浅谈档案“双轨双套制”

陈 默

(机械工业信息研究院 北京100037)

20世纪80年代后期，档案“双轨双套制”成为档案学术界讨论、研究的热点问题。90年代中期，办公自动化系统、数字化设备、多媒体技术开始大规模应用普及，这使得在日常工作中产生了比以往更多的电子文件。它们与纸质内容相同，所以同时保留两种不同载体档案问题变得越来越有争议。

1 纸质档案和电子档案的优势与局限

随着计算机技术和互联网的不断发展，大量电子文档的产生成为其发展阶段必然的结果。大多数学者认为电子档案必然会替代纸质档案，但受到技术、体制、国情等问题的制约，短时期内电子档案不可能完全取代传统纸质档案，需要逐步取代、缓慢进行。电子文档作为文件存储的一种形式，成为主要的档案存储形式也是科技发展的必然趋势。电子档案有着很明显的自身缺陷，而这自身缺陷直接导致了其不能完全替代纸质档案成为单一的档案存储形式。这也使档案双轨双套制成为其过渡模式。电子档案如CD或磁盘具有信息量大、检索速度快、体积小等优点，但其缺点也很明显。在传输过程中，不能有效防止数据篡改和丢失情况的发生，虽然现在有电子签名技术，但是电子档案不具有个人笔迹和书写痕迹的特征，没有纸质文件的痕迹，容易被篡改。电子水印电子签名技术的应用也没有完全解决电子签名法与档案各项法律规章的衔接问题以及人们心理上对纸质档案的依赖。

电子文件信息容易修改，严重影响档案的功能，削弱了电子档案的原始价值和证据价值，失去部分法律效力。存储向量的不稳定性和更新导致了电子文件需要长时间读取，影响了电子档案的有效使用。随着网络技术的不断进步，新型应用系统不断更新，这使得电子档案兼容成为了新的问题，一旦系统无法兼容，将造成档案信息的损毁及丢失，德国档案馆就曾遇到此类问题。另外不断涌现的各类新型计算机病毒，不仅会损坏电子档案信息，还会破坏计算机硬件，使信息永久性地损失。而数字档案也存在一定的局限性：数字化设备成本相对较高，数字胶片存储条件要求较高，普通档案室难以达到所需的温湿度标准。而从实际情况看，数字缩微胶片的操作技术要求很高，档案利用率不高，还需要配备相当数量的操作人员。这些都是电子档案的局限性，直接制约电子档案完全替代纸质档案。

纸质档案虽然具有真实性、完整性、安全性、可用性等优势，但是其劣势也相当明显：信息内容单一、信息量相对较小、纸质载体装入装具后占用库房空间较大，长时间以来缺乏有效管理、难以检索，很难适应现代信息社会的发展。纸质档案与电子档案在形式上有很大差异，在收集、整理、保存、利用等工作环节上也有本质的不同。在目前形势下，只有实行档案“双轨双套制”，互取长处，才能在顺应发展的同时满足档案的安全需求。

2 电子档案的管理模式

2.1 前端控制

不论纸质档案还是电子档案都遵循着档案生命周期这一客观规律，在档案生命周期流程中强调要对文件进行前端控制。而现阶段，前端控制更是电子档案重要的指导思想。文档管理是建立在文档生命周期理论基础之上的，文档作为一个完整的过程，从形式到各个阶段都是永久性的或是不可破坏。根据电子文件“小”的特点，在形成电子文件之初便做好元数据等相关技术问题的控制，这将为文件形成过程中预防电子档案被篡改、破坏，保证电子档案安全、完整、可用等提供技术保障。

2.2 档案备份

云计算与大数据的出现，颠覆了传统信息系统的存储架构、数据仓库、数据挖掘等各种应用。互联网的数据量正以指数级增长，在新的信息技术背景下，数字档案中出现了大量非结构化数据，这些数据具有即时、海量、不可控的特性。由于传统的信息安全技术在安全保障时间上具有一定滞后性，往往在检测到安全事件后，档案信息已经产生了损失，因此，安全、可靠的数据备份在当前的电子档案建设中变得尤为重要。目前来说，档案备份应采取两地三中心原则，档案实行正副本管理模式。

2.3 档案复制

电子档案与其系统都具有不稳定性，所以应建立一个备用的档案数据系统，该备用系统对生产系统的关键数据进行复制。通过数据容灾，可保障档案数据的真实、完整和安全可用，当有系统、载体、格式发生变化时，档案数据可以最大程度地得到完整保存、移植。

2.4 确保安全

由于自然灾害和人为灾害的发生，档案信息利用服务和档案安全保障之间的矛盾更加突出。突发性灾害的防范是国家档案安全保障的重要内容，已逐渐成为档案行政主管部门的关注焦点。2008年8月27日，国家档案局、中央档案馆颁布了《档案工作突发事件应急处置管理办法》，要求各级档案部门建立严格的突发事件防范和应急处置责任制，制定相关工作预案。因此，建立完善的档案容灾机制迫在眉睫。在电子档案建设中，一方面须保障电子档案的数据安全，另一方面须保障电子档案利用的业务连续性。因此，针对档案的业务特点，可将档案容灾指标分为：①档案数据容灾。档案数据容灾是指建立一个备用的档案数据系统，该备用系统对生产系统的关键数据进行备份。通过数据容灾，可保障档案数据的真实、完整和安全可用，当有突发性灾害发生时，档案数据可以最大程度地得到完整恢复。②档案应用容灾。档案应用容灾则是在档案数据容灾之上，建立一套与生产系统相当的档案备份应用策略。在灾难发生后，将应用迅速切换到档案备份应用，档案备份系统承担生产系统的业务运行。通过应用容灾，保障档案管理、利用系统的业务连续性，即：对档案利用者而言，突发性的灾害并不会使用户感知到档案管理和利用系统的业务中断。

2.5 规范化管理

技术不足、管理补充。在发展技术的同时，提高自身的管理水平，完善各项档案工作管理制度，加强人员培训，从管理的角度使档案工作更为规范化，保障档案的安全。

3 档案“双轨双套制”管理模式探索与展望

电子档案因其自身缺陷，导致目前不能完全替代纸质档案成为单一的档案存储形式。档案“双轨双套制”成为了档案管理的必然选择。当然这不是一成不变的，电子档案终将取代纸质档案，但这一过程需要我国档案人员不断摸索研究。■,

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