城建档案接收与管理工作探讨

范海燕

摘 要：城建档案对城市建设活动发展的过程进行着记录，也是城市规划、管理以及建设中重要的一个工作参考。伴随我国的城市规模逐渐扩大，城建档案具有的作用得到了重视，在目前信息技术快速发展时代中，城建档案管理还面临改革发展机遇，同样的也面临严峻挑战。文章主要就是对城建档案接收与管理工作进行了探讨，其中对城建档案的接收与管理现状进行了分析，通过对现状的分析寻找城建档案接收与管理中存在的问题，提出完善城建档案接收与管理的措施，希望能够为今后城建档案接收与管理工作方面提供一定的帮助。

关键词：城建；档案接收；管理工作

城建档案就如同是一座城市建设历史书，把城市发展轨迹完整的进行了体现。我国对城市建设活动的记录主要还是利用文字与图片进行体现的，现代多媒体技术给城建档案加入了音视频等元素，把档案形式进行了丰富。城市总体规划者利用对城建档案进行分析与開发，可以对城市发展脉络准确的进行把握，还能够对建设中出现的问题及时发现，对城市自然、人文环境面貌的改善有十分深远意义。城建档案管理人员在日常基础性工作中就包含了档案接收和管理。在这方面提升管理水平，就可以给后续城建档案建设事业奠定良好的基础。

1 城建档案的接收及管理现状

1.1 专业档案管理人员缺失

在档案管理没有完全的实现信息化改革前，档案接收与管理工作主要还是通过工作人员来进行操作的。目前，施工单位的人力资源内，档案管理高素质人才并不充足，档案管理工作一般是通过兼职人员进行完成的，其实际工作质量并不能够得到保证。城市建筑行业中档案管理的人员信息管理能力是相对较低的，并不能够获取专业指导，进而在工作中遇到难题并不能够及时的处理，进而就会导致部分的城建档案出现缺失。

1.2 资料接收不够及时

在对城市建设完成之后，有关的资料并未及时在城建部门档案馆中转送，这就会对资料归档的处理有一定的延误，进而还会造成城建整体文件的缺失，在互联网中工程资料运用的情况也不是很明确，这都会对今后城建工作顺利的开展形成阻碍。从本质上来讲，城建档案管理其实也就是对城建工作进行总结，把已经完成的建设工程进行记录，给领导决策提供一定的参考，因此，城建档案需要进行及时的归档，进一步为今后城建工作指明方向。

1.3 档案安全得不到保障

目前，我国城建档案管理的安全问题在不断地凸显，在各行各业中，其竞争也逐渐激烈，管理的体制不健全，这就会对档案管理工作的发展有一定的影响，城建档案主要还是以纸质载体进行保存的，对火灾预防也并不是很到位，还存在一些安全方面的隐患，此外，其信息化程度也并不充足，对于共享数据库目标也同样没有进行实现。

2 城建档案接收与管理工作存在的问题

我国城市建设事业的发展日新月异，城市建设的脚步也在不断加快，这就需要城建档案管理效率进行提升，信息时代档案管理逐渐地走向了数字化的道路，为对我国城市建设方案进一步的完善，对城建档案管理专业性的要求也在不断的提升，但是，在近年来中，还存在诸多方面的不足，主要表现在以下方面中。

2.1 城建档案缺少统一接收方法

档案分类进行管理，其实是系统的一项工作，从目前的情况来看，城建档案的数目比较庞大，其信息种类也是多样化的。在进行城建档案管理的过程当中，需要对档案转移接收问题经常处理，实际上，这一个过程中是最容易出现档案缺失的一个过程，同样还会导致信息被泄露。城建档案接收的方式也是相对比较单一的，各职能科室档案管理的效率也并不高，档案管理地位相对也比较的被动，其接收时间消耗也比较长，并不能够对积压档案及时的处理，这就会导致档案管理的工作出现机械化，工作人员工作的效率也相对较低。

2.2 对城建档案管理的重视程度低

目前，诸多的档案管理工作都面临着重视程度较低等问题，城建档案管理也同样如此，在城市规划建设进程当中，诸多数量珍贵的资料都需要良好的保存，这是具有文化价值历史性的工作。但诸多的建设单位并没有把档案管理意识在实际工作中进行落实，对档案管理的工作资金投入也并不充足，其主要表现在重视程度的不足，还有档案部门边缘化方面。

2.3 信息化水平较低

诸多的城建档案管理部门由于经费比较欠缺，不能采购相应的现代化设备，与此同时，还不能够对旧设备进行更新，进而就会造成诸多的数据信息很难处理，档案工作还是局限在纸质档案管理的模式中，并没有产生行之有效的电子档案。还有就是在“互联网+”环境中，人员的素质对于新时期档案管理要求很难满足，数据库对于使用的要求也很难满足，进而就会对档案资料共享、信息化操作实现有

阻碍。

2.4 城建档案质量较低

城建档案接收的标准，其主要包括了以下4个方面，也就是完整、安全、准确、系统。但在实际的工作中，城建档案接收单位还存在很多方面的弊端，这就会造成城建档案存在内容不全、档案内容和实际工程项目存在误差、档案设计不符合标准、档案签章不齐全等各种的情况，这些情况会造成城建档案质量的低下，会让城建档案内信息不能够有效的被利用。根据城建档案接收相关规定表明，在每份进入档案馆的城建档案中，其都需要具有安全、准确、系统、完整原则，但在实际管理中，进入档案馆资料时常会存在内容不完整，记录不准确等各种各样的问题，以至于造成诸多档案资料不能够被很好

利用。

3 城建档案接收与管理工作的完善措施

3.1 完善城建档案接收方式

移交城建档案就一定要对统一方法进行运用，这同样是面对庞大档案数目一定要进行的改革，利用调研人员的派遣，对城建档案馆档案进行整理，其中就发现档案数字化交接已经成为了一种必然的趋势，利用互联网才可以实现档案即时交接。

城建档案收集、利用、保管等都具有行政职能，受到相关法律法规约束与保护。目前，档案工作依据相关的法律包括了以下几种：《档案法》、《城市规划法》、《建筑法》等，相关部门规章包括：建设部90号令的《城市建设档案管理规定》、国家档案局的《城市建设档案归属与流向暂行办法》，城建档案法规的建设已经初具规模了，依法行政法律的依据也十分有力。

在各个城市的城建档案馆中，就应该把基层档案室、城镇城建档案交接的工作开展起来，与此同时，还对每年一度档案执法检查的工作进行展开。在两项工作开展过程当中，其中还存在诸多的问题与缺陷。为了能够让各个城市对城建档案管理制度进一步的完善，还要派工作人员跟踪指导，根据有关法规与城建档案职能的要求，对城建档案法制化着力的进行推进，把执法监督加强，进而对开展档案行政执法监督、促进城建档案工作充分的发挥作用，进一步提升依法管档与行政水平。

3.2 提高人们对城建档案的重视程度

长时间以来，人们对城建档案之所以不重视，这主要是由于对城建档案并不了解。因此，可以利用新式展览综合性传播媒介把公众兴趣与关注程度进行提升，通过对文字、录像、模型以及实物等多种传媒工具的灵活运行，图文并茂，让更多人对城建档案法律法规与工作的内容进行了解，还能够通过对电视、网络以及报纸等方式运用，进一步宣传档案价值与作用，突出城建档案在项目工程完工之后在将来具有的改建、维修、扩建等不可替代的作用，让公众对于城建档案馆能够充分了解，还可以有正确认识，进而把人们对于城建档案的重视提升。

在新管理的模式之下，城建档案工作的重心已经从过去单一传统纸质档案馆转变成为了多元化与适应现代化发展需求数字化新模式城建档案馆了。在新的模式之下，应用大量新设备与技术，开发信息系统，这对于档案工作者素质需要也就会有很大程度变化。怎样与城市建设需要适应，并创造性开展服务的工作，这成为了档案工作者面临的一个新课题。所以说，档案工作者不仅要加强思想素质教育与职业道德教育，对于公共意识还要进行培养，树立优质服务的理念。此外，还应该深入基层提供业务指导，要求档案工作者不只是要对档案管理知识掌握，还应该对城市规划、建设等相关专业的技能、知识掌握，对新知识不断的吸收，进而才能够与新时期城建档案工作发展的要求相适应。

3.3 培养大数据思维

对城建档案工作来讲，需要把过去档案管理的理念进行及时转变，这不只是需要把档案数据看作是档案馆资源，还需看作是数据的资产，对资产管理方法利用，把其价值不断提升。经过多年信息化的发展，目前城建档案馆内对城市建设、规划档案数据进行了汇集，但只局限在对大量数据信息保存方面是不够的，需要对这些数据进行分享与发布，才可以把城建档案数据的价值有效提高。这就要求不能够封闭，被动对外界提供各类的数据信息进行接收，需要主动的出击，运用大数据对城建档案数据信息进行广泛的收集，对档案馆中数据进行不断丰富和更新。

3.4 加强档案接收质量

城建档案接收的工作对于诸多的行业与政府部门都有牵涉，和建设系统内单位相比较来讲，非建设系统内单位的档案接收更加困难，其程序复杂的程度也十分高。因此，档案接收相关管理人员就应该对自身工作积极完善，同时站在新形势要求与规章条例角度出发，根据各种的规范性文件要求，对接收工作标准与内容进行明确。

在2015年出台的《建设工程文件归档规范》中就对各单位职责要求进行了明确，并适当的调整了城建档案接收的范围，还把无价值档案资料数量进行了降低，保证档案质量与数量。例如在归档文件的范围中，不仅是局限在纸质资料中，其中还包括了影像、电子档案，这表明城建档案数字化时代的到来。还有就是工程档案验收工作，从建筑工程文件扩展成为了市政工程文件，其中就对地下管线工程、道路与桥梁工程等進行了包括。随着我国城市化进程加快，之前城建档案归档的工作方式已经不能满足城建档案工作发展的需要了，根据归档规范要求，对城建档案积极主动接收，提高档案质量和使用的效率。

3.5 更新与改进接收进馆方案

城建档案一定要执行集中统一管理的原则，也就是说，必须要根据规定向档案管理机构、或者是档案工作人员移交。即使已经有相关档案接收的规定，但是面对日渐增加的城建档案数量、经办人对资料处理手法的不同，旧城建档案接收方式并不能够与目前情况相互适应。对于“守株待兔”旧的工作模式，经过长时间实践经验表明，这并不利于档案事业的进一步发展。城建档案接收的工作就应该与时俱进，应该对“坐等接收”单一的模式进行改变，实行新的接收方式。近些年中，各个城市档案馆实行了派工作人员到建设施工单位进行指导，对档案进行整理、接收以及分类，进而对档案进馆速度提升，对于档案完整性也有了保证，遇到问题时能够及时解决。另外，还应该对文档一体化、档案数字化建设加强，进而能够形成有机的整体对其加强管理。在日常对城建档案接收中积累经验，共同磋商，形成新体系，节省用户查阅档案的时间，提升工作效率。

4 结论

对城市发展来讲，城建档案有着重要的作用。目前，我国正处在城市建设快速发展的阶段中，城建档案接收工作存在很多方面的不足，基于此，为使我国城建档案接收工作质量进一步提升，应该转变原有思维模式，优化城建档案接收工作，进一步提高城建档案管理水平，促进城市建设更好的发展。总之，在城市建设中，城建档案管理的水平对国家城市化建设水平有充分的体现，也是全部工作反映。建设人员就应该在根本上转变档案管理意识，顺应时代发展，改革陈旧观念。对城市建设来讲，档案管理工作十分的关键，需要社会各界共同的努力。城建档案馆长时间以来都是坚持“服务适应需要与服务引导需要”原则对社会进行服务的，在提供优质服务的过程中，还需要把整个社会对于城建档案认知的程度进行提升，运用真诚服务获取群众知名美誉度。在新时期，城建档案接收及管理工作的提升对于城建档案工作者来讲是严峻的考验，需要努力做好工作，还需要运用创新和多元化发展，促进城建档案事业健康发展。

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