高校人事档案信息化管理中的大数据技术运用

文 / 刘丹丹

大数据时代的到来为大数据技术的良好发展提供了有利的条件。在人们的日常生活当中，大数据技术也把自身优势更好地展示出来。对于高等院校来说，其内部的人员结构相对复杂，学科的种类也非常丰富，所以在这一过程中应有专业的人员对人事档案信息进行整理和归档。从实际角度进行分析，该工作中也存在很多复杂且繁琐的内容，所以在高校人事档案管理中建立信息化管理体系也逐渐被重视起来。大数据技术的不断成熟，为我国高校人事档案的信息化管理提供了很多新思路。[1]因此要合理地运用大数据技术，让高校的人事档案信息化管理变得更加灵活有效，并将其优势和作用在高校教育中有效地展示出来。

一、在大数据环境中高校人事档案信息化管理的必要性

（一）能够增强信息检索的效率和准确性

当前在高端科技的不断发展中，大数据概念已经被运用到高校人事档案的管理工作中。大数据能够为高校建立实用性较强的人事档案管理体系，能够为档案管理工作的开展提供新机遇。高校中的人事制度改革，一直都是非常艰巨的工作，在这一工作中所运用到的人员信息数量也相当庞大。人事档案属于人才信息的基本内容。人事档案资料的内容属于个人学习、就业以及各项信息的重要依据，是每个人发展中必不可少的部分。但是，单一地依赖人工的检查纸质文件，不仅会消耗很多人力与物力，且工作的效率也难以提升，很难满足人事信息的改革要求。在大数据时代下，人事档案在管理中应结合大数据技术来设计信息化管理体系，通过借助计算机的形式来提取完整的个人信息，更好地开展人事档案信息的管理工作，更能准确全面的了解每个人的情况，也能进一步增强高校人事档案管理的工作水平，进而提升信息检索的效率以及准确性。

（二）对高校向社会输送更多人才有着一定的意义

高校中的人事改革，需要以建立合理机制为重点，积极有效地挖掘和培养更多人才，并科学合理地使用人才，以此增强高校人才信息化水平，从而更好地提升高校人事档案信息化管理人员的综合能力。对于高校人事档案管理工作当中，人事档案管理的信息系统属于开展信息管理的重要工具，能够对信息进行收集、整理以及存储，并借助相应的技术设备以及技术手段等来满足人事档案的信息化管理要求，为社会选人与用人提供相应的参考以及服务等。

二、大数据技术以及人事档案信息化的概念

（一）大数据技术

在大数据时代，不能运用传统的技术形式对相应的内容开展存储、整理以及处理等工作。通过利用大数据技术，展示其体量大、类型多以及处理速度快与价值密度低等优势，对各项工作的开展有一定的意义。有效地把大数据技术运用到当前军事、科研、国防以及日常生活等当中，不仅能向国家提供产业数据分析以及价值模型，也能为人民的日常生活提供衣食住行方面的参考，甚至能为企业的经营策略提供关键信息，为一些高精技术的科研提供相应的参考信息等。[2]

（二）人事档案信息化

人事档案主要是对人们的活动，运用文字、图片等形式进行记录，将人们的社会经历以及德才等展示出来，具有真实性、集合性和动态性，属于人力资源开发中最为关键的信息。信息化过程中能够以数据库技术以及现代通信网络技术为依据，借助计算机技术开展现代化的管理工作。人事档案信息化就是在实际的生活中把现代化、高科技的电子信息技术有效地运用起来，以国家相关管理部门为基础，开展统一的管理和规划工作。人事档案的信息化属于当前人事档案信息管理的重要形式，通过运用多种技术更好地保障人事档案管理工作的科学性和有效性。其中最为关键的就是突显计算机技术以及数据库技术的优势和作用。

三、在高校人事档案信息化管理中运用大数据技术的方向以及问题表现

（一）运用方向

首先，能够科学合理地收集信息内容。在高校人事结构以及学科设置等环节中，高校人事档案信息是比较复杂和多样的。以往的档案信息都是以纸质档案为主，在实际应用中并不十分方便。而将大数据技术运用到高校人事档案信息化管理中，能够科学合理地对档案进行收集，并能够准确分类和清晰标注。该工作属于高校人事档案信息化管理中最为基础和关键的部分。

其次，合理管理信息。在以往的高校人事档案管理工作中，大多以人工方式开展管理，效率一般不高，实际中的误差也比较多。由于高校内部人事档案的数据较繁杂，如果难以提高其使用的程度，将会影响到人事档案的信息利用率。大数据技术融合了集合性、动态性等优势，可以为高校人事档案管理提供新方向。这主要是借助计算机、云存储等相应的现代化技术手段，有效地开展高校人事档案信息数字化存储以及管理工作，并运用大数据技术开展分析以及整理工作，更加清晰有效地对庞杂的人事档案信息开展管理，也为后期使用提供方便。

再次，有效的使用信息。借助大数据技术能够合理地对人事档案信息开展整理以及存储，且使用者能够借助信息技术来搜寻相应的信息，使其检索时比较便捷，让人事档案管理工作变得更加灵活，为利用者的使用提供有利条件，也能够增强档案使用效率。

（二）问题表现

首先，缺乏一定信息化意识，档案观念有待提升。在以往的高校人事档案的管理工作当中，在整理与检索工作中都是以手工的形式来完成。因信息化管理意识还不强，人事档案管理形式单一。这对于人事档案信息共享会带来一定影响，导致使用者难以提升检索信息的效率。另外，档案管理观念淡薄导致人员配置不齐以及硬件设施不到位的现象，难以将人事档案信息重要性以及服务性更好地表现出来。

其次，基础设施有待改善，忽视应用开发的重要性。在高校人事档案管理中，对于档案管理的观念存在淡薄的现象，服务意识也有待提升，这方面现投入的资金比较少，出现硬件设备的建设落后和软件开发滞后的现象，出现档案室再设计较为简陋和硬件设备老化。管理人员的素质有待提升。这些问题都是高校人事档案管理较为落后的表现。当前高校人事档案管理中，一般是以高校自主研究的管理软件为主要工具，只是将档案的目录编辑到计算机中，无法实现人事档案的信息化管理。

再次，缺乏标准化和规范化的管理体系。在高校人事档案管理工作当中，缺乏统一、规范化的应用体系，缺乏较为统一的技术语言等，加之人事档案应用的效率偏低，难以满足信息共享要求，会影响到人事档案信息的利用率。

四、在高校人事档案信息化管理中运用大数据技术的具体路径

（一）进一步提升大数据意识

高校人事档案信息可以全面地对教职员工以及学生的社会阅历和才能、成果等进行记录。高校人事档案信息化管理属于高校开展人才管理的重要内容。它属于高校人事管理工作中最具基础依据的部分。高校人事管理工作人员必须有较强的大数据意识，意识到高校人事档案信息化管理的重要性，更好地开展人事档案信息化管理工作，进而在现代化技术的帮助下进行合理的分类与归档工作，有效地增强高校人事档案信息的应用效率。

（二）建立完善的大数据管理体系

提升人事管理人员的大数据意识是首要工作。在高校人事档案管理中，也要建立相应的大数据管理平台，进一步对人事档案管理中的设备开展更新以及升级。只有拥有齐全的硬件设施，才能更好地运用大数据技术。[3]因此，高校要合理地建立人事档案信息管理体系，根据高校不同的人才信息资源，对其进行分类、共享。这样能够有效增强高校人力资源的建设，能够更好地促进高校科研以及学科建设。

（三）注重大数据信息的开发

在建立大数据平台的过程中中，高校要对内部的人事档案信息进行有效开发。对数据进行分析，尤其是对自身人力资源数据进行分析，有助于全面了解师资队伍的实际情况、年龄以及专业情况等。另外，高校结合内部的人力资源情况进行有效优化，对高校课程的设置以及人才培养等工作的开展有着极大的意义。

相对于大数据技术的快速发展，当前的高校人事档案信息化管理还处于初期发展阶段。信息化正确认识的缺乏，影响了高校人事档案信息化管理工作的开展。我们必须对大数据技术特点进行科学合理的分析，真正有效地优化高校人事档案信息化管理体系。这样才能为高校未来良好发展奠定坚实基础。