管理创新推进档案创效

崔艳玲

摘 要：档案具有不可替代的价值，如何开发利用，实现档案创效？渤海钻探第五钻井工程分公司档案室保存的房屋租赁合同档案，是历时14年的油田单位与地方经济纠纷案例，该公司通过管理创新，深入挖掘历史档案价值，有效推动追缴工作，创造经济效益。

关键词：管理创新；档案

1 实施背景

随着石油企业体制、机构改革和人事变动，一些历史档案容易被忽略和遗忘，而且历史档案数字化之前，查询档案费时费力，更容易造成关键档案信息沉没。

为有效保护档案资源，发挥档案在企业经营中的作用，开发档案利用价值，该公司强化档案组织机构和档案制度建设，突出档案工作的前瞻性和延伸性，尤其加强档案过程跟踪监督，加快档案信息化建设，极大地提高了档案查询和利用效率。该公司抓住上线集团公司档案系统时机，成立档案项目组，在渤海钻探首批完成档案数据上线任务；加快历史档案数字化进程， 进行了大批量的历史档案整理扫描和档案信息化建设及开展档案工作评价，首批成为渤海钻探A级管档单位，为保护和发现、利用档案价值奠定了坚实的基础。

强化档案管理工作创新，该公司档案管理人员不拘泥于单纯整理保管档案，而是仔细鉴别，在“纸堆里捡宝”。《房屋租赁合同》档案扫描整理中，发现该合同未完结，这应该属于未办结档案。为更深层地挖掘档案信息，档案管理人员又专门与经营部门合同管理人员沟通，寻问结果，答复是与地方打交道“棘手”的事情而搁浅。此时，与历史档案数字化工作共同推进的集团公司“节支降耗、控本增效”工作已全面开展，档案管理人员同时作为信息编审人员，重点收集整理、分享节支降耗典型做法和亮点，同时作为档案工作人员，对有价值的档案信息进行再挖掘，与加大“清欠工作”相结合，联合相关部门，对房屋租赁事项提上清欠议程，该公司进行了彻底清查，利用档案数字化便捷，及时提供合同原本和多份相关文件为佐证，历经3年事件跟踪，达成三方协议，使长达14年悬而未决事项得到解决，挽回经济损失。

2 源头追溯，档案制度成关键

只有完整原始的档案材料才最具有说服力。该公司从源头保证档案材料的完整性和有效性，在上级档案部门指导下，档案工作实行“三纳入”：日常工作计划、岗位职责制、年度工作报告中均体现档案工作；档案管理人员实行“四参加”：重要事项、鉴定、验收等均有权力与责任参予工作；针对重点生产经营项目，坚持“四同步”：项目启动、项目实施过程、项目验收和项目评审，档案管理人员按部就班介入项目运行，及时监督指导重点材料归档。近年来，结合档案工作评价要求，进一步细化管理，建立了“档案材料归档备案制与审批制”，每年为各部门下达归档范围，使归档工作较之前更加及时，档案材料真实、齐全、完整。

有归档制度的保证，房屋租赁事件以来，自前期产生记录、中期过程跟踪、最后结果形成完整材料链，保证了《租赁合同》案卷的完整性。该公司2002年以来形成的《房屋租赁合同》及附件文本，其中有合同文本，请示与批复文件，资产评估报告，占地图纸、协议等，共计168页，内容完整详实。

3 重组改制，档案意识成财富

集团公司钻探系统2008年专业化重组后，该公司组织机构和人事发生了很大变动，但是档案机构和档案管理人员没有变，这是基于该公司高度的档案意识，将档案视为公司资产的重要部分，并保留原单位室存档案。渤海钻探公司重新为各单位分配全宗号后，档案管理人员对室存档案又进行了清查，凭借多年工作经验，对涉及人、财、物记录的文件材料、对正在执行或者尚未有结论的争议事项记录，如合同档案、会计档案等将其作为重点档案资产保管。

应对金融危机是全员意识，该公司档案部门主动与相關部门配合，早在2009年就加快清欠工作。将“租赁费拖欠事项”报请新任总会计师，总会计师在档案室了解其详细原始档案材料后，立即召开了租赁费追缴洽谈会，总会计师亲自主持，经理助理、财务、经营、档案等部门人员与地方代表等共同商讨租赁费事项。档案管理人员提供了2002年签订的租赁合同、保证合同、协议书、请示文件以及管理局批复、管理局向集团公司的请示文件、原租赁场所资产清查明细、国土资源局证明以及资产评估有限公司出具的资产评估报告书，实证材料充分，并签订拖欠款项意向书。档案管理人员更加深感此卷档案材料的重要性，并及时制作副本，以保护正本原件，并以新全宗号重新立卷。

作到重点项目主动参与、跟踪、时时归档、及时提供利用，加强了档案保护工作。

4 过程监督，数字化档案成捷径

该公司创新“三位一体”档案管理模式，档案管理人员集“档案、公文、信息”开发利用于一体，前置档案管理工作，对来往公文和信息接收、制发、归档一体化管理，并有效开发利用档案信息，因此更加熟悉和掌握重点工作流程与进度。经手的最原始的租赁费事项向上级请示文件和后续的文件都经过了档案管理人员终核发文，该公司档案管理工作创新的“三位一体”管理模式，为深化档案管理工作提供了便捷通道。

集团公司档案管理系统上线以后，该公司档案管理人员基于以前保存的大量电子文件，加快了档案数字化进程，重点针对内外经济合同档案率先进行数字化，目前完成21年的合同档案扫描上传集团公司档案管理系统以及其他档案的数字化工作，为档案的快捷高效利用、有效保护原始档案打下坚实基础，档案信息化也极大地促进了档案资源的开发利用。

2014年以来，在公司大力推进“节支降耗、控本增效”活动中，档案管理人员作为信息编审人员，重点收集整理、分享节支降耗典型做法和亮点，同时作为档案工作人员，对有价值的档案信息进行再挖掘，与加大清欠工作相结合，联合经营、财务部门对租赁费一事进行了催办，利用档案数字化便捷，快速提供合同文本和多份相关文件为佐证。为进一步加大清欠力度，深入挖潜增效，盘活存量资产，档案室与相关部门联合，2015年将租赁费事项再提上议事日程，主要领导责成总会计师和部门负责人，要求彻底清查这一事项，挽回经济

损失。

由于新到岗的合同管理人员对以前的事项知之甚少，档案管理部门多次主动联系，为其提供相关合同及档案材料文本，帮助查阅相关记录，同时为保护原始档案，档案管理人员及时通过档案系统查询原始文本电子档案，基于档案数字化便捷，快速协助整理摘录，使事件原委进一步清晰，并指出关键点。其中一系列合同、文件、催交函及协议记录备案详实，电子文件齐全，很快形成了新的详述书上报。

为积极有效推动工作，该公司向上级单位提交的请示文件，由档案兼公文管理人员亲自核实该文件，并在OA系统中报送上级单位，收到上级批复文件后，档案管理人员立即呈送主要领导批示，并传阅总会计师和经理助理，推动工作进展，最终达成了三方协议，挽回巨额经济损失。

5 效果及影响

让死档变活档，让坏账成活账。该公司档案工作突出前瞻性和延续性，通过创新管理，及时跟进，深入挖掘，在完善的档案制度、高度的档案意识、快捷的档案信息化支撑下，形成完整的档案信息链，有效佐证《房屋租赁合同》事实。三方协议生成后，该公司档案部门一方面立即与经营部门联系，获取“协议”文本，按规定归档；一方面与财务部门核实，确定于钱款已到账，才将此档案办结。

从幕后到前台，该公司档案工作大胆创新，发挥作用，揭开尘封档案的面纱，历时14年的油田单位与地方的经济纠纷划上句号， 既挽回了巨额经济损失，又树立了公司形象，促进了企业稳定和谐发展。