探究文件保密工作中的薄弱环节及改进对策

林泷

摘 要：很多国家不仅十分注重自己秘密文件的安全保存，还会窃取别国尤其是敌国的文件，所以我国要加强文件保密工作。基于此，本文先是介绍了秘密文件保密工作中存在的薄弱环节，然后具体给出了文件制发、传递、清退、保管、借阅、销毁以及使用环节的改进对策，目的是帮助相关单位做好文件的保密工作。

关键词：秘密文件 制发环节 销毁环节

前言

秘密文件主要是指存有国家秘密信息的指示、讲话、决定、会议记录以及调查资料等等，这些秘密文件是由法定权利的机关或者单位制发的，文件上所承载的信息具有很强的准确性、可靠性以及权威性，这些秘密文件是各个国家保护的重点对象。因此，对于文件保密工作中的薄弱环节及改进对策的研究是很有必要的。

一、文件保密工作中的薄弱环节

文件保密工作中的薄弱环节使得出卖或者窃取秘密文件的不法分子有机可乘，这样会使得敌特机关有缝可钻。我国在文件保密工作中主要有以下几个薄弱环节：

第一，秘密文件的制发环节：很多起草秘密文件的人员认为文件的初稿、征求意见稿以及讨论稿与送审稿都不是正式的文件，没有按照规定将这些文件进行保密管理；有的机关干部会将保密文件多印或者私自保存；有些工作人员在进行秘密文件的翻印和复印时，没有及时地销毁残页和废页等。

第二，秘密文件的传递环节：有些机关在进行秘密文件的传送时不通过保密室，而是直接由上级部门下发到下级；有些部门在进行会议或者集训之后，没有及时地收回秘密文件；有些工作人员违反规定将秘密文件或者资料带到公共场所。

第三，秘密文件的借阅、使用和保管环节：在借阅时，有些工作人员为了将工作简单化，没有按照规定办理借阅手续；有些工作人员随意将秘密文件或者资料放在没有加锁的办公室抽屉或者书架上；有些档案馆的管理不严格，使得工作人员随意复制或者剪裁秘密文件，甚至有些工作人员会将应该保密的文件内容外传；有些机关单位没有安排专门的人员和专柜进行绝密文件的存放。

第四，秘密文件的清退和销毁环节：有些机关单位清退不及时，将密级比较高的文件长期地存放在个人的手中；在进行秘密文件的销毁时没有登记和监督，有些绝密文件甚至由个人进行注销；有些工作人员没有在指定的场所进行秘密文件的销毁，还会出现销毁不彻底的现象，保留有残页或者残件；甚至有些机关单位将秘密文件当做废纸出售，使得秘密文件传播到社会上。比如，前几年有关部门在对全国的一万多个废品收购站进行了排查，查到的秘密文件资料数量高达54万份[1]。

二、文件保密工作的改进对策

与其他方面的法律法规相比较，我国在秘密文件管理方面的规定是最健全和完善的。因此，要想克服上述的薄弱环节，就要严格按照相关的规定进行文件的制发、传递、清退、保管、借阅、销毁以及使用等。

第一，文件制发环节要做到：只要是涉及到机密的初稿、未定稿以及征求意见稿等多种文稿，都要按照规定进行划密和标密，还要确定文稿发放的范围、打印的分数以及清退的时限；对于拟制过程中的所有校对稿、打字蜡纸以及底稿等进行认真地清理，将具有保存价值的文件存档，将没有保存价值的认真销毁；正式的文件要通过编号、登记和签字才能发出；禁止出现多印私留的现象。

第二，文件传递环节要做到：送转密件不能按照普通邮件邮寄，要通过机要交通部门；如果秘密文件要递送到我国驻外机构，文件要交给我国的外交信使办理；文件封装袋的密级要以封装袋内的文件最高密级为准，编号要和收发文的登记号码保持一致；文件封装之后，要仔细检查信封或者包件上的发往单位、密级以及编号等，确保这些内容没有错误才能递送到收发室进行签收发出工作。

第三，文件清退环节要做到：每月核对并清退一次绝密文件，师以上的机关单位每季度核对并清退一次机密级以下的文件，团以下的机关单位每月核对一次、每季度清查和回收一次机密级以下的文件；在重大的节日前，单位要统一组织一次文件的大清查，如果清查中发现密件失控或者丢失，要立刻报告，认真查找。

第四，文件保管环节要做到：档案室在每年的年初要依据机关的任务、职责和组织机构，再结合去年年终的立卷归档相关状况，来拟制本年度现行文件的“立卷类目”，还要按照“立卷类目来设置“临时卷”；绝密文件要安排专人、专卷以及专柜进行管理；所有秘密文件存放的房间都要设置保密设施，严格禁止无关人员进入房间，如果房间内没有人的时候要加上锁，在必要的时候可以将房间密封。

第五，文件借阅环节要做到：调用或者借用密件，要根据密件的秘密等级与阅读范围来办理借阅手续；凡是借用要害部门承办或者制发的密件，必须要经过有权批准的首长审批之后，再按照规定办理相关借阅手续；借出的密件要在登记薄上逐一登记，借阅人也要签字；借出的密件要在限期内归还；密件退还的时候，要仔细核对，确保密件无误之后再注销登记放回原來的地方。

第六，文件销毁环节要做到：销毁文件要经过严格的审批手续，保密员不能私自销毁文件；文件的销毁要在保密组织所指定的地点进行，还要由两个以上的工作人员进行监督；密件不能当做废品出售，如果要送到指定的造纸厂进行化浆销毁，还要捆包严密，由专人护送，以防密件散失。

第七，文件使用环节要做到：对于查阅秘密文件的人员，要进行有效证件的验明，而且要经过领导审批准许并办理登记手续之后，才可以进行查阅；要设置专门的查阅室供人员查阅，不能将查阅的文件带出档案馆；如果查阅人员想要抄录或者复制秘密文件，要经过上级批准，还要根据规定进行抄录或者复制[2]。

结论

综上所述，秘密文件的保密工作需要进一步完善。分析可得，通过对文件保密工作中的薄弱环节及改进对策的研究可知，相关部门和单位要提高工作人员的工作素养，对于秘密文件的制发、传递、清退、保管、借阅、销毁以及使用要严格按照规定办事，这样才会有效防止秘密文件泄露，从而保障我国秘密文件的安全。希望本文可以为相关人员探究文件保密工作中的薄弱环节及改进对策提供参考。

参考文献

[1]贾兵.浅谈当前高校保密工作面临的问题及加强和改进保密工作的对策[J].改革与开放，2010，02：154.

[2]李向华.关于进一步加强和改进信息化条件下保密工作的思考[J].办公室业务，2016，01：71.endprint