对公司档案管理工作的几点思考——以舟山检验认证有限公司为例

张 萍

舟山检验认证有限公司

舟山检验认证有限公司以口岸进出口商品检验鉴定为主导业务，同时从事检测、认证、商务服务等业务。公司的档案主要有党群档案、行政档案、业务档案、会计档案、声像档案等。因为第三方检验鉴定工作的特殊性，公司的档案管理工作，在档案内容的完整性、真实性，档案保存的科学性、安全性方面有着更高的要求。但公司档案管理现状还是比较滞后的，还需要各部门的长期努力。

1 当前公司档案管理工作中存在的主要问题

1.1 管理制度不健全

公司下设9个部门，其中业务部门5个、综合部门4个。因各部门职能不同，公司对行政档案、业务档案、会计档案没有建立统一的管理制度，没有实行集中统一管理，导致档案管理人员在收集整理档案过程中存在收集标准不一、不完整、不规范等问题。在实际档案管理工作中，各类档案因没有统一的管理制度，各自归档，各自存放，导致利用效率不高。

1.2 管理人员业务素养不高

因为公司档案管理人员都是身兼数职，日常工作中，档案管理也不是其重点工作，加之学习档案业务的时间和机会不多，没有接受过系统的档案业务培训，未能系统地掌握档案专业知识和相关技能，档案业务不熟，导致档案的收集、整理、归档等工作部门无法正常交接，不利于工作开展。

1.3 基础设施不够良好

公司现阶段办公硬件没有集中放置档案的足够空间。行政档案、会计档案的存放是做到了按“八防措施”的要求集中管理。但对业务档案，因业务部门比较分散，有的驻扎在小岛，将业务档案运输至本部不方便，而且每年业务档案产生的量大，所以都是各部门找个分隔的办公室存放，然后按产生的年份进行分类管理，所以查找工作量比较庞大。

2 充分认识做好公司档案管理工作的重要性

公司档案是公司生产经营活动中形成的历史记录，是公司资产的重要组成部分，是公司开展各项工作的重要依据和必要参考。

作为各项工作活动的真实记录和历史见证，公司档案和公司经营管理的关系日益密切，主要体现在：

（1）可以通过查看往年的业务档案来对比了解几年来国家方针政策对业务的相关调控，为当年的经营管理和营收指标的确定指出明确的方向。

（2）可以利用档案全面详细地了解公司内部运营的具体状况，即为领导经营决策提供强大的信息基础，也为各个部门彼此间进行沟通和协作提供凭证，为公司的发展和各项业务活动的高效开展提供有效的支持。

（3）可以通过档案的追溯性来总结经营中所发现的问题，改善提升公司治理。比如，有一次公司与客户发生贸易纠纷，因一线检验鉴定工作现场具有不可追溯性，现场实际情况基本无法还原，此时业务原始记录档案往往成为唯一的现场证据。调阅核查原始记录，还原检验现场，可为贸易纠纷提供第一手的判定依据。

公司档案不仅仅是企业自我治理的工具，也是企业经营和可持续发展的重要战略工具。公司档案工作是公司各项工作的重要组成部分，是一项基础性、支撑性工作。

3 改进公司档案管理现状的几点设想

3.1 加强组织领导

公司要依法履行档案工作的主体责任，加强对档案工作的领导，将档案工作提上议事日程，定期研究解决档案工作中的重要问题，加大对档案工作的投入，为档案工作的开展创造良好的环境和条件。

3.2 健全管理制度

公司档案管理部门要充分结合现阶段档案管理的实际情况，建立统一的档案管理制度，实行档案集中统一管理，指导各部门档案人员开展高效工作。健全监督机制，不定时开展各部门之间的档案检查，及时发现档案工作中存在的问题和不足，进行优化和调整，从而达到较好的管理效果。

3.3 提升人员素质

加强对各部门兼职档案人员的业务培训，使其增强档案服务意识，提升业务素质，充分发挥主观能动性，积极开发利用档案信息资源，为公司经营发展服务。