基层医院疫情防控档案的收集和利用的探索与实践

徐尤佳

杭州市中医院

新冠肺炎疫情是新中国成立以来在我国发生的传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件。疫情发生以来，国家档案局和浙江省档案局先后发出关于做好新型冠状病毒疫情防控期间档案工作的通知，要求档案部门要积极参与疫情防控工作，做好疫情防控期间档案工作，充分发挥档案资政作用。身处抗疫一线的医院档案部门，面对疫情防控和档案工作两项任务，如何统筹做好疫情防控期间档案工作值得思考。

2020年2月7日，国家档案局发布《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，通知要求做到疫情防控档案应收尽收、应归尽归，截至2020年3月6日，全国已有10余省（市）陆续印发关于新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知。可见，国家及地方档案行政管理部门对本次疫情档案收集工作的高度重视，做好医院疫情防控档案收集工作显得极为重要。我院是一家基层三甲医院，在做好疫情防控的过程中，积极探索疫情防控档案的管理，取得了一定的成效。

1 迅速反应，建立疫情防控档案管理机制

医院一手抓疫情防控，一手抓疫情防控档案工作，深入学习贯彻习近平总书记重要指示精神和党中央、国务院决策部署，领会精神实质，统一思想认识，牢记初心使命，把疫情防控工作作为档案部门当前最重要的工作来抓。医院党委高度重视疫情期间的档案工作，迅速成立了以医院党委书记为组长的新冠肺炎疫情防控档案工作领导小组，并成立了由综合档案室专职档案员、职能处室兼职档案员、援助湖北医疗队临时党支部宣传委员以及发热门诊、隔离病区、核酸检测实验室、中药研发制剂室相关人员组成的疫情防控档案收集工作团队，为疫情防控档案管理提供了重要的组织保障。

医院要求各部门兼职档案员要切实担负起收集疫情防控档案职责，综合档案室专职档案人员全程参与并协助各科室进行相关文件材料的收集、整理和移交工作。成立援助湖北疫情防控第一线档案素材收集微信工作群，由援助湖北医疗队指定专员负责每日医疗队工作情况记录和影像资料拍摄，宣传工作小组同步收集新闻媒体、自媒体、社交媒体在采访、直播过程中形成的纪实性资料和宣传报道材料，及时上传至相关工作网盘，这些措施为疫情防控档案资料收集齐全完整提供了保证。

2 应收尽收，制定抗击新冠肺炎疫情防控档案归档范围

医院新冠肺炎疫情防控档案是指医院在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、音频、视频、电子等不同形式的历史记录。简而言之，医院开展新冠肺炎防治工作的所有环节、详细记录疫情防控的过程就是整个医院新冠肺炎疫情防控档案。

档案部门制定适合收集归档的《杭州市中医院抗击新冠肺炎疫情防控档案归档范围》，把主要归档范围概括为文书档案、科研档案、声像档案和实物档案4大类。具体为：

（1）上级部门下发的关于疫情防控工作的指示、通知、通告、批示、批复、通报、电函等督导性疫情防控相关文件。

（2）院党委、行政成立疫情防控工作机构，安排任务分工的文件、动员职工积极参与的倡议书、捐款资料等。

（3）医院发布的重要决定、工作部署、规定、通知、通报等。

（4）医院医疗救治总体方案、防治措施、防治方法、防治方案、处方、诊断标准、防治指南、技术预案、心理疏导、培训活动等材料；疫情防控工作会议记录、会议纪要等；医院应对疫情防控督查督办的相关文件材料。

（5）全院医务人员在疫情防控中所形成的各种记录、照片、音频、视频等档案资料；反映医务人员参与抗击疫情，特别是支援湖北、支援各地市医院形成的有关材料（包括一线工作者照片、影像资料、抗疫心得体会、手记日记、请战书、入党申请书、书信、签名、队旗、队服、标语、机票等实物）；疫情防控中做出突出贡献的先进典型资料和事迹材料。

（6）疫情期间社会爱心人士、机关团体、慈善组织为医院捐赠的物资等的印证材料（比如：捐赠物品的外包装、发货单，医院出具的捐赠证明，等等）。

（7）反映医院科研团队或个人在疫情防控中的科研立项、研究成果、专利发明、论文著述等。

（8）反映与疫情防控相关的文学创作、文艺作品、影视作品等。

（9）各级新闻媒体、自媒体、社交媒体在直播、采访过程中形成的纪实材料和新闻报道作品等。

（10）口述档案。

（11）医院疫情防控中形成的其他重要资料。

3 多种方式，确保疫情防控档案收集迅速便利

疫情期间，档案人员开展工作十分不方便，本医院档案工作紧紧围绕新型冠状病毒肺炎疫情防控档案工作要求开展。根据疫情防护要求，线上线下相结合成为收集档案的重要工作方式之一。疫情期间，实物材料收集存在病毒传播的可能，医院很多的工作都是通过企业微信、视频会议、工作QQ群等线上沟通软件完成，在收集疫情防控档案时，各种疫情情况统计表格、数码照片、录音、录像、数据库，以及在网页、微信等新型媒体发布的各种电子文件和其他能够记录、证明疫情防控过程的线上材料，都纳入档案中。收集电子档案的同时，线下完成的实物材料同步收集，做到应收尽收、应管尽管。

4 面向需求，努力开展疫情防控档案编研和利用

医院疫情防控档案工作应在快速完整收集归档的基础上，面向医院及社会需求，迅速开展档案编研，为常态化疫情防控提供参考，为弘扬抗疫精神提供精品资料，为广泛利用提供便捷。为此，我院进行了有益尝试。

2020年10月我院向杭州市档案馆提供了有关援鄂队员朱佳清和梅建鹏等人的相关日记、照片、请愿书、以及抗疫中药处方等文书和实物档案20件。参与编研浙江省卫健委、杭州市卫健委共同举办的《浙里山河》援鄂抗疫事迹展和丛书，全面记录了我院医护人员在抗击新冠肺炎疫情斗争中义无反顾、冲锋陷阵、无私奉献的医者仁心。

这些初步编研成果，集中展示了疫情防控档案收集的精华，不仅便于疫情防控档案的保存，更有益于“百年医院”文化的传承，充分彰显了广大医务人员敬佑生命、救死扶伤、甘于奉献、大爱无疆的职业精神，展现了新时代白衣天使的光辉形象。