基于共建共享理念的档案信息微传播平台建设

文 / 孙大东 各玉杰

档案信息微传播是指各档案信息传播主体依托微信、微博、移动客户端以及其他网络社区等微传播平台传播档案信息，以实现自我表达和服务社会，同时寻求社会认知的活动。档案信息微传播在传播内容方面呈现碎片化特征。与其它传播方式不同，档案信息微传播的传播内容不拘一格，既可以是一篇文章，又可以是一句话；既可以是一张图片，也可以是一段视频或音频，甚至可以是一个表情符号。档案信息微传播的传播媒介是“微平台”。档案信息微传播的主要平台是微信、微博及一些网络社区。对传播主体来说，档案信息微传播的收集、整理、编辑、发布、运营和维护等一系列流程都需要通过“微平台”来实现。对传播受众而言，通过简洁的操作界面和不受时空束缚的“微平台”，可以便捷地获取档案信息，通过手机或PC下载客户端、关注公众号或直接通过网页注册登录个人账号即可使用。服务对象的特定性是档案信息微传播的一个显著特征，即档案信息微传播一般都是针对特定群体的小众化传播。

在中国知网文献总库中，笔者分别以篇名为检索项、以“档案”并含“微传播”为检索词进行精确检索，检索时间为2017年12月15日，共检索出3篇文献，其中2篇为硕士学位论文，1篇为期刊论文，作者均为高校师生。从时间看，3篇研究成果中的2篇发表于2016年，1篇发表于2017年。从内容看，朱兰兰、任琼辉分析了档案信息微传播个人组织和团体组织的优势和劣势，认为传播主体应根据个人条件和公众需求进行合理定位，并强调在运维过程中应重视互动、创新内容和表达形式以及知识产权保护。[1]任琼辉主张，将媒介选择理念、媒体人理念等用于指导档案信息微传播工作，提出档案信息传播自主外包或联合的运营模式以及传播主体应从组织资源建设和运维、风险规避等传播路径展开工作。[2]高呈茜分析了新媒体环境下档案信息微传播具有的优势和存在的问题，认为档案部门应从传播理念、内容、需求、互动、媒介以及学习各领域微传播经验、合作微传播产品、创新微传播服务等方面改善和优化服务。[3]可以看出，我国的档案信息微传播研究尚未引起学界的广泛重视，2016年才开始有学者开展研究，相关研究成果较少，研究主体仅局限于高校。而且，已有的研究成果均是从传播者的视角展开分析，忽略了用户及用户需求在档案信息微传播中的作用。

此外，部分学者针对档案微信、档案微博、档案社交媒体等具体媒介的平台建设问题展开了分析，对本文的研究亦有较大的借鉴意义。较有代表性的研究成果有：李宗富借鉴信息生态系统理论构建了档案局（馆）微信公众号的服务质量评价指标体系；[4]周耀林、姬荣伟、赵跃主张，档案机构微信平台资源建设应从加强平台特色资源建设、优化平台资源呈现形式、深入挖掘平台资源价值等方面展开；[5]裴佳勇构建了档案社交媒体到档案馆、用户和档案馆的“双层反馈机制”，认为在社交媒体环境下，档案文化传播模式应用需注意加大宣传、吸引用户关注，形成维系能力、提高用户粘性，与意见领袖合作、扩大传播效果；[6]万凯莉则认为，社交媒体信息应全民参与保存，并提出了社交媒体信息全民参与保存模型，致力于实现资源合理高效优化配置，助力社会记忆的构建；[7]赵玉、王健介绍了英国国家档案馆在线社交媒体档案库的建设背景、归档范围和发展现状等。[8]

共建共享理念是指导我国各项事业发展的重要理念，指全民共同参与建设、共享建设成果。其中，共建是发展的方式和出发点，解决的是如何发展的问题；共享是发展的目标和落脚点，解决的是为了谁发展的问题。共建和共享相辅相成、缺一不可。共建共享理念的核心思想可以概括为全民参与、协同联动、面向公众需求三个方面。档案信息微传播作为一种有效的传播方式，也需要社会公众全面参与其中并共享传播成果。只有这样，这种传播方式才能得到持续发展，其价值才能得到充分发挥。

一、发动公众，构建全民参与的档案信息微传播平台

档案信息微传播的内容主要包括档案内容信息、工作信息和编研信息等，其在选择、整理、编辑、推送和扩散的过程中均需要公众参与才能取得良好的传播效果。

（一）档案内容信息的微传播

面对浩如烟海的档案，哪些是公众真正需要的，这是一个问题。如人饮水，冷暖自知。要解决这个问题，与其让档案微传播平台的运维者去苦思冥想、随意猜测，不如让公众自己来判断。一方面，档案信息微传播平台可以通过“引进来”的方式发动公众参与到共建中来，如向社会各界人士约稿，这一方面已有成功案例。由苏州市吴江区档案局（馆）创办的档案微信公众号“吴江通”，推文涉及工艺、名人、美食、民俗、方言、医药、特产、名胜古迹、江村变迁等多方面的内容，近年来一直位居档案微信公众号排行榜前列。这不仅是因为它所推送的档案信息内容的多样化，更是由于其参与主体的多元化。对于尘封的档案，或是一张黑白照片，或是一封发黄的书信，上面记载的人和事，需要有人去讲述，才会有人去倾听。“吴江通”邀请社会各界人士根据馆藏历史老照片写回忆文章推送，这些作者或是亲身经历过照片上的历史事件，或是当事者的后人，所以即使无只字片语的黑白照片，作者也能道出其中的历史故事，使之具有丰富的情感价值，从而引起读者的共鸣。另一方面，档案信息微传播平台也应该“走出去”，多开展与公众互动的活动，如圆桌会议、论坛，走访与馆藏相关的单位和个人采集信息。公众则可以通过投稿、参与会议论坛、通过电话或线上留言、评论等方式联系档案信息微平台的运维者参与建设。

（二）档案工作信息的微传播

以人为镜，可以明得失。档案工作信息的传播可以通过档案信息微平台来实现，而档案信息微平台的建设需要面向公众。发动公众参与共建，应公示档案政务信息，并向公众普及档案法律法规，保持平台运维者与公众的交流渠道畅通。政务信息公开是面向公众的政务信息公开。在越来越强调面向公众的档案信息服务时代，档案部门可通过档案信息微传播平台努力宣传档案馆藏信息、公布档案局（馆）的建设成果。先要使其为大众所知，而后才能使其为大众所用。这是档案部门变被动服务为主动服务的重要措施，是档案馆（室）提高馆藏档案利用率、实现馆藏档案的价值、提升综合竞争力的关键。随着信息化的发展，越来越多的档案信息以数据形式存在，档案馆和图书馆、博物馆以及其它信息管理部门都在信息化时代寻找着自己的位置。这既是一次资源的重组，也是一次管理者的重新定位。面对日益激烈的行业竞争，档案部门应有危机感，通过建设档案信息微传播平台，传播档案工作信息，可以提高档案部门对公众的影响力，以广泛发动公众参与档案信息资源建设的形式带动公众了解档案信息、利用档案信息、提高公众的档案需求层次，这不失为档案部门化解危机的一种智慧。

（三）档案编研信息的微传播

档案编研工作是对档案信息的深入开发。首先，档案编研工作的开展要以用户需求为导向，通过面向公众的档案信息微传播平台，可以广泛征集公众意见，发掘公众需求。其次，档案编研工作需要各种专业知识和专业素养。档案工作人员因专业局限，通常无法完全满足各行各业、各类档案信息编研的要求，即使有一些编研成果，也无法满足公众日益增长的利用需求。使社会各行各业的公众参与进档案编研工作，或可成为弥补档案编研工作缺陷的有效措施。而档案信息微传播平台可以作为公众参与档案编研工作的有效渠道，发动公众共同参与档案信息编研，可通过档案信息微传播平台不断向社会各界宣传档案编研工作的意义，普及编研工作方法，根据具体编研工作的内容和特点，制定科学合理的选拔标准，选取合适的人员参与。不同专业背景的公众可以满足档案编研工作各种专业知识的要求，来自各行各业的专业人员是最熟悉本行业档案信息的人员，以何种形式、开发哪些档案信息以及如何组织档案信息可以更好地服务于该行业的查考利用，是他们熟悉的范围。通过档案信息微传播平台，可以扩大档案编研信息的传播范围，提高档案编研信息的利用率。由公众通过档案信息微传播平台参与档案编研工作，亦有利于开发特色档案信息资源，丰富档案信息微传播平台的内容，吸引更多的公众关注。

二、协同联动，建设高效互联的档案信息微传播平台

当前，档案信息微传播的主阵地为档案微信、档案微博及档案论坛、贴吧等档案社区。笔者通过调查发现，档案微信、微博、网络社区等档案信息微传播平台在功能板块设置上有一定重复，平台特色不明显，大部分平台不仅功能设置雷同，就连推文亦有相似之处。还有一些档案信息微传播平台发布的信息较少，用户关注度较低，部分平台长期封存不动，基本形同僵尸帐号。由于档案微信的兴起，同时期档案微博的用户可能从档案微博迁移到了档案微信，对档案微博造成了一定冲击，档案网络社区虽然在一定程度上保持了原有用户的稳定，却很难吸引新的用户参与。由表1可知，2007—2010年，《档案界》论坛的新增注册人数一直在持续增加，2011年出现大幅度减少，2012年至2017年在逐渐减少。与之相比，档案微信的新用户增量和增速都较大，但是，档案微信也存在一定问题。孙大东和于梦文指出：“已有的档案微信公众平台以档案信息的推送为主，忽略了相关背景信息和知识信息等扩展内容的链接，导致档案微信公众平台用户对该档案信息的阅读基本上是一次性的，不会产生扩展式阅读。”[9]通过单一、封闭的档案信息微传播渠道，公众很难拓展与档案信息的接触面。

表1 《档案界》论坛各年度会员注册人数统计

档案微信的主要板块类型为业务介绍、历史消息、交流互动等。档案微博的主要板块类型为微博简介、热门推文、私信等。档案网络社区如影响力较大的《档案界》论坛，板块类型较为多样，主要包括理论与教学板块、实践与指导板块、杂谈与人物板块、资源区、杂志专区、档案史料大全、服务区等七个板块。据调查，在某一主题下，档案微信、微博用户的主要参与途径是阅读、转发和评论，且评论内容多较为简短，以点赞居多；网络社区的用户参与途径则主要是发帖，帖子内容多详细深入论证自己的观点，创造性较强。此外，网络社区中用户与用户之间的互动性较强，用户不仅可以在主题板块下互相讨论，而且能互加好友，保持长久联系。如《档案界》论坛的会员不仅可以查看自己的注册和访问记录、发帖和回帖情况，而且可以参与投票、添加好友、展开辩论，每次访问或参与讨论都可以增加积分和经验值，达到一定积分和经验值可获得相应勋章，这不仅增加了社区的趣味性，而且为用户营造了一种归属感，有利于激励用户参与社区建设。虽然《档案界》论坛的新用户增长较为缓慢，但是有长期稳定的用户群。如果说档案微信、微博的用户群大多都是“过客”的话，那档案网络社区的用户群则可以说得上是“亲戚”了，是会常来造访的。

综上，建设高效互联的档案信息微传播平台可从两个方面着手。首先，档案信息微传播平台应制定长远发展规划、分工合作，建设成协同联动、互联互通的有机体系。面对当前难以跨平台利用的情况，从便于用户利用的角度出发，可对各档案信息微传播平台进行优化和整合，如根据自身功能和特色进行分工，建设共享数据库，这样内部彼此独立、保持个性，外部紧密相连，从以往零散、杂乱状态走向系统化和有序化；统一制定发展规划，优势互补、互联互通、互相监督，避免重复传播、提高整体传播效果，发挥协同效应。如《档案界》论坛既通过网站发布档案信息，又开通了微信、微博平台，各平台间互联互通，产生了协同效应。此外，《档案界》论坛由《档案管理》杂志社统一管理和领导，制定发展规划，使平台系统有序运行，提高了整体传播效果。其次，突出传播内容的特色，进行板块创新，增加趣味性。罗素有言：“参差多样，对幸福来讲是命脉。”[10]对用户来讲，参差百态意味着多姿多彩，是极具吸引力的，面对雷同化的档案微信息，千篇一律不仅味同嚼蜡而且浪费资源，档案信息微传播平台的运维者应努力增加原创信息，突出自己的特色。档案馆运维者可根据本馆馆藏开发特色馆藏资源。高校师生运维者可以收集各领域的档案学术活动信息进行推送，在板块设置方面应多样化，尽量方便用户参与其中，满足用户多样化的信息需求。

三、精准定位，构建面向公众需求的档案信息微传播平台

（一）寻求公众需要的档案信息

为了寻求公众需要的档案信息，必须想办法让公众参与表达。用户是否需要本平台推送的档案信息？这是建设一个档案信息微传播平台不得不考虑的问题。只有了解用户需要什么样的档案信息，才能根据用户需求有针对性地推送用户需要的档案信息。当前，档案信息微传播的传播主体主要有各级档案行政管理部门、各级各类档案馆（室）、高校档案师生以及一些档案服务类企业。据相关调查显示，“档案信息微传播组织上呈现出个人模式居多、团队模式偏少的特点，其中档案局（馆）类微信表现更为明显”[11]。档案信息微传播的传播主体绝大多数为档案从业者或档案专业研究人员，尚未有大规模的公民参与其中。这使得档案信息微传播平台运维人员的视野有所局限。档案行政管理部门大多传播档案行政法规等政策性信息，各级各类档案馆（室）推送的多为馆藏概要及单位开展的活动信息，高校师生推送的多为档案学的学习、研究、实践类信息，而研究公众需求的运维者较少。不鼓励大众参与进来便不知道大众的需求，无论是馆藏档案信息传播还是档案利用服务，用户都是最关键的影响因素。所以，我们首先要调查公众需不需要本平台推送的档案信息，如果公众不需要，那么为什么不需要，是因为不知道档案资源的存在还是知道有而不去利用，对于因无知而无需的公众，档案信息传播平台要努力创造与公众“相遇的条件”；对于知道档案信息存在而不去利用的公众，要调查他们为什么不去利用，是手续繁琐、查找困难，还是难以满足利用需求等。具体而言，可设置开放式调查问卷，在社会各领域、各阶层展开广泛调查，让公众充分表达自己的想法，并根据调查者的实际情况深入分析更为具体的原因。

（二）提供用户易利用的微信息

实现用户易利用，可以从时间和空间两个方面着手。时间方面应讲求快捷，随时都可供用户查询利用，例如，档案微信公众号的历史消息查询功能、档案网络社区的检索功能，都可以让用户冲破时间限制，检索到历史消息。从空间的角度分析，主要体现在档案信息传播渠道的方便易用、传播程序的简洁、跨平台检索利用等。档案信息微传播可以通过优化栏目设置、寻找更具特色且适合本传播平台的运行方式和编辑方式，把实体档案信息转换成可供上传网络从而真正可以与用户分享的资源。不同平台之间可以相互借鉴、资源共享，制定统一的利用标准，为公众提供畅通的跨平台检索利用服务。

（三）增强参与公众的成就感

档案信息微传播建设成果应由公众共享。共享建设成果并不是简单地一刀切、平均化，而是应对参与建设的公众有侧重地予以奖励，使公众有更多的成就感，可以通过精神和物质奖励的方式来实现。如将不同贡献度的用户分组，使贡献度更大的用户能在更高层次的平台上参与建设，当用户贡献度达到一定程度时还可以向其开放一定的管理权限，使其参与到平台管理中来，使用户获得成就感；或者给予其一些特殊权限，如发放问卷、发起投票等；还可以充分利用平台本身的资源，为参与建设的公众免费提供档案编研产品等。在物质和精神的激励下，公众有了更强的参与建设动力，就会产出更优质的建设成果，并最终取得更好的传播效果，创造出一种良性循环模式。共享建设成果既是共建的目的，也是向新一轮共同建设推进的起点。

档案信息微传播作为档案信息传播的重要方式，本身更应该与时俱进，在全民参与社会共建共享的时代背景下，共建共享理念将更加深入人心。档案信息微传播平台的建设需要广泛发动公众参与，实现互联互通，满足公众需求。这是新时期的新要求。而调动公众参与档案信息微平台建设并共享建设成果就是顺应新时期新要求的必由之路。

[1][11]朱兰兰,任琼辉.档案信息微传播初探[J].档案学研究,2016(5):26-28.

[2]任琼辉.档案信息微传播研究[D].郑州航空工业管理学院,2017.

[3]高呈茜.新媒体环境下档案信息微传播研究[D].武汉:湖北大学,2016.

[4]李宗富.档案局馆微信公众号服务质量评价指标体系构建及实证研究[A]//赵彦昌.中国档案研究:第二辑[C].沈阳:辽宁大学出版社,2016:203-221.

[5]周耀林,姬荣伟,赵跃.档案机构微信平台资源建设策略探析——基于典型平台的推文内容分析[J].档案与建设,2017(6):18-22.

[6]裴佳勇.社交媒体环境下档案文化传播模式分析与构建[J].北京档案,2017(7):27-29.

[7]万凯莉.社交媒体信息全民参与保存模式研究[J].中国档案研究,2015:151-163.

[8]赵玉,王健.英国国家档案馆在线社交媒体档案库及其特色[J].档案与建设,2015(12):35-37.

[9]孙大东,于梦文.基于信息偶遇理论的档案微信公众平台用户关注度调查及优化[J].北京档案,2017(4):25-27.

[10][英]罗素.西方哲学史:下卷[M].马元德,译.北京:商务印书馆,1982:40.