商务信函的礼貌原则分析

付聪聪

[摘要]商务信函在经济活动中占有重要位置，在交流信息和建立维持良好的商务关系方面起到了有效的作用。本文旨在分析商务信函中礼貌原则的运用，如何使用礼貌原则来实现写信人的交际意图，从而让人们了解礼貌在商务信函的重要性。

[关键词]商务信函；礼貌原则；交际

一、引言

随着全球经济的发展，国际贸易业务发展迅速，全球经济的交流与合作也在逐渐增加，国际贸易增加了使用传真和电子邮件。因此，英语商务信函成为一种有效的沟通媒介。信函可以代表公司的形象，显示公司的水平和实力，但是写得差的信函可能给合作伙伴留下负面的印象。礼节性商务信函可以帮助商务贸易伙伴之间建立一个良好的关系。一个好的商务信函可以带来一个意想不到的结果，能给对方一个深刻的印象，有助于促进和发展与客户的关系，在促进新交易时发挥着积极的作用。

英语商务信函是一种最常见的商务联系媒介。商务通信实际上是一种“销售”。作者总是在卖东西。销售的可能是一个产品、一种服务、一个专利、一个想法等等。

二、商务信函的定义

商务信函是指在商务沟通中的各种信函，为了在商务交易中达到良好的关系，可以使用一些方法，例如面对面的谈话、电话、也可以使用信件。在这些方法中，信件可以更完整的表达一个人的观点，详细的告知信息，因为使用信件会有更多的思考时间，因此会写得更好。它不同于面对面的谈话，在面对面的交谈中，如果沟通的不友好、不和谐，几乎没有时间来思考如何表达会更合适。

在商务信函中，作者选择正式的词语来完成他的写作。他们在信中讲述事实，不能夸大或低估实际情况。写商务信函的目的是明确的，销售产品或服务，消除误解，给对方传递好消息。

如何写商务信函在商务沟通中很重要。一封有条理的信函可能给收信人留下好印象，容易让收信人按照写信人所说的去做事情。一封写得好的商务信函需要一些写作技巧，在不同种类的信中，技巧也是不同的。如果这封信是有利于收信人，写信人可以直接告诉收信人。但如果信件很难写，写信人应该更好的考虑之后选择合适的语言，以委婉的形式告知收信人。

三、商务信函的原则

（一）礼貌。礼貌是商务信函的一个重要的特征。友好的语气和措辞在促进双方情感交流发挥着巨大的作用。商务信函的措辞应恰当，最好使用委婉的语气来显示礼貌。可以使用一些短语，如：拜托、您的询价、我将很感激如果您……，以下还需要注意……，写信的语气要真诚、体贴、周到，避免使用性别歧视的术语。

（二）正确。正确不仅是指英语语法、标点符号和拼写正确，更重要的是，这封信的内容是正确的。避免使用产生语义歧义的单词和短语。如：多数、少数、大量、许多等等。这些表达式很容易导致混乱、误解，甚至不必要的纠纷，这对商务信函和文件特别重要。

（三）清楚。商务信函应该写清楚、不模糊，这样收件人将不会误解写信人的意图。信的每一段应该有一个合适的主题和主题句。每一段应该使用一些过渡词。如：首先、其次、然而、此外、与此相反等等，这样整个信件会容易理解。

（四）简洁。冗长的信写的时候是很耗时的。阅读这类信也浪费时间，有时甚至很难理解这样的信。因此，当书写商务信函时，用简单的语言来表达完整的意思。

（五）完整。信的内容应该是完整的。所有在信中提出的问题和请求应该得到回答，还包括接收方积极应对所有的问题和写信人想要知道的情况。

（六）具体。信中表达的内容要准确、生动，当涉及到数据或者具体的信息，比如：时间、地点、价格、物品等，应尽可能具体详细。这将使交流的内容更加清楚，也有助于加快交易进程。

（七）体谅。体谅原则强调对方的情况。我们要体现出为他人考虑，站在对方的角度思考问题，多注意对方的感受。当书写商务英语信函时，为了找到彼此传递信息的最好方法，请记住对方的需求、愿望等。

上面的七个原则是商务信函写作的指导原则，对写好商务信函起着非常重要的作用。

四、礼貌原则在商务英语信函中的体现

礼貌原则可以解释许多现实生活中语言交际的礼貌现象。在英语商务信函写作中，礼貌原则可以促进人与人之间的沟通，这样交际双方的关系会更和谐。分析和讨论礼貌原则在英语商务信函写作有助于提高商务英语的写作和教学能力。

礼貌不仅是语言交际中的一种常见现象，同时也是英语商务信函最值得注意的语言特性。礼貌的英语商务信函可以有效地加深贸易双方的信任，提高成功的可能性。正确使用礼貌原则可以帮助写信人写出一封像样的英语商务信函，以达到双赢的业务活动。

从上面的原则中，我们可以发现，礼貌是商務信函写作中最基本的原则。我们在这里谈论的是礼貌并不意味着一些礼貌的表达，而是反映了为他人着想和同情对方的感情。最重要的礼貌是及时回应对方。最感人的礼貌是永远不要怀疑对方的诚意。在商务沟通时，双方肯定有不同的意见，礼貌和沟通可以解决分歧，而不影响良好的关系，在投诉和拒绝信中所使用的术语应该礼貌并且委婉。英语商务信函体现了礼貌原则，这些原则可以指导人们的阅读和写作练习。

（一）在表达积极商务信函时，使用以下方式

1.采用体谅对方的态度

自我为中心的态度和体谅对方的态度是商务信函写作时两种基本的方法。自我为中心的态度从写信人的观点出发，强调写信人的利益，而体谅对方的态度从收信人的角度，强调收信人的利益。采用体谅对方的态度意味着考虑收信人的需求并表达写信人的准备以满足他们的需要。此外，它有助于建立和加强商誉，为未来奠定了一个更好的业务关系。这通过在商务信函写作时采用第二人称体现出来。例如：

I think that you did a good job in selling our products.

You did a good job in selling our products i“your area.endprint

分析：第一句话是合理的，但是没有完全把对方的位置放在第一位。在某种程度上，“我认为”剥夺了别人的荣誉感。它只是一种赞美。第二句使客户受益，充分反映了礼貌原则。交流者应该尊重、理解和赞美对方，以便对方能感受到尊重他，体现出他的重要性。在写作时，比起第一人称，多用第二人称会使信件更真诚、礼貌。

2.使用积极的词

积极的词汇强调积极的方面，给人一种愉快的感觉。消极词汇强调消极的一面，给人不愉快的暗示。因此，写作时尽量使用积极的词汇而不是消极词汇。例如：

Your immediate attention would be appreciated.

Please note that our contract will be valid until July.

第一句话中，“欣赏”是一个积极的词。第二句话中，“有效”是一个积极的词。如果用消极的词“终止”，这将是不礼貌的。积极的措辞使人们感到快乐和舒适，增强建立良好的人际关系的可能性。因此，在英文商务信函中，尽量使用积极的语言。

3.使用积极的语气

写信人可能无法控制，或很少能够控制信件的内容，但他能控制陈述的语气。写信人可以使用友好的积极的基调向收信人表达礼貌，然后向读者表达自己的善意，从而建立良好的业务往来基础。礼貌的交流要求与他人沟通时要减少矛盾，积极的语言更有礼貌，能够达到更满意的结果。

（二）在表达消极商务信函时，使用以下方式

1.过去时态

I did wonder whether you could lower the price.

过去时态可以减少潜在的面子威胁。在这个例子中，使用助动词“did”使得句子看起来更有礼貌，因为“did”强调的是过去时态，使请求听起来更遥远。

2.虚拟语气的使用

在国际贸易中，商务人士使用虚拟语气来提出建议和请求，这样语气更加委婉，在平等和相互信任的基础上更容易达成贸易协议。例如：

We should be grateful if you would change the invoice and let us have a correct copy.

虚拟语气用于提出请求，以避免咄咄逼人，能够在和谐的气氛中建立贸易关系。

3.进行时

1 was wondering whether you could lower the price.

在这种情况下，进行时听起来像是没有仔细考虑的临时想法，减少潜在的面子威胁。

4.被动语态

You broke the cup.

The cup was found to be broken.

在商务信函中，使用被动语态是防止责备的最好的方法。我们可以从这个例子中看出，当主语是人时，句子有责备的口气。如果主语是一件事或者物品时，重点会被转移，从而避免尴尬。

5.疑问句

在交流时、疑问句可以用来间接表达言语行为，使面临威胁行动隐藏在问题里面，给对方尊重的感觉。例如：

Could you send us a copy of your latest catalogue？

6.同情准则

同情准则是指把自我和他人之间的反感最小化，把自我和他人之间的同情最大化。在商务活动中，如果你因为自己的错误导致另一方损失，你必须真诚地给对方写一封信进行道歉并解释你的错误。为了获得别人的同情，你应该明确提出一个合理的补救计划，试着得到他人的理解。

It is a pity that we have to cancel the order for this good.

這句话用“It is a pity that”来表达同情，“have to”显示出不得已，从而缩短了彼此的距离，同情准则的使用更容易得到对方的理解。

五、结语

对大多数公司和机构来说，书写商务信函还是与外部交流的主要方式。商务信函的质量反映了公司或机构的专业性。如果这封信清晰和简洁，该公司看起来就是组织良好和高效的；如果这封信表达出礼貌和友好，公司会给别人留下的美好的印象。由于这个原因，许多公司的管理层建立了培训项目来提高工作人员的书信写作能力。

随着全球经济的扩张，国际贸易数量的增加，对外贸易人才的需求就会上升。作为一种有特定的交际目标的特殊的沟通方式，英语商务信函不仅作为一个有用的工具来交换信息，而且也是构建和加强和谐业务关系的一个重要方法，因此，商务信函需要高度的礼貌与特殊的交际技巧。然而，大多数的人更加注重信息功能，忽视商务信函的人际功能。商务信函的写信人应该明确如何写好一封商务信函，以体谅对方的态度为主要的写作原则，并使用各种各样策略来实现其交际目的。endprint