档案馆征集重点档案工作方法的探索与实践

叶青青

绍兴市上虞区档案馆

档案资源建设关系到档案事业的固本强基和可持续发展。近年来，国家各级综合档案馆积极推进档案资源体系建设，档案征集工作从内容到形式都有较大突破。但还有不少有利用价值的档案散存于社会。切实推进档案征集工作，特别是重点档案的征集工作，从而更好地挖掘和抢救珍贵档案资源，保护好人类共同的文化遗产，可以说功在当代、利在千秋。笔者结合绍兴市上虞区档案馆近几年来征集重点档案的工作方法及产生的良好效果，谈一些想法和体会。

1 提高认识，明确档案征集范围

馆藏重点档案是馆藏档案中的珍品和精品，是档案馆的金字招牌。丰富的馆藏重点档案是档案馆实力和社会地位的象征，更是扩大档案馆的社会影响力，使档案馆更好地为当地社会经济发展服务的重要资源保证。国家各级档案馆都应有几件镇馆之宝，如绍兴市上虞区档案馆就馆藏了不少珍贵档案，其中包括“镇馆之宝”——《共产党宣言》首个中文全译本、《康熙二十三年皇帝诏书》等。

为了完整保存展示各条战线取得的光辉业绩、对外开放交往成果、名贤名人风貌和历史文化等档案资料，进一步丰富馆藏档案资源，推进地方爱国主义基础教育工程，促进档案资源的有效整合和高效利用，创新征集工作方法，积极推进重点档案资源的征集工作势在必行、意义重大。

重点档案征集的范围主要包括以下4个方面：

（1）获得省厅（局）级及以上表彰、奖励、命名的奖旗、奖牌、奖杯、证书和国内外友好县（区）、港澳台同胞、海外侨胞等赠送的纪念牌、纪念杯、纪念册、纪念品等。

（2）名贤名人的照片、画像、书画作品、著作及研究成果；革命烈士生平事迹、书信、照片等遗物及革命烈士墓志碑文。

（3）有关民情风俗、民歌民谣、民间传说、民间工艺、奇闻轶事、典故掌故等的史料。本地区地方志、专业志和反映当地历史面貌的老报刊书籍、家谱族谱及“文革”期间各种小报、传单、照片、像章等史料原件。

（4）地方人士撰写和主编并正式出版发行的书籍及原稿，著名地方人士的字画、论著、日记、书信等。

2 加强宣传，提高社会档案意识

重点档案是地方特色档案资源中的精品和珍品，其内涵丰富、载体多样、数量偏少，它珍藏在社会的各个阶层，不但档案部门在全力征集，社会其他部门和机构（如图书馆、各类名人馆等）也都在征集，给征集工作带来了很大的难度。因此，档案馆要建设一个特色鲜明、精品突出、内容丰富、社会认同的富有地方特色的重点档案资源体系，必须加大征集工作宣传力度，全方位地开展宣传工作，提高全社会的档案意识，在社会上掀起征集地方特色档案工作的热潮，使征集工作逐步走上社会化、制度化轨道。一是发挥广播、电视、报纸、网络等大众传媒的作用，通过发布征集公告、播放征集宣传片、开讲档案解密故事等形式，广泛宣传征集工作的现实意义。二是举办档案征集专题宣传月、宣传日和征集工作进社区、乡村、校园等活动，使社会各界都能知晓重点档案征集工作的意义，调动社会各界力量做好征集工作。三是发挥档案文化展览、特藏品展示等宣传阵地和编研成果、宣传画册等静态宣传手段的作用，向社会充分展示重点档案等特色档案开发利用带来的社会效应。

3 强化领导，健全征集网络机制

要切实加强组织领导，确保征集工作有序开展并达到预期效果。一是坚持党政主导。积极争取当地党委、政府主要领导的支持，力争将征集工作列入地方发展规划和重点工作，征集经费纳入年度财政预算，从机制上保证该项工作正常推进。

二是实行馆室联动。把各部门单位的综合档案室作为本地征集网络系统的基点，将工作触角延伸到社会的方方面面。

三是重在社会参与。依靠当地各类民间协会、社会团体的专业优势，采取联合编研、优势互补、信息共享、资源归档等合作方式，充分发挥社会力量在征集工作中的生力军作用。

四是加强队伍建设。要在档案馆内专门配置征集和开发重点档案资源的人才，同时联络社会各界热心档案征集工作的人士，组成征集网络信息库，定期开展座谈会、研究会、现场考察、征集工作表彰奖励会、重点档案集中移交仪式等活动，确保征集工作长期开展、切实推进。

4 创新方式，有序推进征集工作

档案馆要创新重点档案征集方式，我们认为，除了制订科学的馆藏特色征集工作规划，切实加强组织领导，加大投入力度，经常研究档案征集工作动态，明确各阶段征集工作重点，强化专门人才培养，确保征集工作适应社会发展需要，对机关部门单位通过行政手段、依法依规进行征集外，还可以对社会团体、企业和个人拥有的各类重点档案资料通过收藏、捐赠、征购、代存、复制等方式进行征集，针对不同对象，可采取灵活的征集方式进行。

4.1 接受捐赠

包括直接捐赠和收藏捐赠。直接捐赠是指档案所有者无偿向档案馆移交重点档案，其产权属国家所有，档案馆根据捐赠者意愿为其永久保管。收藏捐赠是指档案馆以收藏方式接受档案所有者的捐赠，档案所有者将重点档案移交档案馆永久保管，其产权仍归档案所有者。具体要求如下：

一是捐赠范围。重点档案的原件或经鉴定具有重要保存价值的仿真件。

二是材料说明。征集到的档案资料要标注相关说明、出处、提供人相关个人资料等。荣誉类档案资料，要提供获奖的相关文件复印件，说明获得此荣誉的事迹材料，尽可能提供颁奖时的照片或录像；对友好往来的赠品，要提供交往时的相关照片和交往事件链接材料等；捐赠的名贤名人、史志、作品和掌故类档案资料，应尽量提供捐赠品的文字说明、链接材料和捐赠者的基本情况等。

三是评估鉴定。由档案馆及相关专业人士组成的档案征集鉴定评估委员会等机构，每半年对捐赠的重点档案进行鉴定评估，确定保存价值。

四是实施奖励。根据档案征集鉴定评估委员会的鉴定评估结论，经档案馆领导班子审定，对符合奖励条件的捐赠者实施奖励。奖励形式为：表彰通报，颁发档案馆永久收藏证书和荣誉证书，物质奖励。

4.2 征（收）购

指档案馆以有偿方式，征（收）购属于集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者因保管不善处于危险状态下的档案，尤其是重点档案。具体要求如下：

一是征（收）购范围。征（收）购的重点档案原则上均应为原件，但经鉴定具有重要保存价值的仿真复制件亦可列入征（收）购范围。

二是前期摸底协商。因保管不善处于危险状态下的档案征（收）购，由档案馆专门业务科室和人员进行有针对性的调研和协商，了解档案的具体保管情况和保存价值，并根据档案所有者的出卖要求提出征（收）购方案。

三是评估鉴定。对拟征（收）购的档案进行评估调研，由档案征集鉴定评估委员会对拟征（收）购的档案价值予以评估确定，递交领导班子审定。经领导班子审定后，确定征（收）购实施方案，并由馆内档案征集抢救保护工作人员牵头实施。

四是征（收）购方式。档案馆与档案所有者签订征（收）购合同，明确双方权利义务、征（收）购档案产权归属、征（收）购金额和经费支付方式等，实施档案征（收）购。征（收）购方式分为4种：第一种是直接征（收）购，适用于一般价值的档案。第二种是协商征（收）购，适用于价值较高的重点档案。第三种是以补偿奖励进行征（收）购，适用于单件（套）高价值档案。第四种是特别征（收）购，适用于单件（套）价值特别高且特别珍贵的档案。特别征（收）购工作须报请地方政府专门会议研究决定，并经政府分管领导审批同意后方可实施。

五是档案征（收）购由档案征集抢救保护工作人员牵头实施，整个过程必须由两人或两人以上在场并证明。

4.3 代存和复制

对于一些经评估被定为重点档案的档案，如果档案所有人不能通过以上方式进馆移交，则可以通过协商，以代存或复制品进馆保存的方式进行征集。

代存是指产权仍归档案所有人，档案原件寄存在档案馆，双方签订寄存协议，以明确双方职责、产权、归还时间、寄存期间档案利用方式等，确保寄存档案安全保管、有效利用。

重点档案复制品进馆，是在以上征集方法都无效的前提下，最大限度地采用复制或数字化扫描的方式，将重点档案信息保存在档案馆。

档案征集工作是档案馆的一项重要基础性工作，是档案馆丰富馆藏资源、优化馆藏结构的有效途径。重点档案作为档案中的珍品、精品，其征集工作是对重点档案进行抢救保护的需要，是档案工作发展的需要，是服务新时代文化建设的需要。积极有效地开展重点档案征集工作，能促进档案馆藏优化与丰富，提高馆藏档案整体水平，让档案信息资源得到优化整合和深入开发利用，从而推动社会主义文化大发展大繁荣。