提升办公室信息化管理的思考

仝西磊

【摘要】本文对大屯公司办公室信息化管理工作现状进行了研究，就完善办公室信息化流程、持續提升企业办公室信息化管理水平进行了思考。

【关键词】办公信息化 信息化管理

一、大屯公司办公室信息化管理工作的现状及难点

大屯公司是中煤集团下属控股子公司，经过多年的发展目前已经建立了较为完善的信息化管理应用流程，建立了公司自己的内、外部网站，并推行使用了OA自动化办公系统。

1.目前已取得的成绩有：

一是系统应用以组织机构为基础，实现了工作和权限的分配。“部门一岗位一人员”管理模式贴近现实，人事变动和机构调整应变自如，保证了系统数据安全和完整。

二是建立了完整的表单开发应用环境。如图2所示，可定制、设计、增强适合各种需要的表单应用，自定义各种业务表单，根据个人权限、业务确定流程。工作流程支持多种归档、办理方式，支持多个办理人及办理权限选择和控制。

三是实现了通用的全文检索功能，提供关键字快速定位查询应用，提供系统范围内的跨模块查询及统计，支持精确匹配与模糊查询。实现查询及统计条件公式化应用，一次定义重复使用，并可授权给不同人员使用指定的查询及统计条件，确保数据安全；支持统计结果报表输出。

四是实现了痕迹保留、系统日志和版本控制功能，修改人及修改日期时间记录并自动显示。公文流转及流程处理以及各类文件的操作过程具有日志记录功能，为系统的安全管理及维护提供科学的保障和依据。

五是采用多级安全保障措施，按部门-岗位-人员不同级别进行工作分配和操作权限设置，确保所有工作和各类文件的完整与安全。另外大屯公司设有信息中心专业技术部门和人员，可以根据需要随时对系统进行维护，为信息化办公安全提供了又一道保障。

2.存在的问题：

一是信息化应用总体水平较低，程序通用化的被动接受阻碍了企业文化的发展。一方面一些模块功能大量闲置，办公人员只对日常工作涉及的功能熟悉。另一方面办公室还存在的一些手工台账，占用了大量的人力资源和办公资源。特定工作还需要人工办理，例如会议提醒等，没有实现桌面化、可视化；通用化的程序模块不能体现企业文化底蕴，激发企业活力要求办公系统的差异化和个性化。

二是存在信息孤岛，公司知识共享平台尚未充分利用起来，数据得不到充分利用与分享。目前大屯公司的档案管理还没有和OA办公系统实现完全对接，档案归档、立卷等大量工作还需要人工处理，档案资源还没有实现网络共享，档案借阅、调用等还停留在人工管理阶段。

三是OA系统许多功能还没有开发利用，绝大多数应用停留在操作级效率的提升方面，系统的使用、操作人员缺乏对系统功能的开发利用能力。企业管理缺乏利用信息技术提高管理再造的能力、意识和实际效果。

二、提升国有企业办公室信息化管理的几点思考

1.提高工作人员信息化系统的开发应用能力，融入企业文化特色，以办公系统的差异化和个性化，提升企业运转效率。开展信息化软件应用、管理培训，消除工作人员对办公自动化系统的抵触情绪，持续提升软件使用人员的应用能力。实现工作人员由系统软件的操作层级向开发利用层级转变，提升办公系统的使用效率和办公效率。

2.充分利用现有OA系统功能，发挥现有投入的效益最大化。目前办公系统各模块功能的有效利用率仍较低，这就要求我们要利用办公系统现有资源，开发利用相关模块，逐步减少手工台账，快速响应业务办公需求，降低企业投资成本和提高办公效率。

3.推进办公系统的差异化和个性化管理，突出企业管理理念。以企业文化为背景设计灵活的流程和显示方式，实现人性化管理。完善可视化流程配置，实现更加直观的桌面化任务管理、图形化管理、图形化流程监控；以更加人性化的管理、丰富的醒目颜色应用和必要的人文关怀，提升企业凝聚力。

4.利用办公室信息化办公系统实现流出再造，提升企业绩效。目前国有企业大部分的管理模式采用的是金字塔式职能型管理模式，管理层级多、成本高。在企业管理信息化的过程中，必定伴随着组织架构的重组和流程的重新设计。分析和重新设计原有流程，将分散在各个部门的流程整合成单一流程，删除流程中不合理的环节，尽量缩短流程的运行环节，最后将优化的流程固化在信息系统中。如图3所示。通过信息系统，以固化的流程将企业内部业务资源集成，使其协调发挥功能，从而实现整体的工作绩效提升。

5.消除企业信息孤岛，推进档案管理系统与办公自动化系统对接。当前在大屯公司档案管理还没有实现数据对接，档案管理独立与办公会办公系统之外，成为信息孤岛。每年各部门、单位需要进行人工立卷、归档等，工作量巨大。通过档案信息化管理将提供分布式的文档管理体系，伸缩性强，建立企业内部统一的档案信息库，可自由生成多种类的文件库，实现一库多应用及一库多级文件夹功能，设置规范的流程和权限，满足各类资料信息的管理和利用，能方便接收各类归档文件，实现集团对各二级单位档案管理工作实施网上监控，档案资料借阅、归还一键办理，接受上级部门监管实时同步，可为企业规范档案管理、实施档案监管以及在节约人工成本、办公成本等方面发挥巨大作用，同时大幅提高企业效率。如图4所示。

三、结语

国有企业信息化管理作为国家战略，正在国家机关、企事业单位持续推进。虽然当前在各单位信息化管理工作中存在着一些问题，但随着国家和各企业单位的持续重视，未来几年企业信息化管理工作将为企业实现发展战略提供必要支撑。endprint