档案数字化扫描质量提升策略

朱 笑

金华市蓝波能源有限公司

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。在档案信息化建设中，按照存量数字化、增量电子化和利用网络化要求，存量档案数字化是基础的环节。档案数字化质量的好坏，直接影响档案信息化建设的成效。在基层单位对存量档案的数字化中，扫描是最常见的手段。

档案数字化是档案信息化建设的重要内容，而扫描是纸质档案数字化中的关键环节，扫描工作的好坏影响着整个数字化工作的质量。近年来，档案扫描质量不过关造成的档案信息缺失、档案原件毁损、档案信息无法实现网络利用等问题较为突出，因此，提升档案数字化扫描质量是一个十分基础，但是又十分迫切的课题。笔者长期从事档案数字化扫描工作，认为提升档案数字化扫描质量，应该从事前、事中和事后3个环节着手，不同阶段采用不同的方法，以起到实效，切实提升扫描质量。

1 扫描前措施

1.1 需要有明确的组织架构和职责分工

档案数字化扫描项目整体工程量有大有小，但无论大小，职能职责需要明确。业主单位成立数字化工作小组，将任务目标分解，责任落实到人，外包单位需要配备项目经理、质量经理、整理组长等，人员配备不一定齐全，但是职责必须清晰，落实到岗、到人。健全的组织是开展档案工作的前提。

1.2 需要认真学习相关规范

业主单位和外包单位在扫描前必须组织数字化人员认真学习《纸质档案数字化技术规范》《电子文件管理规范》等规范性文件，使其熟练掌握标准要求。

1.3 在档案数字化扫描前，以年度为单位，对扫描件与非扫描件进行划分

数字化扫描工作人员要对需要扫描的档案材料进行清点、核对、登记。依照《纸质档案数字化技术规范》的要求，对数字化前的档案进行整理检查。要求进行数字化的档案原件须完整、排序正确，无缺码、缺页、重码，对破损、折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。

2 扫描中措施

2.1 选择合适的设备

档案数字化扫描企业在进行档案扫描时，应该先根据纸张的规格、破损程度来明确所需要使用扫描仪器的规格型号。如果纸张的状况比较好，通常采用高速扫描仪。如果纸张的状况不好而且年代也比较久远，尤其是破损程度非常严重，一般加工公司会采取平板扫描仪。

2.2 注重图像处理的质量

图像处理要以视觉清晰、页面完整为准，对图像质量进行检查，及时纠偏、去污、去黑边。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接，合并为一个完整图像。扫描图像的顺序要与档案原件保持一致，要保留文件编号及文件页码。注意档案幅面的大小并根据纸张质量选择不同扫描速度，扫描后的文件存储格式定义为TIFF格式，分辨率不小于300 DPI。

2.3 控制失误

在扫描时，扫描人员要提高专业水平，从主观上彻底消除失误造成的漏扫、多扫和重扫问题。如在扫描中发现档案纸张存在油性纸、复写纸、铅笔字、字迹模糊、纸张较差及较薄等情况，可在保持档案原貌的前提下进行扫描，并提高分辨率或先垫白纸再进行扫描，尽量反映档案的原貌。扫描过程中，要把档案纸张放置整齐，认真填写档案登记表。

3 扫描后措施

3.1 数据抽检

抽检率不得低于5%，主要检查目录数据库与图像文件挂接是否错误，目录数据库、图像文件有无出现不完整、不清晰、有错误等质量问题。有问题的扫描件，标记为“不合格”。抽检合格率达到100%的，予以验收“通过”；达不到100%的，此批次全部返工。

3.2 数据挂接及校验

通过ADPS生成挂接数据，档案数字化后通过网络及时汇总到数据服务器端，运行服务器上的挂接软件进行操作，将每一份纸质档案扫描的图像存储到相应的文件夹，对数据（包括目录数据库、图形文件）以及数据挂接进行总的抽检。

3.3 验收登记

验收过程需要遵循相关标准才能进行，主要内容包括目录录入的准确率、图像质量处理、图像挂接准确率、档案实体的完整性、移交数据的完整性等，按照这些内容与标准进行验收。验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。认真填写纸质档案数字化验收登记表。

数字化为档案管理带来极大的便利，但在实际数字化建设工作中，受大量数据和复杂数据库之间相互联系、彼此影响等因素的制约导致文件资料不完整、不准确地存档归档，工作人员素质低造成录入时出现错误等问题，都会制约档案数字化建设。因此，管理者、信息技术人员和档案专业人员都应该引起足够重视，通过不断的努力在实践中探索思考，坚持创新，才能够实现档案数字化建设全面、安全发展，最终实现档案管理可持续发展。