中小学校文书类电子档案单套管理探析

郑赛超

萧山区金惠初级中学

我们正处于科技迅速发展的时代，信息技术、大数据、互联网、智能化、数字化已经渗透到每个行业。当我们习惯于电脑公办，习惯于在线流转公文，随之产生的不再是传统的纸质档案而是电子档案。面对原生态的电子档案，我们还需要按照现行的双套管理办法（将电子档案打印成纸质档案，或者制作成缩微胶卷备份，并分别归档，形成两种介质保存同一内容的档案）进行处理吗。显然，双套管理工作效率低，管理成本高，易造成资源浪费，也有悖于无纸化办公的推行和“数字浙江”的建设。

1 实施电子档案单套管理的背景分析

1.1 电子档案单套管理的定义

电子档案单套管理，指仅以电子形式归档和管理电子档案的方式。它是相对于同时使用传统载体和电子形式进行双套归档、管理的方式来说的。

1.2 电子档案单套管理的现状

（1）制度支撑。《中共浙江省委办公厅浙江省人民政府办公厅印发〈关于新时代全面推进档案工作数字化转型的意见〉的通知》（浙委办发〔2020〕52号）中提出要全面推行党政机关电子文件单套归档和电子档案单套管理，实现电子文件应归尽归，电子档案安全保管、规范管理。2021年1月1日起施行的新《档案法》第三十七规定，电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。这为电子档案单套管理提供了原则要求和法律支撑。

（2）实践基础。电子文件具有可复制、易篡改和依赖设备系统读取等特性，在电子档案管理初期由于技术不成熟，只能实行双套管理，随着办公自动化系统、业务系统普遍应用，电子档案管理研究和实践不断深入，电子档案单套管理的技术条件已经成熟。2016年11月，上海自贸试验区全面推广实施电子档案“单套制”管理；截至2020年4月，据国家档案局公布，已有23家企业通过了电子文件归档和电子档案管理试点验收。浙江建立了“一键归档、单套保存、一站查询”行政审批电子文件归档管理模式。

1.3 电子档案单套管理的必要性及面临的问题

（1）减少归档工作量，避免重复劳动。电子档案单套管理不需要将电子档案打印成纸质档案或者制作成缩微胶卷进行备份保存，那么与之相关的收集、分类、整理、编目、编检、装盒、排架、统计、鉴定等工作都不需要进行，提高了档案工作效率，同时也降低了经济成本，减少了纸张的浪费。但是档案业务兼信息技术人才的培养和安全保障技术的应用是需要我们解决的问题。

（2）降低制作和保管成本。纸质档案保管占用空间大，需要建设大量库房，配套相应设施，而电子存储介质体积小，存储容量大，降低了档案保管成本，减少基建、设备等财政支出。但是如何实现电子档案长期保存是需要我们解决的问题。

（3）提高档案的利用效率。单套管理保存了原生态的电子档案，为数字档案馆（室）的建立打下良好的资源基础，也能提高档案查准率和查全率。但是如何实现原生态的电子档案生命周期的全过程管理是需要我们解决的问题。

多年来，浙江档案人以习近平同志的“三个走向”重要论述为遵循，推动浙江档案工作沿着法治化、规范化和现代化道路不断前进，浙江档案工作实践，走在全国前列。而如今正是传统档案管理模式向电子档案管理模式的转型期，浙江省中小学校的档案室有着一支规模庞大的档案基础工作队伍，是档案工作数字化转型的组成部分。

2 中小学校文书类电子档案实行单套管理的基本条件

2.1 学校档案基础业务工作扎实

电子档案单套管理是在原有的传统档案管理模式上破旧立新，进而形成一种新的档案管理模式，“旧”是“新”的基础，“新”是“旧”的提升，所以学校要积极创造条件，为单套管理的实施奠定基础。具体来说，学校要制定完善的档案管理制度，重视档案的宣传，使全体教师具有较强的档案意识，档案管理人员要有过硬的档案业务技术能力和较高的信息技术素养。可以通过创建档案管理目标认定单位和数字化档案室来夯实档案基础业务工作，为电子档案单套管理提供保障。

2.2 业务运行数字化已经成为主流

学校在党群管理、行政管理、教学管理以及学生的学籍管理等工作中采用了无纸化办公模式，并且在线上实现电子资料的流转，不再有纸质资料的产生。在这种环境下如果把档案全部纸质化实行双套管理是人力、物力、财力的极大浪费，而电子档案单套管理更适合这种无纸化办公环境，是一个必然选择。

2.3 有较好的信息管理人才积累与技术保障

随着科学技术的发展和政府对教育投入的增加，学校办公信息化水平显著提升。计算机硬件设备、外部存储设备、数字化设备等功能和性能不断提高，教学管理辅助系统、课堂录播系统、数字化办公系统、电子档案管理系统等信息化系统不断更新，在电子文件流转、备份、格式转换和存储利用等方面能满足电子档案单套管理的信息化需求。

3 中小学校文书类电子档案实行单套管理的措施

3.1 制定电子档案单套管理配套制度

（1）建立制度保障。配套制度建设是实行电子档案单套管理的前提，学校应成立电子档案单套管理工作领导小组，明确各处室职责分工，深入学习《档案法》精神，以《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）为指导，以《政务服务事项电子文件归档规范》（DA/T 85—2019）为参考，结合本单位实际，在上级档案主管部门指导下制定完备的管理制度和工作规范。

（2）管理制度参考：《学校电子档案单套管理基本制度》《学校电子文件分类方案、归档范围与保管期限制度》《学校电子文件整理与归档制度》《学校电子档案鉴定、利用、统计与移交、安全管理制度》《学校电子档案管理培训制度》等。

（3）工作规范参考：《学校电子档案管理系统接口规范》《学校电子档案元数据方案》《学校电子档案存储和备份规范》《学校电子档案管理应急处置方案》《学校电子文件形成格式规范》等。

3.2 实现电子档案管理系统与数字化办公系统的对接

（1）建立预归档数据库。电子档案单套管理模式改变了传统的文件收集、整理和归档方式，是数字化办公条件下的电子文件在线归档和电子档案管理系统应用的创新。要实现这一创新，首先需要确保电子档案管理系统与数字化办公系统的对接，在两个系统之间建立一个预归档数据库，学校电子档案形成的各部门责任人有权限通过数字化办公系统的预归档模块将需要归档的电子文件存入预归档数据库，学校档案管理人员可通过电子档案管理系统的预归档模块对已完成预归档的电子文件进行分类、鉴定、归档等管理。

（2）实现电子文件全过程管理。从学校电子文件起草、传输直至归档完毕，整个过程都在线上完成，实现电子档案生命周期的全过程管理。变电子文件的分散管理为集中管理，变按年度归档为随办随归，从源头上保证学校电子档案的完整、准确和系统。

3.3 配备安全、有效的技术保障

电子文件的易更改性决定了在电子档案的形成、处理、归档、保存、传递、利用等诸多环节中，必须有安全、有效的技术来保障。在电子档案单套管理模式下，电子档案成了唯一，这种技术保障显得尤为重要。技术保障要紧紧围绕“确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性”的要求实施。可以应用学校电子公章、学校法人数字签名、元数据采集、权限管理、日志管理等技术手段保证学校电子档案管理的可控性、可追溯性和可靠性。

3.4 培养能适应单套管理要求的档案管理人员

电子档案单套管理模式对学校档案管理人员的信息素养提出了更高的要求。

（1）对档案管理人员来说，首先要主动转变观念，积极应对新生事物，逐渐适应新型的电子档案管理模式，其次要积极学习电子档案管理制度与规范，参与学校电子档案单套管理配套制度的制定，最后要掌握电子档案管理系统的操作技能，可以熟练、完整地完成学校电子档案单套管理工作。

（2）对学校来说，要支持档案管理人员参加专业培训，并建立考核制度激发档案管理人员的工作积极性，推动档案管理专业技术人才的培养工作。

3.5 实行电子档案长期保存措施

（1）在线存储。在学校电子档案管理系统中实现电子档案及其元数据的安全存储，这是一种在线存储。学校要与维护电子档案管理系统的公司签订数据安全及保密协议。

（2）离线备份。学校档案室要对电子档案进行离线备份。采用一次写入的光盘或者硬盘作为存储介质，至少制作2套，一套由学校封存保管，一套移交所在区国家综合档案馆保存。如果有条件，也可以进行异地备份保管。

（3）妥善保管。学校档案管理人员应对保存在学校档案库房的离线存储介质进行规范管理，并按有关要求妥善保管。包括：禁止在光盘表面粘贴标签；装盒竖立存放或平放，避免挤压；远离强磁场，并与有害气体隔离；注重保管环境的温湿度控制；等等。

现如今教育系统大力推进智慧教育、现代化学校的建设，学校作为先进科学技术的研究与应用基地，在档案管理变革这条路上也应该走在前头，现阶段重点是在条件成熟的学校开展电子档案单套管理的试点工作，再形成上级档案主管部门和教育主管部门的顶层设计，指导各学校向电子档案单套管理转型。