“互联网+”思维下的大学生档案工作创新

文 / 冯有辉

互联网在深刻改变着人们生产生活的同时，日益成为创新驱动发展的先导力量。自2015年提出“互联网+”计划以来，“互联网+”已经成为国家经济社会发展战略的顶层设计。而档案管理是高校各项工作与活动的记录与承载，对高校建设具有重要的作用。“互联网+”思维有利于充分发挥互联网在社会资源配置中的优化和集成作用，提升了全社会的创新力，使互联网与传统行业深度融合，从而创造了新的发展生态。在此环境中，大学生档案工作的改革创新也迎来了新的发展机遇。大数据管理既满足了大学生档案的各种利用需求，也为大学生档案工作创造了新的发展前景。[1]

一、“互联网+”思维适应大学生档案工作改革创新的需求

（一）时效需求

与其他类别的档案不同，大学生档案具有时效性，是即时形成及时归档的。从学生入学填写登记表开始，到每学期形成的成绩档案，再到毕业的登记表、论文审议材料等，要及时存入个人档案中，尤其是他们在校期间的奖励、处分、入党和综合测评材料等。如今，在大三下学期和大四上学期召开的招聘会，更是打破了原有的事后归档方式，要求在校期间产生的大学生档案要及时归档。如果各院系借助“互联网+”思维，将学生即时产生的档案数字化归档到档案部门或上传到学生电子档案中，会大大提升档案工作效率，能够为学生提供及时的利用服务。如果按照传统手工整理存档方式，会导致档案归档形成积压，不能确保档案及时归档。借助“互联网+档案”思维，能够更快速地提升学生档案的管理效率，更好地为大学生服务。

（二）行业需求

进入21世纪，“互联网+”这一数据时代的到来，从本质上改变了档案生存模式，对整个档案行业产生了巨大的影响，如数字档案馆的普遍建立与发展、档案管理方式的改变、档案学理论研究对象的增加等。在众多的档案类别中，大学生档案具有内容多样、数量庞大、流动性强等特点。传统管理模式下，大学生档案管理已经不能满足各种档案需求，工作管理效率低下，服务业只是被动地提供，尤其是受升学、就业、出国留学或档案丢失等因素的影响，学生成绩档案利用率低下。目前，在对学历真假的认证上，一些单位机构需要对学历学位档案进行核查。这增加了查档工作量，为档案工作者增加了很多人力上的劳动强度。因此，建立大学生档案管理系统势在必行，高校亟需增强收集、整理、利用学生档案工作的改革创新力度。

（三）利用需求

一些行政、科技等文件归档后，利用率会几倍或几十倍增长，或者可能一年被查阅一两次。例如，一些基建档案归档后，只有建筑出现问题或需要改建才会被查阅利用，很少有人问津。而与其他类别的档案相比，学生档案的利用率较高，利用人次较多。一所高校每年都有几千学生毕业，学生档案尤其是毕业生档案查档利用的次数特别高。他们在毕业甚至工作多年后，仍然会根据用人单位的要求，多次回到学校查询在校时的成绩档案、学位名册、派遣名册、成绩档案、录取名册等。学生如果报考硕士、博士研究生，还要提供论文审批、内审外审等材料。尤其是一些在国家机关单位工作的毕业生，由于干部人事档案学历学位材料缺失，国家单位很难对学生人事档案进行全面规范审核。由此，大批毕业生不得不回到学生进行查档复制，这为传统的大学生档案查阅方式增添了很多繁重的工作，需要档案工作人员到档案库房进行查档复印。因此，利用“互联网+”思维，借助网络技术的帮助，提高档案利用服务工作效率，可以更好地为毕业生服务。

二、“互联网+”思维在大学生档案工作中的应用

在学校行政管理工作中，档案工作包含了高校师生的人才档案、学校相关活动、事件等重要信息工作，是一项涉及范围广、着力点细、跨越时间长的工作。20世纪90年代，信息技术的迅速崛起和国内高校档案的迅速发展，为大学生档案管理带来了新的机遇。大学生档案管理创新成为一种必然的趋势。而在大学生档案工作改革创新中，应用“互联网+”思维具有非常重要的价值。

（一）应用“互联网+”思维，提升档案管理工作的经济性

传统的档案管理模式中，数据的采集与录入需要耗费很多时间，并且在此过程中，工作人员容易产生疲惫感，各项工作都需要人力来操作才能完成。而应用“互联网+”思维，通过计算机就能对信息进行采集与输入，能够避免人力操作时可能出现的失误、无序、紊乱等问题，能够减少人力的投入、使用成本，提升学生档案管理的经济性。而当档案的形式从书面转向数字时，档案工作的各个方面都会节约不少的成本与空间，如纸张的使用与印刷、档案的存储与安置等。可见，基于“互联网+”思维，运用数字信息技术能够从整体上降低高校档案工作的投入。

（二）应用“互联网+”思维，提升档案管理工作的多元性

大学生档案所涉及的范围广，数量多。在传统的档案管理模式中，每一份档案都是以纸质书面的形式存放在档案室中。因此，只有在特定查找需求下，才会去调用，如学生的历史档案、学生的学位档案等，档案被查阅和使用频率比较低。但是利用“互联网+”思维，通过信息技术，能够更好地评判、了解某一件事情或某一个人，提升档案使用工作的多元性。对于使用者来说，不论是学位档案还是历史档案，档案的调取查阅变得更加便捷。档案管理人员应用“互联网+”思维，及时地补充更新学生档案。

（三）应用“互联网+”思维，提升档案对接工作的紧密性

部分高校建校的时间比较长、人员数量众多，导致传统的纸质档案数量众多。学生档案建成、管理、存储工作都是长期性的，档案工作人员也不固定。这就意味着档案工作会涉及到人员之间对于档案工作的交接问题，并且在交接管理时容易出现纰漏，如档案室内人员的新增、调迁等。在“互联网+”思维下，只要管理人员具有很好的计算机应用能力和技术，档案管理与存储就会非常自然顺利，会更加有序和直接。同时，档案在外借时，基于“互联网+”思维，通过数字信息的轨迹跟踪流程、数字信息技术的运用，还可以避免档案的丢失或损坏，加强对接工作的紧密性。

三、利用“互联网+”思维创新大学生档案工作的路径

（一）利用“互联网+”思维，增强大学生档案管理模式网络化

首先，目前大学生档案并没有完全实现网络化，只是逐步变为电子形式。因此，高校要增强学生档案管理模式的网络化；在档案管理与利用上，建立完善的档案信息管理数据库，加大设备的更新与建设。大学生档案信息管理模式网络化主要体现在档案信息的深度挖掘、管理与利用上，并不只是体现在信息数字化上，还体现在能够摆脱传统人工查找等管理方式和利用档案信息数据库实现档案信息的查找与利用等方面。高校在建设学生档案信息数据库的同时，要充分挖掘电子档案信息的数据，实现档案信息的分类呈现；要充分利用网络资源优势，完成档案信息的不同主题查找，寻找档案信息间的内在逻辑关系，为需要者提供能够公开的档案信息；要优化操作手续与步骤，积极建设与开发档案信息的数据库接口，减少学生档案管理冗杂的手续。另外，高校领导及教师要增强档案管理意识，注重常规的档案业务理论知识，向用户提供多角度的档案信息服务。为了形成上下协调的局面，大学生档案管理部门必须注重学生工作相关知识和现代信息技术有关理论的教育，依托其他职能部门的帮助，加强学生档案意识的培养，让学生树立档案意识。同时，高校要通过橱窗、网站、校园广播等多种形式，积极宣传档案知识，激励学生以良好的表现书写自己的成长历程。[3]

（二）利用“互联网+”思维，创新学生档案管理

首先是如何建立学生电子档案。在大学生档案工作中，建立电子档案是十分必要的。从宏观上来说，学生档案的建立与档案“双轨制”要求是一致的。为了保护档案的安全，便于档案的管理，要同时建立纸质档案和电子档案。但从微观上来说，学生电子档案是对纸质档案的一种补充，并非是对纸质档案的数字化。学生档案是高校人事档案的基础，但并不是在校期间产生的所有档案都需要归档保存，人事档案归档的范围具有严格的要求，如综合素质的档案材料并不能在人事档案中体现，只有入党、成绩、学位这部分档案需要保存。因此，为了弥补纸质档案的损坏或丢失，我们需要建立学生电子档案，从而将学生在校期间参加活动的优秀表现、获奖情况、实践能力、心理状况、诚信品质等清理后一并归入电子档案，为用人单位以及学生今后的工作提供参考价值，更加全面地反映出学生的情况。

其次是学生电子档案的移交。一般情况下，高校毕业生档案的投递流程都是由学校学生处和就业部门完成的。学生档案都是由这些部门邮递到用人单位或者生源所在地的人力资源中心。然后，用人单位的人事部门根据学校开具的派遣证，以及档案信息内容，再对学生进行初步了解。而纸质档案不能让用人单位更加深入地了解学生各方面能力，不具备其他详细的档案材料。因此，在学生毕业时，高校需要将纸质档案和电子档案都邮递到用人单位、移交给用人单位。

（三）利用“互联网+”思维，创新大学生档案的利用服务

首先，基于“互联网+”思维，在学校网站主页中，大学生档案的利用要建立一个学生电子档案的查询链接，效仿学信网的自助式网络检索服务方式，借助学校网站平台，登录到学生电子档案管理系统中。登录方式包括毕业生可以通过姓名、身份证号进行查询登录，也可以通过姓名、学号进行登录查询，页面设置主要分为学历学位、成绩档案、处分情况等几个项目，两种方式都要加设密码。登陆后，在权限设置上，学生只有读的权限，没有修改的权限，只能查询自己的档案，可以根据需要进行查阅或打印。只有学校相关部门档案工作人员才有管理全校学生档案的查阅权限，并对档案信息进行上传。同时，检索服务平台要根据学生本人档案派遣去向的人次利用需求，设置毕业生档案派遣去向页面查询，从而突破时间空间限制，健全档案部门的查档工作，方便利用者，提高档案利用率，减少来校查询复印档案的纸张浪费。

其次，在学生电子档案建立和移交后，为了节省用人单位来校查档的人力和时间，高校会为用人单位主动提供档案利用服务，将学生电子档案一并移交到用人单位。但是用人单位在接受毕业生电子档案后，要进行保密归档，由单位人事档案管理人员进行管理，避免侵犯学生隐私权。同时，学校电子档案查询系统不授予用人单位登录权，不面向用人单位开放，但可以对用人单位提供在线咨询服务，这样可以保证学生档案信息的安全。[4]

[1]王爱侠.“互联网+”时代大学生档案管理工作改革创新研究[J].山西档案,2016(11).

[2]张志强.浅析面向就业服务的大学生档案管理拓展[J].内蒙古科技与经济,2016(7).

[3]李彩霞.新时期大学生档案管理改革探析[J].求知导刊,2016(10).

[4]张峻山.大数据时代大学生档案管理与利用探讨[J].黑龙江史志,2015(9).