,理解和尊重他们的辛苦付出,充分信任他们的工作。行政管理人员的能力是有限的,不能把所有的责任都加在他们的身上,要对行政管理人员持有合理期望,切勿增加他们的职业压力,而应从改善教育大环境着手去改变现状。也可以借助新闻媒体等各种手段引导公众认知,给予他们职业认同,营造良好的社会信任氛围,让他们更加有信心认真工作,从工作中获得满足感和成就感,实现自我人生价值。

（三）健全和完善高校行政队伍管理制度和激励机制

1.建立和完善高职院校行政管理队伍管理制度,充分调动每一位人员的工作积极性

首先,加强学习与培训。每个部门每个岗位分工不同,具体要求不同,所要求的知识储备和业务技能自然也就不同。所以,就需要不断地学习和培训,支持和鼓励管理人员外出参加研讨班和短期培训班,通过集中面授、系统学习不断提高业务水平、丰富知识储备,转变服务态度。其次,实行轮岗和交流制度。第一,实行内部轮岗和交流制度,可以有效锻炼基层行政管理人员的综合素质,开阔视野,全面挖掘和提升行政管理人员解决问题的能力,从而有效实现人力资源的优化配置,使每个人都能各尽其才发挥自己的优秀管理才能。每个行政工作人员在面对不同的工作岗位时,都必须重新整合个人业务知识,并且能够因为不同的岗位需求更加熟悉学校各项工作的业务流程,甚至有机会的话可以选派年轻有为的管理人员到政府机构或者乡镇基层岗位去挂职锻炼,有利于提高工作积极性,保持工作的新鲜感和热情,有效预防职业倦怠的产生。第二,对于各个行政部门而言,如果保持新鲜血液的循环,不断保持工作活力,将有效提高工作效率。第三,拓宽晋升渠道。每个人都有自己短期或长远的职业规划,这个规划里不可避免地会有职务晋升的期望。高职院校的领导者更应为基层人员打造职务晋升的空间和平台,建立独立体系的管理人员职称评聘体系,拓宽晋升渠道,发挥职称职务晋升的激励作用。

2.完善基层行政人员考核评价管理制度,建立长效化考核激励机制

根据年度考核结果进行绩效津贴奖励分配,是目前大多数高职院校采取的一种分配方式,也是物质激励的一种表现形式。但是现行的高职院校考核制度还不够完善,存在各种亟待改进的弊端和漏洞,比如绩效考核量化表上只有简单的德、能、勤、绩、廉等几个考核因素,没有具体的量化指标,很笼统,也没有因为行政管理岗位的不同、分工职责的差异制定具有可比性的考核指标,而是凭借考核主官的个人判断或者拉拢同事关系获取选票以获得考核优秀的结果,没办法细化、明确、客观实际地反映结果。在针对基层行政管理人员的绩效考核中,应更侧重于建立考核的长效激励机制,不纯粹是为了考核而考核,而是为了让考核结果有效地激励并满足一部分人的合理需求,从而提高行政管理人员的积极性,激发他们的潜能,提高服务效能。因此,这样的考核更需要因为人员、岗位、职责、分工、服务对象的不同而制定出可量化的具有可比性的指标,开展充分的调研,把每一类工作性质和特点相近的具有可比性的岗位归类,从而分别制定一套考核标准,并采取定向考核和随机考核结合的方式,将平时的工作表现也纳入评价体系中,纵向开展包含有领导评价、同行评价、服务对象评价,让这些评价从各个侧面更客观地反映工作人员的真实面貌。此外,有些行政管理人员利用业余时间参与科学研究,也应纳入评价体系,给予一定的权重比例,刺激他们更有积极性参与学校的科研。总而言之,应尽可能地从多层次、多方面、多维度,公平公正、客观真实地反映基层行政管理人员工作实情,并将绩效考核结果与基层行政人员的薪酬分配、职务晋升、职称评聘等有效结合,让他们能够通过自己的努力得到奖励、进修、晋升等,这都是得到满足尊重和实现自我需要的一种方式。建立和完善绩效考核体系,并充分运用好这一长效化考核机制,才能从根本上激发基层行政人员工作的积极性、主动性和创新性,从而提高行政工作效率。

四、结论

总之,高职院校基层行政管理人员已经逐渐成为一支专业化、综合化、高知化的特殊群体,在高职院校的发展中不可或缺,工作状态和效益直接影响着学校的良好运转。因此,消除和缓解这一群体的职业倦怠感刻不容缓。一方面,高校管理者要注重从组织上提供人文关怀,通过对他们工作的认可和支持,提高他们的社会地位,从而提高他们自身的职业认同感；要建立健全合理的分配制度和绩效考核体系,通过收入水平的提高来消除他们的不公平感；另一方面,基层行政管理人员要从自身出发,树立正确的价值观,培养爱岗敬业精神,优化人际关系,量身打造职业生涯发展规划,在工作中寻找成就感和满足感。只有这样,才能最终有效缓解和消除高职院校基层行政管理人员的职业倦怠感,促进高等教育事业的良性发展。