教育资助档案的管理与利用——以浙江省临安中学为例

任世敏

浙江省临安中学

教育资助档案是学校开展教育资助工作形成的具有归档保存价值的各种文件材料。随着普通高中教育资助工作的不断深入和持续发展，教育资助档案已经变成学校档案库藏极为重要的一块，它们真实记录了学校开展教育资助工作的背景、发展和现状。做好教育资助档案的收集、整理和利用面临许多新挑战。

1 教育资助文件材料的形成与收集

1.1 教育资助文件材料的来源

教育资助文件材料主要来源有：一是上级下发的关于教育资助的规定、意见、政策和实施办法等。二是学校开展教育资助工作各阶段形成的教育资助材料，包括教育资助工作年度计划、工作机制、宣传资料、走访摸底统计材料、申报审核材料、建档建卡发放资助经费材料、回访督查、年度资助工作总结等等。三是除了国家教育资助之外，社会爱心企业及个人对我校贫困生的各种公开及匿名的教育基金、教育资助所形成的一些档案资料。这些档案材料既有纸质的，也有电子稿，还有照片、录像、牌匾等实物档案。

1.2 规范化收集教育资助档案

要做好教育资助档案的管理工作，首先就要及时全面地收集到上述各类原始资料，包括相应的电子稿件。教育资助事关多个部门和个人，档案员在每学期教育资助工作启动之前就要有收集意识，及时跟相关的人员做好归档的宣传及具体指导培训工作，包括档案材料的质量、前期的一些简单整理等。移交材料时必须当面交接、仔细清点、列好清单，确保交接顺利、应收尽收、应归尽归。

2 教育资助档案的整理

2.1 分类清晰，排列有序

每学期教育资助材料全部收集后，按照国家资助、社会资助、个人资助分门别类整理存放。其中个人资助比例较小，有些还会匿名进行，不做多述。国家资助和社会资助一般我们会按照事件发展的时间顺序进行材料排序，一般是走访摸底、广泛宣传、申报审核、确认公示、签领发放、回访督查等步骤。

2.2 按卷整理，规范装订

首先对每卷材料去除金属物，编好页码打印好封面、卷内目录、卷内备考表，全文扫描好后按三孔一线装订（也可不装订便于后续利用），放入档案盒内。

2.3 录入系统，全文挂接

教育资助档案比较独特，可以在学校档案管理软件系统中建立一项特色档案，按照时间顺延编制案卷号。

3 教育资助档案的利用

3.1 梳理信息，精准扶贫

教育资助有利于学校统计学生的一些基本信息，尤其是贫困学子的家庭情况，学校可以有针对性地施以援手，多加关爱，减少他们的后顾之忧，让他们不至于因贫失学。

3.2 研究数据，做好编研

教育资助是国家开展教育扶贫的一大特色，是学校教育教学的重要一环。本人梳理历年我校教育资助的数据，有以下规律：

（1）从无到有。我校的教育资助始于2004年，16年来，流程合理，操作规范，档案齐全，为数千人提供了资助，这也是我国取得脱贫攻坚战全面胜利的一个侧面印证。

（2）从有到多。教育资助的渠道越来越多：目前我校集体层面的有国家助学金、免学费教育、校内助学金、爱心企业捐赠；另外也有个人爱心助学，公开、匿名的都有。教育资助的力度也越来越大：一方面受助生增多，另一方面人均受惠额度增大。不过近年来资助生数有很大的下降，这得益于我国全面脱贫的胜利。

（3）资助方式从单一到丰富。教育资助的形式不再局限于资金等物质的资助，还有师资、教育资源等多种形式资助。

（4）从多到精。我校的教育资助随着受助家庭的经济不断好转，每年的资助方案、方式也在不断调整，教育扶贫要精准施策、精准落实。现在及今后教育资助的目标不仅是解决贫困生温饱、求学层面的问题，更需要提高到活得更好、学得更佳的层面。

3.3 助力宣传，感恩回馈

教育资助是不求回报的慈善行为。但是，为了让受助学生知恩、感恩、酬恩，增强他们爱家、爱校、爱国的情感，学校在一些媒体平台上会适当宣传教育资助的个例。

我校1961届校友、万马集团董事长张德生向我校教育发展基金注资300万元成立了万马基金会。“临安旅港同乡会”捐赠100万港币。1989届校友、重庆博腾制药科技股份有限公司董事长居年丰捐赠50万人民币。2018年3月，江苏银行临安支行资助临安中学困难生50名，每名2000元，共计10万元。2020年12月25日，我校1998级校友何琦冰在我校读书时期家境贫困，但受到学校及社会多方关爱，如今事业有成的他感恩于当年所受恩惠，向母校捐赠200万元成立安笑助学基金，助力寒门学子求学路。此外，还有杭州宏立机械制造有限公司、乐清商会等爱心企业和人士陆续前来助学。这些宝贵的教育资助档案就应该大力宣传，让爱心循环，惠及更多的人。

3.4 记录历史，有账可查

教育资助是国家、爱心企业、慈善个人、教育局、学校和学生等多方参与的系统工程，其中所涉款项数目巨大。教育资助档案真实记录了我校开展此项工作的始末，便于后期上级部门的监管和督查。

在教育资助档案的利用过程中，笔者觉得有一点需要特别注意，因为教育资助档案可能涉及贫困生的家庭隐私，所以教育资助档案的利用非工作必要，应尽量限制此块档案的借阅及复印，以免泄露。

教育资助档案是时代和学校发展留下的特色财富，所有的帮扶总是暂时的，所有的资助总是要结束的。从社会经济的发展和我校教育资助的历程来看教育资助的远景发展可能会转化为教育励学，今后教育资助的档案也会越来越少，最终不再需要教育资助。