建筑工程竣工材料归档存在的问题与对策

吴亚玲

杭州良渚新城城建投资有限公司

一项建筑工程竣工后，建筑承包单位是否拥有完备且合规的竣工材料十分重要，其中包括各类合同、监理资料、工程质量评估报告、竣工图和施工管理资料等一系列从建筑工程筹备初期到工程竣工的重要资料文件，这些资料文件能够清晰地反映一项建筑工程从始至终的行动轨迹和行为方案。如果在竣工材料归档时出现问题或纰漏，导致重要资料丢失，就会对后续的工程竣工验收程序产生影响，例如，延缓工程验收进度或中断工程竣工进程等。

1 建筑工程竣工材料归档过程中存在的问题

1.1 缺乏专业的材料管理人员

在建筑工程筹备前期，建筑团队对建筑工程或其他相关技术人才的专业素质要求更高，从而忽视了工程材料管理和归档的重要性。在选择资料管理人员时，建筑团队往往让其他专业领域的人来“兼职”管理材料，材料管理人员对工程材料的归档方式没有系统性的认识，这就导致在收集和管理文件的过程中出现信息填写不规范或材料缺乏完整性的问题。同时，未接受过专业培训的材料管理人员缺少工程材料管理意识，在规范和管理材料时不够重视，最终就有可能导致在工程项目竣工前因材料归档出现问题而拖延工程竣工进度。

1.2 捏造虚假材料信息

一项建筑工程不仅耗时久，而且所包含的项目环节和操作细节繁多，这就使它具备了长期性和复杂性。建筑工程建设过程中所需的工程材料更加复杂和多样，类目繁多且难于管理。有时，工程建设单位忙于其他项目而忽视了项目材料信息的实时记录，就在项目结束后捏造虚假材料信息，随意填写相关信息，上报虚假数据。这就导致项目实施过程中所记录的信息与验收结果不符，使项目验收出现问题，最终导致竣工审查不能继续进行，延误工程竣工期限。

1.3 延期移交工程竣工档案

在建筑工程收尾阶段，相关建筑工程专业人员已经相继撤离，留下继续工作的人要负责的收尾工作也非常复杂，他们同时还要接手竣工材料的归档工作。在这个阶段，接手材料归档的工作人员往往会忽视材料归档的重要性，继而引发材料档案滞留太久或接手人员不熟悉档案归档方式所造成的材料寻找不到、材料寻找不及时、材料缺失和材料信息错误等一系列问题。这不仅会影响工程交付和审查的进程，还会影响到建筑工程相关单位的工作效率和信誉。

2 工程竣工材料归档的管理对策

2.1 树立正确的材料整理归档意识

建筑工程竣工材料的完整性关乎整个工程的竣工进展和结果，是十分关键的一项工作。在项目工程开工前，首先就要在思想上重视这项工作，树立正确的材料整理归档意识，再将思想和工作行动结合起来，这样才能更好地做好材料归档工作。在前期准备工作上，工作人员要充分了解和掌握项目进行过程中所需要的相关文书资料，了解建筑行业内材料归档和存放的规则。对自身的工作内容进行充分了解后，要对未来的工作内容做一个整体的规划，按照规划时间有条不紊地进行材料整理和归档，这样才能将材料管理工作做得有规则、有条理。

2.2 建立健全的材料归档机制

第一，在人员配备上要做到合理分配，确保每项工作分工明确。例如，一人负责项目的实时监测记录，一人负责资料的确认和收集工作，两个人可以互相监督做好其本职工作，以达到工作效率的最大化。

第二，要制定科学有效的材料归档管理标准和相关工作人员管理标准，确保工作人员在工作过程中符合管理标准，并且能够将资料按照规范来进行收集归档。在监管过程中，材料管理人员既要做到自我监管，也要做到对他人的监管。

第三，在资料收集初期就要做好材料归档汇总表，每收集一份资料就记录一次，还要配备两名工作人员每周对照汇总表和已完成的材料文件进行专门审查，最后按照规定归档并妥善保管封存。

第四，要制定工作的奖罚措施，让员工在工作中能更加专注认真，持续保持工作热情。

2.3 培养具备专业素质的材料归档人员

首先，在人员选拔时就要考虑其是否具备文件归档的专业素养，是否对建筑工程材料有全面的认识，是否有文件归档的相关经历。同时，还要了解清楚行业内部的相关法律规定，确保文件在填报、收集、整理和归档过程中合规合法。

其次，对材料管理工作负责人进行专业系统的培训，一方面是为了提高材料归档工作人员的专业性和工作质量，另一方面是为了让其在工作过程中严格执行规范标准，增强材料格式的规范性以及材料的专业性。

最后，要鼓励工作人员合理地借助信息化设备来推进材料管理和归档工作。信息化的材料管理，不仅能节省工作时间和精力，还能提高工作效率，加强材料归档的有效性。

建筑工程的材料归档工作种类繁多且复杂，在工作中难免会出现一些问题。为了应对和解决材料归档中可能会出现的问题，本文从3个方面提出管理建议。

第一是意识层面，要树立正确的材料归档意识，清楚地认识到材料归档工作对整个建筑工程的重要性。在正确意识的带动下，后续的工作能做得更加完善。

第二是运行机制方面，工程负责方要制定科学有效的资料归档管理准则，做好工作人员的合理分配，制定严格的文件审查方案以及合理的奖惩措施。

第三是人员方面，不仅要选拔优秀的高素质人才，还要定时进行培训。要有对工程材料归档现存问题的合理认识，通过科学的解决方案，有效提升材料归档工作的效率。