EAM系统DM模块在核电厂文档管理中的应用研究

刘忠良/中核核电运行管理有限公司文档管理处

当前，核电厂文档管理存在管理流程与核电厂业务流程的衔接不够紧密、文档部门与其他业务部门之间的沟通与交流效率不高、核电厂实体设备或设计方案与文档不一致、各个核电厂文档管理部门的管理方法和标准各不相同，不能实现知识的有效共享。为实现中核集团“平台统一、业务统一、数据统一、报表统一”的信息化战略目标，中核集团将EAM（Enterprise Asset Management）系统DM（Document Management）模块引入文档管理之中，以提高核电业务与文档关联性、降低文档管理的成本、实现核电厂间文档受控共享。

1 EAM系统DM模块概述

1.1 DM模块在EAM系统中的位置

DM模块是EAM系统众多模块中的一个，在日常工作中DM模块除了完成文档本身的管理流程以外，还与其他业务模块（如工程变更模块、库存管理模块、合同管理模块、行动跟踪模块、工作管理模块、采购工程模块等）一起协同工作，完成整个业务流程。DM模块在业务上与其他模块相互关联，各模块通过交叉引用受控文档、记录或者对象文档来推动电站生产工作。如，工作管理模块将设备/部件/UTC等业务对象与受控文档和记录进行关联，将工单与对象文档进行关联。有的模块通过页面跳转进入DM模块，直接使用DM中的流程，如，工程变更对ADL（受影响文档列表）中的文档进行升版并解决文档冲突。

1.2 DM模块的文档类型

DM模块的文档根据处理方式的不同分为受控文档和记录。受控文档是指在升版、审查、审批和分发过程中需经正式程序控制管理的文件。受控文档区别于其他文档的地方在于，它具备升版、审查/审批环节、分发受控、用大/小版本号区分不同版本的特点。核电厂的受控文档是指为确保公司核电机组的安全可靠运行和公司经营管理活动的有效运作，需要采取一定的文档措施和文档流程对文件的版本、修改、状态和使用进行特别控制和管理的文件，主要包括仍有现行效力的上游文件，以及公司范围内仍现行有效、用于工作实施或指导、具有版次的技术与管理文件等，包括大纲导则、管理程序、技术规程、图纸、手册、工程文件、上游文件等。对受控文档进行管理，能够确保所有受控文档被正确地跟踪和维护，以满足业务需求和监管机构的要求。

记录是指为各种物项或服务的质量以及影响质量的各种活动提供客观证据的文件，往往不需要流程控制。记录具备不进行升版和审批、同一类文件归为一个记录类型、用日期区分不同版本的特点，这是它区别于其他文档的地方。核电厂的记录是指在核电厂运营期间产生的与建设、生产、经营和管理活动直接相关的记录，这些记录一般来自运行、维修、燃料操作、技术、化学、辐射防护、核安全管理及其他与电站生产运行有关的工作中，也包括经营管理活动中产生的计划、报告、信函、会议纪要、商务合同和财会文件等记录，如运行日志、通讯录、函件、会议纪要等。这些记录记载了公司机组生产和经营管理的实际工作状态和结果，是各项工作的真实反映。

1.3 DM模块的角色

DM模块根据用户业务内容，其角色主要分为文档编制人、文档审批人、文档管理员、技术文件归口人员。文档编制人负责提出文档创建申请，编写文档内容，创建文档审批路径，补充文档对应的电厂、机组、系统、专业、设备及关联文件的信息，并对所编写文档进行培训需求分析。文档审批人主要是文档审批路径中各个层级的审批人员，负责各审批环节的审批工作。文档管理员负责处理经技术文件归口审核后的文档创建申请，根据文档编制人提供的基础信息创建相应的文档条目，文档批准后对其进行生效发布，最后对文档进行分发。技术文件归口人员负责审核技术大纲、技术规程、图册等技术文件创建申请，审核文件属信息，确定技术文件是否需要新增、合并或修改，并对文件版本进行管控。

2 DM模块业务应用

2.1 受控文档业务流程

为确保公司核电机组的安全可靠运行和公司经营管理活动的有效运作，需要采取一定的文档措施和文档流程对文件版本、修改、状态和使用进行特别控制和管理，被控制和管理的文件就是受控文档，主要包括仍有现行效力的上游文件，以及公司范围内仍现行有效、用于工作实施或指导、具有版次的技术与管理文件等。核电厂的生产技术文件大都属于受控文档的范畴，生产技术文件使用前都需要流转规定的审批流程。受控文档业务大致可以划分为文件编写申请、文件条目、版本创建、文件编写、文件审批、文件生效发布5个环节。

2.1.1 文件编写申请

文档编制人根据工作需要在系统中提出文件创建申请，申请中包含该文件所属的核电厂、文档类型、文档子类型、机组、系统码、文档标题、版本、编写人、责任处室、责任班组、计划完成日期、审查周期、备注（新增/修订/作废理由）、存档信息（大修号、核安全相关等）、申请类型（新增、修订/作废）等基础信息，该申请会通过系统自动流转至技术文件归口人员。技术文件归口人员对创建申请进行信息审核，同时对文件新增或升版进行判断，如升版则由技术文件归口人员完成升版操作，如新增则流转至文档管理员，文档管理员接受经过审核的创建申请。以往该环节在核电厂一般是通过邮件或者单独的申请系统来完成，现阶段则将相关用户和操作都纳入到同一个系统整体内，这样使得申请环节更加严谨、更加规范，各个环节权责清晰，同时将文件申请和后续文件编写有机联系在一起。系统内每一份文件都能做到有据可查且查询方便，大大提升了文档工作的效率和质量。

2.1.2 文件条目、版本创建

如果申请的是新增文件，文档管理员根据文件申请提供的信息创建相应的文件条目，然后流转至技术文件归口人员进行版本创建；如果只是升版技术，文件归口人员直接完成相应升版工作。文件版本创建后，文件创建申请的工作结束，技术文件归口人员在系统内关闭相应的申请任务，系统会自动触发消息通知文档编制人进行接下来的编写工作。整个文件创建申请工作到此结束，这样整个工作流程成为一个闭环；同时管理者可以通过系统查询到申请工作开始或结束的时间，便于对工作各环节工作效率进行相应管控。

2.1.3 文件编写

文件编写人员完善相关信息，编写或上传技术文件，根据文件编写管理程序创建审批路径，并根据技术文件的适用范围及要求进行培训需求分析，如需培训则自动通知培训部门安排后续工作。培训需求分析环节打破了文档编写活动仅限文件编写人员、文档管理人员、文档审批人员的局限。后续工作以文件编写作为功能开发点，根据核电厂工作需要进行相应的技术开发，因此文件编写加强了文档工作与核电厂其他工作模块的联系。

2.1.4 文件审批

文件审批环节比较简单，审批人员完成相应的审批工作。如审批流程中的审批人提出修改意见并退回，系统会自动将之前已流转的审批人重新流转，这样的审批逻辑缜密，保证了文件最终符合审批流程中所有审批人的要求。审批路径可以根据工作需要安排人员或工作组，审批方式可以选择串行或并行，审批流程灵活多变，能适应文件编写人员和审批人员的各种需求。

2.1.5 文件生效发布

文件经最终审批人批准后具备有效性，文档人员在系统内进行生效发布工作，并根据文件使用特性进行相应的电子、纸质文件分发；同时培训处室针对文件编写人员之前的培训需求分析安排相应的培训工作，使核电厂用户及时学习有效文件。

2.2 记录业务流程

如上文所述，记录不进行升版和审批、同一类文件归为一个记录类型、用日期区分不同的版本，因此记录的业务流程相比受控文档业务流程比较简单，分为创建记录和增加记录。

一是创建记录。文档编制人员根据工作需要在系统中提出记录创建申请，要求文档人员创建记录条目。文档人员负责分配记录编码和创建条目，并输入相关信息。

二是增加记录。记录条目创建完成后，文档人员通过系统通知文档编制人员创建新记录，输入与记录相关的属性和自定义属性信息，并上传实体文档。

3 EAM系统DM模块应用成效及前景

EAM系统DM模块定位高、覆盖范围广、集成性强。应用EAM系统DM模块可以有效地组织和管理核电厂各个领域和各种类型的文档，能够有效地完成文档索引建立、文档元数据维护、文档升版、文档审查审批、文档生效发布以及分发等工作流程，并对工程变更、库存管理、合同管理、行动跟踪、工作管理、采购工程、购买等进行文档支持，使得文档管理与核电业务工作的关联性更加紧密，并实现了文档信息与核电厂其他业务模块信息的共享和交换，提高了文档的利用率和利用便捷性。此外，EAM原生架构还包含着多电厂管理、群堆管理、统一标准化业务流程管理等理念，随着后续开发，DM模块将不单单为一家核电厂服务，而是将服务延伸到多家核电厂，这将大大推动核电事业发展。