加强沿海地区基层水利单位工程档案管理的思考

梁小荣

摘 要：近年来沿海地区基层水利工程建设较多，但其工程档案管理工作相对滞后。本文从水利工程档案特点及管理体系的视角，思考目前沿海基层水利单位在水利工程档案管理上表现出的制度不健全、机构不完善及技术有缺陷三方面问题，并分析其后的重视度不够、投入不足及专业人员紧缺三个原因，再提出重视档案、健全制度，加大投入、完善机构，及加强人员培训、提高管理水平等建议。

关键词：基层单位；水利工程；档案管理

近年来沿海地区经济发达，水利工程建设日益增加，而许多基层水利单位在工程档案管理上却出现相对滞后现象，不利于水利工程建设项目的正常发展。在此背景下，加强对沿海地区基层水利单位的工程档案管理的分析，对水利工程建设有着积极的意义。

1 水利工程档案的概述

1.1 水利档案和水利工程档案的定义

水利档案是水利工作者在从事水利管理、建设等工作中生成具有保存价值的历史记录，有纸质资料、视频音频资料、文本资料等。根据其内容性质一般把水利档案分为文书档案、科技档案、会计档案、实物档案、声像档案等种类，其中科技档案包括科研档案、工程档案等类型。水利工程档案指因水利工程的建设和管理所生成具有保存价值的各类材料，最为原始的记录了水利工作建设活动的详细情况。它属于水利档案下的科技档案的分目，在水利工程自身的建设控制、质量评估、竣工验收、维护管理等方面上应用广泛。

1.2 水利工程档案的特点

水利工程档案有法制性、广延性和同步性等特点。首先，法制性。各层级政府对水利工程档案有严格的法规。如国家档案局联合颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，还有水利部发文的《水利工程建设项目档案管理规定》等。此外，还有各级地方相应出台的水利工程档案的规定和制度。其次，广延性。水利工程建设较为综合，与工农业、交通运输业、电子通信业，还有电力、环保等方面都有密切相关性，涉及勘探测绘、工程设计、地质水文、移民安置等多方面问题；且时间跨度大、项目周期长，这使水利工程档案表现出特有的广延性。再次，同步性。水利工程档案是跟随水利工程项目建设活动的始终，从开建考察时的项目建议书、申报立项的可行性研究报告，到建设时的设计施工图、开工令、工作记录、材料设施采购记录、检验报告……直到最后项目竣工验收等，水利工程档案记录整个水利项目的建设全过程，有着极其严格的同步性。

1.3 水利工程档案管理体系的构成

水利工程档案管理体系主要包括水利档案的管理制度、管理机构和管理技术三个方面。第一，管理制度。水利工程档案管理制度是对水利工程档案建立、保管和应用等各个方面的详尽规定。它包括国家强制性执行的法律法规、国家标准，地方性管理文件、水利行业内的规定，以及各水利工程建设单位内部的规章制度。第二，管理机构。水利工程档案管理的行政部门有国家档案行政管理部门、水利工程归属的国家机关的档案行政管理部门及参建单位的档案管理部门，构成一套系统、完备的档案管理机构。第三，管理技术。水利工程档案的管理技术是整个水利工程档案管理体系中最为关键的部分，管理制度和管理机构都是为确保管理技术有效的实行。管理技术主要包括档案资料收集、整理和档案应用三个方面内容。

2 沿海地区基层水利单位档案管理的问题和分析

2.1 档案管理存在主要问题

水利工程档案管理是一个长期而复杂的项目，不同的区域所表现出来的问题都有着自身的特点，沿海地区基层水利单位在水利工程管理上主要存在管理制度不健全、管理机构不完善和管理技术有缺陷等问题。

1）管理制度不健全。水利工程档案管理的相关法规建设起步相对较晚，除了一些重点或大型的水利工程项目档案管理在法律规定上较为严格外，而一些小型的水利工程檔案管理的法规还不够详尽，特别是基层水利单位在水利工程档案的制度建设上也缺少系统性、完整性和兼容性，这使基层水利工程档案在搜集、整理或应用等方面表现出各种弊端。譬如，国家各级行政机关、水利行政主管部门、水利工程管理单位之间的管理关系较为复杂，无法有效地形成对各阶段档案建设的监管和考核，可能导致档案搜集质量低，直接影响水利档案的应用价值。

2）管理机构不完善。近年来尽管水利建设项目投入很大，特别是沿海地区，但是其管理机构的建设却存在着诸多不足。譬如，许多参建单位没有设立健全的档案管理部门，相关的文件收集和整理由非档案专业人员负责，有的部门甚至将档案外包之后就置之不理。这种种现象，会导致基层水利工程档案管理不到位，档案质量管理无法得到保证。

3）管理技术有缺陷。水利工程档案管理是一门专业技术要求比较高的艺术，特别是在资料的搜集、整理等方面有着严格的技术要求标准。但是目前一些基层水利单位存在着工程档案管理技术低，信息化水平不高。譬如，在收集档案时，经常出现文件资料收集不及时、文件遗失等现象；在整理档案时，出现档案组卷不合理、书写不规范、分类不逻辑、数据不完整、移交接收脱节等问题。

2.2 问题的原因分析

造成基层水利单位档案管理中的问题，其主要的原因有以下三点：

1）相关部门重视不够。长期以来，水利建设部门对安全生产、工程质量和项目进度比较重视，而忽视档案工作的重要性。有些参建单位把档案搜集和整理仅当作能通过验收的工具，一旦项目完成，就临时性加班赶时间补档案，根本无视水利工程档案收集整理的规范流程。

2）档案管理投入不足。管理机构需按照法定要求投入资金建设档案管理的基础设施。但是一些基层水利单位没有专项资金投入档案保管，基础设施缺乏。譬如，有些参建单位没有标准的档案柜，有些文件散落在个人手中，容易造成一些原始材料的散失。再譬如，档案管理环境有严格的“防火、防热、防水、防潮、防尘、防霉、防鼠、防虫、防盗”等标准，但在沿海区域一些参建单位的档案却保留在杂乱潮湿的施工现场。

3）管理团队建设薄弱。水利工程档案管理十分复杂，需要专业人员负责。但是目前在一些基层水利单位的档案管理人员大多从行政一线转岗过来，虽懂得档案的一些基础知识，但是缺少水利工程方面相关的专业知识，这使他们在业务上无法得心应手的开展工作。

3 解决问题的建议

为解决基层水利单位档案管理中出现的上述问题，建议从以下几个方面进行改善和提高：

1）重视工程档案，健全管理制度。基层水利单位相关的领导要正确认识工程档案的价值，重视水利工程档案的管理，加强水利工程档案管理的制度建设，完善水利工程档案管理的考核机制，并确保水利档案管理法规落到实处，使基层水利工程档案的管理工作在健全的制度下健康有序的运行。

2）增加资金投入，完善管理机构。基层水利单位要依法拨出专项资金，加强工程档案管理机构的基础设施建设，确保工程档案管理机构得以健全的支持，使水利工程档案从搜集、整理到应用的整个管理过程中能得到法定的基础设施支持。

3）加强人员培训，提高管理水平。基层水利单位要加大力度对水利档案人员的培养，既可以从外部引进，也可以在内部培养，提升其专业化管理水平和业务能力，打造基层水利单位工程档案管理的高素质团队。

4 结语

加强对沿海地区基层水利单位工程档案管理的问题及分析，找出相应的对策并加以落实，这不仅对推进沿海地区水利工程建设、工程档案管理起到提升作用，而且对全国各地水利工程的建设也有着借鉴的作用。因此，在我国现代的水利工程建设过程中，需要加强对工程档案管理显得尤为重要。

参考文献

[1]方婧.我国水利工程档案管理体系的问题和对策[D].华中师范大学硕士论文，2014.4.

[2]王中.水利科技档案信息化管理浅析[J].四川水利，2017.01.

[3]郑建民.基层水利档案管理工作现状及对策[J].山西水利，2015.10.