新媒体时代高校档案资源利用的现状、问题与对策

文 / 陈亚利

互联网信息时代，人们对信息给予了高度的关注，对档案信息量以及信息传播速度提出了更高的要求[1]。传统的档案资源利用方式已经不能满足社会发展需求。近年来，随着局域网、互联网等技术的不断发展，高校档案馆工作也逐渐数字化，并步入了新的发展阶段[2]。高校档案管理人员必须明确当前档案资源利用的现状，并充分利用先进的网络技术，加强高校档案资源的利用与开发，提升高校档案资源利用效率。

一、高校档案资源利用现状调查

本研究拟选取南京、苏州、无锡、南通、徐州等五个地市的十个高校档案馆展开调查，通过实地记录的方式列出十年内高校档案馆馆藏结构比例一览表。通过随机访谈、调查问卷等方式对校内外不同人群进行调查[3]。校内人群主要为在校学生、教学科研人员、学校机关教育管理人员。校外人群主要为学校毕业生、著名校友、地方企事业单位工作人员。相对来说，这些人群学历层次较高、接受新生事物较快。每所高校对每类人员随机抽取30名作为问卷调查的对象，从利用意识（即公众对档案的认知程度）、利用内容（根据高校档案馆藏选择自己利用查询过的类别）、利用途径（列举档案馆常见的利用方式及新媒体环境下可以使用的利用方式）几个方面设置问卷，对取得的数据进行分析、归纳，最终形成调查结论。通过以上调查，总结出高校档案管理部门的工作策略与公众档案利用需求之间的差距，提出新媒体时代高校档案利用服务改革的方向。

（一）档案资源利用现状

档案资源利用与档案资源的开发有着密不可分的联系。开发的程度、广度越深，用户越满意。这既能刺激用户对档案信息的需求，又能促进档案管理工作的深入改善[4]。

由表1可知，高校档案利用主要以校内利用为主，占77.3%。校内利用主体中，以学生利用档案最多，占33.1%；其次为本校管理人员，占28.3%；学校教师及科研人员占15.7%。这一数据说明，当前高校档案资源利用主要以校内为主，这在很大程度上由高校档案馆体制决定。尽管当前各大地市、高校等在保证做好校内服务的同时将服务向外延伸，但校外服务占比仍较小，政府机关占1.2%，科研单位占0.9%。因此，高校档案馆还必须对校外服务给予高度重视，以便为科研单位、企事业单位等提供更加丰富的档案服务。

表1 五个地市的十个高校2008—2018年档案利用者情况

由表2可知，高校档案资源中被利用最多的是教学档案卷次，占36.5%，利用人次达到51.3%，主要是学生就业后单位需要的学生成绩单以及高考录取花名册等，还包括国家认证中心的学位证明等；其次为财会档案、党群档案及行政档案，占比为42.3%，有30.1%人次利用，利用主体主要为校内机关管理人员；在科研档案、外事档案及设备档案方面利用率普遍较低，平均利用卷次仅为2.0%，说明此类档案资源利用开发深度不够，尤其是在社会服务方面还存在较大的提升空间。

表2 五个地市的十个高校2008—2018年档案信息资源利用情况

由表3数据可知，高校档案资源利用方面主要集中在学籍证明、行政管理两个方面，两者占比为67.3%，人数达到78.4%；而在编史修志、学术研究以及宣传教育等方面的利用率则较低，平均为6.31%，利用人次为4.2%。该研究结果表明，当前高校档案信息资源在学术研究、经济建设等方面还存在较大的开发空间，需要进一步拓展。

表3 五个地市的十个高校2008—2018年档案资源利用目的

（二）档案信息资源加工及信息设备现状

为了解新媒体时代高校档案资源利用现状，除了要对其利用者、利用内容等进行分析外，还应对资源的处理加工基础及信息化设备现状等进行分析。由表4可知，5个地市的十个高校平均拥有电脑数量为2.2台，对计算机的使用率高。各大高校都配有1台扫描仪、移动硬盘及刻录机，为高校档案信息化的实现创造了条件。高校档案馆拥有数码相机、服务器以及投影仪等还不多，应加强此类设备投入力度。

表4 五个地市的十个高校2008—2018年档案信息化设备数量

二、新媒体时代高校档案利用存在的问题

（一）档案资源社会化服务意识薄弱

目前高校档案管理人员存在编制不足、工作量大的情况，并未真正重视档案管理，加上学校业务多样化的发展，档案管理包括多个部门协同管理，造成更加繁重的档案资料收集任务，导致档案资料无法完全收集、整理，缺乏条理的现象经常出现[5]。尽管当前大部分高校档案服务已经对外公开，但仍集中在学生利用教学档案等自我服务方面，在社会化服务方面还存在一定的缺陷，存在明显的“三多三少”问题。学校档案资源为校内的学生以及行政部门的利用提供了方便，校外的政府及科研单位应用的服务较少。存在较多的关于编研方面的材料，但公开出版的编研材料并不多。大部分档案资源利用集中在行政管理及学籍证明方面，而很少以学术研究、宣传教育等为目的对档案进行利用。

（二）档案信息资源利用手段有待改进

当前高校保存的大部分都是纸质档案，只关注数量并未关注质量，工作量非常高。有的管理者并无法按照严格的规范标准对凭证进行认真审核以及仔细归档，还有可能产生不及时归档的现象。因此，应用最原始的方式归档并检索大量的档案，管理效率、使用效率变低。当前大部分高校都拥有了计算机、扫描仪等设备，74%左右高校还配备了专门的档案管理软件，但仍无法满足日益增加的校内外档案需求。调查发现，仅有27%高校文件级目录数据库录入条目超过30%，案件级目录数据录入条目占90%以上的仅有1所高校。

（三）档案管理人员综合素质有待提升

长期以来，高校档案管理工作一直沿用传统的方式，高校档案的内部管理制度不够完善。档案收集、整理以及装订大部分都是由档案工作者兼职。近年来，各地市及高校档案管理队伍呈现出年轻化、高学历等特点[6]，人才结构发生了较大的变化，但仍不能满足校内外档案需求。新媒体时代，档案信息资源利用不仅要求档案管理人员能够提供信息增值服务，而且要求他们能够为政府部门提供咨询服务，能够为社会科研单位提供研究资料，拓展在社会服务方面的能力。从这方面来看，高校档案资源管理及利用还需要进一步完善。

三、新媒体时代高校档案利用的具体对策

（一）转变传统工作服务观念

新媒体时代的到来给高校档案利用及服务工作带来了新的变化。这既影响着高校档案管理的服务理念，也为高校档案资源利用提供了新的技术支持。为了满足学校及社会的需求，高校档案管理部门必须紧紧抓住新媒体时代特征，转变传统的思想观念，对档案工作进行一系列创新。首先，针对学校的重大事件，以及用户的集中需求，进行全面的分析，掌握各项工作的要点，对高校档案信息管理工作的方向进行预测，确保档案服务工作的针对性与及时性[7]。其次，档案管理人员要不断提升自身的能力与综合素质，积极与外界沟通，掌握良好的沟通与表达技巧，站在用户的角度分析问题，为用户提供高质量的服务；要大力创新档案工作服务模式，优化查询系统，引入先进的计算机技术，使用户能够快速搜到所需档案信息；要重视档案编研工作，结合不同用户群体的需求，编制具有针对性的档案编研资料，以便为用户提供多样化的服务。

（二）拓展档案工作服务领域

新媒体时代，学校及社会更加注重档案综合信息的查询。针对这一需求，传统的单一档案信息已经不能适应时代的发展，因此档案管理部门在档案信息收集环节应该具备超前意识，注重档案信息多元化及社会化特征，吸取各方经验，从而更好地为用户服务，促进档案管理工作的发展。其次，档案管理部门除对档案资料进行保存外，还应注重档案资源的传播及利用价值，使之能够对各类档案资源信息进行整理、加工，并将有价值的信息筛选出来。这不仅能够帮助学校领导决策，而且能够在社会服务中发挥作用，提升档案资源的社会效益与经济价值。另外，高校也保留了社会大量人才档案信息，档案管理部门要积极与社会合作，拓展新领域，建立完善的档案利用与开发体系，提升档案工作的管理水平。

（三）优化高校档案信息资源

首先，要合理优化档案资源结构，针对相应的目标与计划对档案信息进行征集、接收及保存，将有价值的档案信息进行分散管理，建立智能档案管理平台，引入数字化技术，为档案资源的利用奠定基础。其次，要广泛征集具有特殊价值的名人家谱等，丰富、优化馆藏内容，扩大档案信息影响力，提升档案资源的地位。再次，要加强对档案信息资源的整合，挖掘档案资源相关信息，各个部门要建立密切的联系，充分发挥档案资源的优势，实现档案资源共享，在学校与社会之间架起一座共享与沟通的桥梁，增强档案价值。

[1]李春梅.高校档案利用调查及对策分析——以北方工业大学为例[J].山西档案,2013(4):69-71.

[2]西仁娜依·玉素辅江.探讨新媒体环境对高校档案管理的影响与应对措施[J].科技展望, 2017(27):150-151.

[3]谭伟贞,邱圣晖,曾智华.新媒体环境对高校档案管理的影响与应对策略[J].湖南人文科技学院学报,2016(3):122-125.

[4]左丽娜.新媒体环境下高校档案馆教职员个人业绩档案的研究[J].新教育时代电子杂志:教师版,2016(40):104-105.

[5]刘丽.新媒体环境对高校档案管理的影响与应对策略[J].环球市场信息导报,2017(34):113-113.

[6]张玉刚.高校思想政治教育中档案资源的利用现状及对策分析[J].山西档案,2016(1):48-50.

[7]许珍花.微信平台在高校教学档案信息服务中的特征与模式分析[J].办公室业务,2016(7):27-28.