浅谈《江苏省“十三五”档案事业发展规划》出台

沈力

日前，江苏省档案局、省发改委联合印发《江苏省“十三五”档案事业发展规划》。《规划》着眼于建设与江苏经济社会发展相适应、有效服务“强富美高”新江苏建设的档案事业发展体系，推动全省档案工作加快实现“全国领先、全面领先”，确立了“十三五”期间全省档案事业“发展平台更高、资源覆盖更广、服务能力更强、价值更加彰显、队伍更加过硬”五大目标。

《规划》将数字档案馆（室）建设作为“十三五”时期全省档案工作最为突出的工作任务，加快推动档案管理现代化，努力构筑档案事业发展更高平台。明确“十三五”时期重点实施“7+1”工程，即数字档案馆（室）建设工程、“大档案”建设工程、江苏特色记忆工程、档案文献典籍整理与研究工程、重点档案保护与开发工程、档案法治建设工程、档案队伍建设工程和深入推进全省档案系统“一盘棋”。

档案信息化是在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体 为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

针对出台的规划，主要突出以下几点突出问题。

1 信息化档案平台不够完善，软硬件设施不够先进。需要不断加大信息化投入，完善档案信息化软硬件

近年，建邺区档案局追加150余万元用于数字档案馆软、硬件基础设施建设。在软件方面，通过前期调研和实地考察，制订了数字档案馆系统升级方案，完善了档案接收、分类管理和数据组织、库房管理、电子档案维护和管理、辅助实体管理、政务网在线利用等功能模块，此外，各业务流程均做到可定制、可扩展。在硬件方面，在原有标准化建设机房的基础上，增配了服务器、在线存储、离线备份设备、防火墙、漏洞扫描、入侵检测等网络安全设施，充分满足馆内年数据增长和安全保管需求。

在以往建设成果的基础上，对照《江苏省数字档案馆建设规程》，遵循整体性、开放性、稳定性原则，不断对系统“收、管、存、用”各功能模块进行扩展升级，全面建成了包括两个层面的应用系统：一是基于局域网的数字档案馆管理系统；二是基于政务网的馆室一体化管理系统。此外，还开发建设了若干数字档案馆管理子系统，包括档案资源总库管理系统、自助查档系统、远程查档系统、智能编研系统等。档案资源总库管理系统保证了数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，多个利用子系统则针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷地满足各类用户利用需求。

2 资源覆盖不全面

目前，各级档案仍以传统载体档案居多，数字档案信息有限。为此，需要大力丰富数字档案馆藏，调整馆藏档案结构，加快传统载体档案信息资源数字化进程，扩大数字信息资源总量。数字档案馆可通过馆藏数字化和电子文件的接受，整合各种档案信息资源，建立各级档案数据库，构筑一个多层次、分布式、规范化的档案数据库群，并通过多种信息网络平台实现档案信息资源共享。

檔案信息数据库建设是一项长期而持久的工作，作为档案管理部门一方面要做好充分调查研究，在进行用户需求和馆藏档案状况分析的基础上，合理规划，确定要进行哪些数据库建设，哪些建立文件级目录数据库，哪些建立全文数据库，要分清轻重缓急，循序渐进，尽量避免短期行为和无谓劳动。 其次在进行数据库建设时，要狠抓质量，把好质量关，建立健全数据质量控制体系，如数据的准确性检查、著录标引数据的核对检查，确定相应的指标，把错误率 控制在最低点，确保数据的准确、规范。

3 更好服务于工作

坚持从档案资源入手，抓住关键，精准发力，逐步解决档案数字化率偏低、信息共享度较差等问题。各地区各部门要充分依托数字档案馆（室）建设，一方面继续大力实施“存量数字化、增量电子化”战略，开展电子档案前端管理和单轨管理试点，及时出台《档案数字复制件OCR规范》《电子公文归档管理规范》《电子档案备份操作指南》《文书类电子档案检测标准》等文件指导实践工作；另一方面要解决好跨门类、跨领域、跨地域档案资源的整合问题，开展“全国档案业务管理系统（二期）”建设，积极研究和探索国家信息化建设过程中相关技术标准在档案行业的应用，密切关注大数据、云计算和人工智能的发展应用，打破档案信息孤岛，更好统筹档案资源。

档案信息化建设要面向用户，以人为本。服务是档案工作永恒的主题。特别是数字档案馆建设必须坚持以人为本，立足为领导和决策层服务提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发 展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。更好的服务于机关及政府工作中。

4 加强专业队伍建设

档案信息化建设是技术性很强的工作，档案管理工作必须转向由专业人员进行。档案人才除了掌握档案学基础理论知识和档案管理知识外，还必须掌握计算机技术、网络技术等现代信息技术知识。档案部门应尽快建立起一支现代信息技术能力较强的专门人才，以满足档案信息化建设的需要。可以采取引进和培养并重的措施。一要认真做好现职人员的培训工作，特别是领导干部和业务骨干必须接受有关计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理技术、现代管理技术等知识的培训；二要积极开展多种形式的技术培训和技术交流，努力营造学习新技术、新知识的良好环境；三要积极引进人才，要下大力气引进一批既懂档案专业，又懂计算机技术和网络技术的复合型人才，为他们创造一个良好的工作环境，使他们为档案信息化建设做出贡献。四要建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥人的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的场所；五要建立激励机制，合理设置岗位。工作科学量化，体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样，有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥。