高校科研经费报销存在的问题及解决途径

许志强

(西北农林科技大学 计财处,陕西 咸阳 712100)

1 引 言

2016年7月31日,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》,提出了新形势下科研项目资金管理的基本原则。相关政策的出台对于解决高校科研项目经费报销过程的存在和问题提出了原则性的解决方案,同时也对高校科研项目经费报销工作提出了新的要求。如何将“放、管、服”的新规落实到日常报账工作中,各基层单位会计如何在日常工作中执行新的科研经费管理政策,这些都是摆在高校财务工作者面前的一道重要课题。下面笔者就从高校会计工作的实际出发,就会计如何正确把握科研经费日常报销的尺度进行阐述。

2 存在的问题

2.1 报账会计怀疑一切会计业务真实性,对原始凭证要求过多,不符合法制精神

近几年来,随着各高校校外审计业务增多,各外部审计传递的报账尺度信息,让所有报账会计对原始凭证的审核极近严苛,会计总会从最苛刻角度的要求报账老师提供他想到的所有凭证,以降低工作风险。如在我们学校就曾经有过有一位老师要报1200多元的测试费用的发票(测试化验费报销一度出问题较多),报账会计要求同时提供测试委托合同,经和测试业务提供商联系,历时一星期补签了一个1200元的测试合同；第二次送到报账点,报账会计又说从该出具发票的公司名称上看,该公司应当不能从事测试业务,让老师再提供该公司的营业执照复印件。报账老师又用了一星期时间再次联系商家,提供了营业执照的复印件,并附上了测试报告；第三次送去报账,会计又说是营业执照年检过期了,公司资格有问题,因此起了争执,处领导出面此事才得以解决。

2.2 差旅费报销要求过于烦琐

差旅费的报销由于涉及情况复杂,出差时取得的原始凭证不统一,报账时,会计人员往往会有要求过多,让报销的老师觉得障碍重重。比如,在一次差旅费报销时,本校一位全国著教授,在参加外单位组织的专业会议时做为特聘专家列席,主办单位负担了教授会议期间的食宿费。回校报销时,教授说明了他只有来回机票需要报销,不要会议期差旅费补贴。由于往返机票之间有三天时间的间隔,而这三天又没有住宿费发票说明行程,会计人员以此为由拒绝报销此笔业务,要求出差的教授出具出差期间无住宿费的证明材料。教授找到所在学院领导及课题组人员写了情况说明,相关领导签字并加盖学院公章,再去报销时,报账会计还是未审核过,说是本单位自己开具的证明证据性差,需要主办单位给开具盖红章的证明,为此事课题组又联系主办单位,邮寄来证明材料才算了事。

2.3 报销流程繁杂,签字环节过多

高校现执行的报销规定中,对原始凭证的审签规定很多,流程未做优化,报账会计往往是怎么流程长,签字多,就怎么要求。比如,笔者所在高校在报销固定临时工工资时,学校要求年初项目组按校后勤处计划外用工办公室提供的统一表格先进行用工登记,签订用工合同,明确用工岗位职责并报计划外用工办公室备案。计财处会计部门在报销工资时,要求流程如下：先由项目组做工资表,项目负责人审批确认,所在院系的主管财务副院长签字,并加盖院系公章；再去后勤管理处计划外用工办公室由科长签字确认,送后勤副书记审签后加盖后勤管理处计划外用管理办公室公章；随后要去人事管理处,由主管用工副处长签字；如金额大于限额,还须找计划财务处副处长和主管财务的副校长签字。如此算来,如果全部签字,需签名8人,盖两公章。要办一个长期用工报销手续,如果签字的人都在,特别顺利的话,也需要一整天才可能跑完,如任何一个环节出问题,仅审签耗时两星期也是常有的事情,依财务及计划外用工管理科的规定,长期临时工工资必须当月下半月按月发放,如当月未发顺延到下月发放时,系统会自动合并计税处理,导致固定临时工多缴个人所得税,科研人员对此怨声载道。

2.4 报销流程未能和信息化技术配套使用,使信息化系统效能降低

近几年来,高校财务管理信息化水平提升很快,银校直联,网络预约报账,科研管理网络互联等新功能投入使用,使会计业务处理效率有了大幅度的提升,但有的会计业务处理流程未能及时更新,使得信息化手段的使用效用大减。还是以上面劳务费报销为例,学校开放了网络预约系统中的“网上申报系统”,要求所有劳务费报销必须通过“网上申报系统”的接口报入,这样一来,长期临时工登记管理,合同管理,月度工资发放等都必须通过网报来收集数据,网报填入各人的银行信息,通过银校直联,发放速度也得到了提升。但报销审批的流程,无论是计划外用工管理办公室,还是各报账会计,还要求用原来的报销表格和签字流程,使得老师们报销劳务费时,不但手续及所附原始凭证非但没有减少,反而又加了一份“网络预约工资表”。老师们对此也颇有怨言。

3 解决思路

3.1 加强制度建设和更新,推荐实行“报账明白卡”制度

高校科研经费支出会计业务量大,但细分一下,不外乎材料购入、差旅费、劳务支出、版面费、办公用支出等固定的几种。高校应组织力量,对现有会计业务财务制度进行详细分类梳理,按业务种类不同编制“报账明白卡”。“报账明白卡”要简洁,注明各类报账业务所需的原始发票、签字人、盖章、详细的会计报销流程等,要让报账的人一看就能明白某种业务,我该向业务提供方索取什么票据,是否需要提供合同,发票回来找谁审签,在哪里报销,款什么时间能到账等。一旦有新类型的会计业务或报销制度发生变化,要随时组织会计力量及时修订或增补“报账明白卡”。不仅为报销人员提供报销说明,同进也是对报账会计业务执行监督的依据。

3.2 优化报销流程,顺应信息化潮流

高校应以银校互联为基础,广域网预约报账为切入点,在人员身份验证的基础上,对现有报销的流程及审签环节进行优化,对原有纯手工账务报销流程进行改革,使会计业务适应信息化发展趋势,让信息流起来,让报账老师少跑路。计财处应对现有业务报销流程各控制点进行细致分析,区分关键控制点和一般控制点。如果校园网已实现物理身份认证(如IC智能卡、USBKEY等)或生物特性识别认证(指纹识别、虹膜识别和人脸识别)等较为安全完备的身份认证手段,在日常科研劳务费报销时就可以利用数字签名系统进行无纸化审签,报账会计就可以依电子签名作为报销签名,执行全过程无实体签名的全信息化业务处理。但就现阶段而言,各高校网络财务管理系统一般只用基于工号与口令认证的弱身份识别系统,其安全性相对较低,存在被人冒用的风险。会计机构可区分审签的重要程度,对一般事务性审签,如科研劳务费报销过程中需学院分管领导审签(学院用工统计及模糊控制),计划外用工管理办公室审签(主要是统计全校用工数据)等审签环节,可实行以简单口令进行身份认证的预约单多级网络审签,来替代传统的实体签名制。而对于重要审签环节,如课题负责人,在网络授权操作后,还须进行实体签名。如此一来,非重要的签名均在网上进行,并实施业务互联网推送制,无论审签人在不在办公室,都可通过VPN网络终端或移动终端进行业务审核,提高工作效率,也符合业务审核业务控制的需求。

3.3 加强会计人员职业道德建设和业务培训

会计职业道德是会计从业之本,会计人员要树立正确的价值观、执业观,对经手的会计业务要从公平从容的第三者角度去处理。要恪守职业操守,洁身自好,甘于清贫。高校计财处要对会计从业人员职业道德胜任能力定期评价,对不符合会计职业要求的及时调离会计岗位。也要从家庭、生活、心理等多方面关心会计人员,积极争取,改善会计人员待遇,稳定会计队伍。高校计财处要从业务技术技能入手,着力培养新型复合性技能的会计人才。随着社会信息化程度的提高,现代会计工作已和传统会计工作有了很大不同,不但需要会计人员有财务会计知识,还需要有计算机信息技能作为强力后盾,才能胜任会计工作要求。计财处要定期对会计人员进行信息化技术培训,充分利用高校的教育资源,对会计人员进行信息化教育,作为会计人员继续教育的重要组成部分。

3.4 加快会计核算和其他业务系统对接进程

高校管理是一个整合的多应用信息系统,要提升高校财务管理水平,就需要高校财务管理系统和其他业务管理系统无缝对接。依科研经费管理为例,财务管理在账务系统中进行,科研业务管理有独立的科研业务管理系统,两系统相互独立运行,两个信息系统中项目编码各不相同,就连项目名称也很难完全一致,使在日常科研经费管理中费时费力。2016年,我校依财务管理系统为基础,对科研经费管理进行了部分整合,初步实现了科研经费立项、认领、预算编制的信息化。银行来款信息通过银校直联直接写入账务系统,并自动生成来款挂账凭证,同时,来款信息同步到网络科研经费申报系统中；项目负责人在登录财务科研申报系统后对自己负责的项目经费查询、认领,认领信息经科研院审核确认后写入账务系统生成科研项目入账凭证,新项目财务立项工作也同步实施。经费认领入账周期,由原来的1～2个月缩短到2～3个工作日。项目负责人一点录入,科研院、计财处各司其职,不仅提高了科研经费上账速度,科研院也从自己接口可以得到他们需要的财务信息,实现了科研业务管理和经费管理的双赢,赢得老师们的一致好评。

4 结 论

科研经费管理做为高校财务管理的重要内容,高校财务部门要从管好用好国家的科研资金的角度,强化制度建设,充分利用内部控制,减少科研经费违纪行为的发生。同时,会计部门要优化不必要的审批环节,适时调整工作流程,适应信息化工作环境,为高校科研工作减负松绑。要提升财务人员职业道德水平和业务技能,强化制度培训和服务意识,使一线工作人员报账尺度符合科研工作要求。

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