民营石化企业项目档案管理存在的问题和改进对策

刘 洋

宁波中金石化有限公司

在全面深化改革的大背景下，国家支持民营企业进入石油化工领域的政策措施密集出台，民营企业在石油化工领域的占比也不断提高。石化行业因有其自身的特殊性质，对项目档案管理的要求较高，然而民营石化企业因其规模程度、管理能力等限制，对项目档案的管理往往还未达到规范化、制度化和体系化要求，亟须采取针对性措施，提升项目档案管理水平，为企业安全健康发展提供保障。

1 民营石化企业项目档案管理存在的问题

1.1 项目法人对项目档案管理重视程度不够

民营石化企业投入大量的资金进行项目建设，项目法人的目标是早投产早收益，往往重建设进度，轻资料管理，部分企业未制定项目档案管理制度和项目文件管理流程，也未制定控制项目档案质量的有效措施，以致项目档案管理无章可循、无据可依。

1.2 项目档案人员专业管理经验能力不足

民营石化企业的档案管理人员多数只有行政档案管理经验而没有石化项目档案管理经验，工作上往往只凭借行政档案管理经验和要求，对石化项目档案进行收集和管理，致使项目档案出现缺失、重复、不规范、不完整等问题。

1.3 监理单位的监管、审核职责没有落实到位

监理单位现场监理工程师虽有工程建设方面的专业技术，但对项目现场资料的签证工作审核把关不严，对项目档案形成过程中的问题未能及时发现和指出，导致项目档案在后期出现质量问题。

1.4 施工单位文件归档机制还不够规范

施工单位没有专职档案管理人员，兼职人员不稳定，变动调换频繁，对项目档案情况不了解、不熟悉；同时在项目建设过程中疏于对文件进行分类管理，造成后期整理难度加大；有的施工单位为完成文件归档任务还存在造假行为，给项目后续检修、技改埋下了隐患。

2 改进民营石化企业项目档案管理的对策措施

2.1 提高对项目档案管理的重视程度

思想上重视了，工作上才能推动落实。民营石化企业负责人、项目法人要进一步提升对项目档案管理的重视程度，在强化项目建设安全质量管理的同时，强化项目档案管理，从设施配置、人员配备、制度建设、监督检查等方面加强投入和支持，还要为项目档案管理人员的业务培训、知识更新和履行职能提供必要的保障，以切实提升其项目档案管理专业化能力水平。

2.2 建立有效的项目档案管理机制

石化项目一般规模大，工期长，涉及单位众多，形成的材料繁杂。建设单位应在项目前期准备阶段，便落实项目档案管理部门及档案人员，建立项目档案管理网络，制定项目档案管理各项制度，明确项目文件在编制、发布、审批、更改、分发控制、收集、整理和归档等各个阶段的要求，使每一项管理职责落实到相关责任人，推动项目文件的形成、积累、收集、整理和归档制度化、规范化。

2.3 加强项目合同管理控制

建设单位应将项目文件的形成、归档和移交等方面的要求纳入项目合同条款及合同验收当中，明确项目文件的类别、范围、介质、数量、归档要求以及应遵循的程序、格式、内容等，强化源头管控，促进相关管理要求执行落地。建设单位项目档案管理部门应介入合同相关条款的拟订、审查，在合同验收时要依据相关条款逐一核实档案完成情况，及时发现问题，督促整改落实。

2.4 规范项目文件日常管理程序

对企业内部项目文件的接收和分发实行归口管理，并对参建单位进行交底，理顺管理流程，统一管理标准。项目档案管理人员应根据项目建设进度，编制项目档案归档计划及跟踪管理相关要求，及时介入参建单位项目档案工作的业务指导，督促其及时收集、整理和归档，做到项目建设与项目档案管理同步进行。

2.5 强化项目档案质量监督检查

建设单位质监部门应加强对参建单位项目档案过程管控的监督检查，不定期进行抽查，验证项目档案管理制度的建立及实施的有效性，确保文件控制和记录管理有效。同时，还要加强对监理单位相关人员的业务指导和日常沟通，提升其现场签证、监理审核水平，促进其真正发挥好监理作用。

3 结语

石化项目档案管理是一项重要程度高、专业性强，直接影响项目后续检维修、改扩建的关键性工作。民营石化企业要进一步提升对项目档案管理的重视程度，从建立有效机制、加强合同管理控制、规范日常管理、强化质量监督检查等方面入手，不断提升项目档案管理水平，为民营石化企业高质量发展保驾护航。