信息技术驱动共享服务升级

文/唐勇

财务共享服务已成为推动企业财务管理从核算监督向管理控制和决策支持转变的助力器。信息技术在FSSC建设中的广泛应用，是助力企业财务管理转型升级的关键。

随着多数企业进入“练内功”时代，改变发展方式、变革管理模式已成为企业的共同诉求，财务共享服务也有了更多用武之地。在财务共享服务中心（简称“FSSC”）建设中，信息技术能否广泛应用已经成为企业财务成功转型升级的关键。目前，大数据、人工智能、移动互联和云计算等新技术正推动财务共享服务从FSSC 1.0(基础财务共享)向FSSC 2.0(业财共享)，再向FSSC3.0(数据共享)方向发展。

财务支撑新体系

财务共享服务模式下，企业财务被重新分类为战略财务、业务财务和共享财务，会计人员被明确划分为财务会计、管理会计和财务管理三类岗位。实践证明，由战略财务、业务财务和共享财务构建的三角财务支撑新体系基本确立，算管适度分离，职责划分更加清晰，分工界定更加明确（见图1）。

战略财务（专家中心）聚合人才、金融、数据等核心资源，促进产融互动，助力实业发展，指导全集团财务管理，管控集团整体风险，支持公司战略决策；共享财务（共享中心）通过基础财务共享、业财共享、数据共享，执行统一标准，规范财务服务，保证服务的高质量、高效率和高满意度；业务财务（业财中心）向经营单位研、产、供、销等业务前端纵向延伸和渗透，控制经营风险，服务业务，辅助管理，支持经营决策，促进业财融合。

财务共享服务的信息化建设必须依托企业现有的财务系统、业务系统和管理系统，将原有的IT架构全面升级到以互联网商业应用为基础的云平台，以网上报账为基础，搭建财务共享服务运营系统，通过组织动态建模、BPM流程管理、影像系统、移动互联、人工智能和系统集成等技术，实现企业内、外部信息系统无缝对接，通过三信（财务信息、管理信息和业务信息）贯通和数据共享，逐步推动企业财务工作的标准化、集中化、自动化、自助化和智能化。

信息技术驱动力

财务工作标准化

财务共享服务需要一定的规模效应支撑，对业务、制度、流程和数据标准化提出了较高要求。

业务标准化：可采用ERP系统加报账模式作为支撑。纳入共享的业务，通过分类设置一系列表单，定义收集数据的规则和条件，并在信息系统中予以固化。通常，响应式业务在报账系统中进行处理，非响应式业务在ERP系统中进行处理。

制度标准化：一般采用统一，而不是唯一的方式。各成员单位可以根据自身特点制定相应的制度，但需要总部统一规范和发布，并尽量将制度中的规则嵌入信息系统，减少财务人员的审核控制点，从而大幅度提升财务处理效率。

流程标准化：需要在集团层面搭建一套BPM工具。无论是整个流程规则的制定，还是相关审批节点设置都是统一的，不需要在各个系统中单独管理自己的流程。

图1 2.0时代的财务管理新体系

数据标准化：是财务共享服务的基础。搭建一套统一的主数据管理平台，明确各类主数据的持有者，由持有者对主数据的标准和准入准出的流程以及相应的信息系统进行统一管理。主数据的定义由每类数据业务的归口管理部门负责。每类主数据持有者一旦给了定义，这个组织就要对这一类主数据的标准和信息系统提出统一的要求。

财务工作集中化

不管企业是建立了一个FSSC，还是建立了多个FSSC，都需要把在报账系统和ERP系统中生成的任务对接到FSSC运营平台进行统一任务分派或提取、工作量统计以及绩效管理，实时将FSSC员工的工作量和处理效率展现在绩效看板上，不仅便于FSSC内部管理，也能对员工起到激励作用，形成有序合理竞争。

影像系统支撑：电子影像系统主要是将实物单据影像化，这不仅会缩短业务审核时间，同时也降低了丢单风险和邮寄成本。另外，对于原始凭证有严格限制的地区和国家，电子影像系统突破了离岸业务的限制，可以将全球的业务纳入到FSSC进行统一处理。同时，考虑到影像文件占用存储和对网络带宽的消耗都比较大，对于网络传输以及服务器的存储压力和安防需要，用友网络采用压缩、断点续传、传输加密和影像防伪等一系列技术，来确保影像传递的高效和安全。

电子档案支持：关于档案的集中管理，建议通过电子档案系统进行支撑。电子档案系统需要与ERP系统和电子影像系统打通，将ERP系统生成的会计档案跟影像系统扫描的文件自动匹配，形成一份与实物档案相同的电子文件，甚至可以将邮包号、会计凭证号、纸质档案号和电子档案号在系统间关联，便于快速查阅，同时记录实物档案的一系列操作。通过电子档案系统的建立，企业档案管理更加高效、便捷、低碳、环保，从而确保会计档案的安全性。

电子发票推行：电子影像系统解决方案能够自动提取增值税专用发票上的关键信息，与第三方税务系统进行对接，实现专票的自动认证。用友网络的电子发票管理系统已与FSSC集成一体，一旦电子发票全面推行，在传统报账模式下的填单、贴票、扫描、邮寄、记账和归档等全部步骤都将取消，企业财务工作效率将得到大幅提升。

资金管理与银企互联助力：财务共享服务除核算共享之外，还有资金管理的共享。借助统一集中的资金管理系统，实现资金信息的透明化，通盘掌握资金的动向，对资金的形态、存量、结构、成本、收益、风险、流量、流向以及信用、计划等信息实时动态地了解和查询。通过高效、便捷的银企互联系统来实现企业资金的集中收付管理。统筹调度集团的资金使用，挖掘沉淀资金、调剂平衡资金需求，做到集团内部结算基本不需要资金流动，批量支付、联动支付、对外结算高效及时。通过严格的计划、限额以及授权、审批和控制访问来实现资金的有序运行，防止资金体外循环，并通过资金结构、流动性期限、成本收益及风险管理来确保资金流动过程中安全与高效的平衡，防范资金风险。

财务工作自动化

企业信息化就是将企业管理的三件事（管人、管事和管物）交给计算机处理，由信息系统来逐步实现财务工作的自动化。其中，制度管人，流程管事，账簿和表单管物。通过管理制度化、制度流程化和流程表单化，将数据收集传输的规则、交易处理规则、审批权限规则、资金收支计划、合同约束条件和预算控制点等内嵌于计算机信息系统，由信息系统实现自动控制，从而实现企业管理的自动化，这是企业管理实现信息化和自动化的基本做法。FSSC的建设同样需要对相关制度、流程和表单重新梳理和定义，在提高制度、流程和表单标准化水平的基础上，进一步提升FSSC的信息化和自动化水平。

一般来说，财务共享服务平台的记账凭证都是根据业务规则自动生成，同时将以往需要会计稽核的控制点全部迁移到业务端进行自动化控制，以确保流入到财务处理的任务合规有效。通过流程整合、系统集成技术的应用，采购系统、销售系统、生产系统、费用报销系统、人力资源系统等形成的业务单据，经系统自动执行费用预算、资金计划、合约审核控制，完成业务审批后自动送达FSSC，执行财务审核、财务复核、资金结算、自动关联核算系统、自动记账、自动编制会计报表、信息回写业务系统，实现业务端到端，全流程贯通，管、算、核一体化联动。自动化程度高的FSSC，服务更高效和优质，交易成本和人力成本更低，人为错误更少。

财务工作自助化

财务共享服务平台是基于互联网商业应用基础平台构建的，是企业整体运营管理平台的一部分，是实现业务自助化（员工报账、商旅和行政采购自助化等）的基础和前提。财务共享服务平台主要由报账人门户、审批人门户、作业人员门户、作业组长门户和FSSC运营管理等共享服务门户构成。随着FSSC运营管理的不断成熟，企业商旅、人力资源、IT运维和集中采购等都将纳入财务共享服务平台进行集中管理，共享一套服务体系和人力资源，逐渐建成以财务共享为基础的企业整体运营管理平台。

针对财务处理中占比大、重复性高的业务提出相应解决方案，规范业务前端流程，降低财务处理成本。通过报账系统可以管理费用，将员工的事前申请、事中使用、事后报销、领导审批、预算管控放在线上管理。从费用报销往业务前端延伸，用友网络研发了企业商旅管理和办公采购系统，即友报账和友云采系统。通过内外互联互通的系统建设，可以把发票量大的业务处理自助化，并通过统一服务代理商的方式进行管理。

财务工作智能化

随着信息技术的发展与深入应用，财务系统与业务系统实现全面对接，人工智能和移动互联等新技术在财务共享服务的应用也更加广泛，加快了财务工作的智能化。

基于内置AI技术的用友网络智能财务产品友报账已与财务共享服务平台无缝集成，在数据的产生、收集、加工、传递、匹配、校验等全过程无须任何人工操作，已全面实现无人值守自助报账、自动化票据采集、数据录入、凭证账簿生成等，极大节约人力成本，提高工作效率。同时，依托财务信息系统，由业务信息系统自动传送的财务单据，经FSSC完成审核、复核、支付动作后，财务核算系统自动生成记账凭证，登记会计账簿，编制会计报表，实现总账及会计报表的自动化。

另一方面，用友智能财务还采用了图像识别、语音识别、智能分析和自我学习等人工智能技术。财务报表分析智能化，对企业经营和财务状况进行全面分析诊断，自动生成实时性、可视化报告。基于内置AI的友报账智能财务就是人工智能在财务领域应用的一个缩影，与基于外挂的RPA财务机器人有异曲同工之妙。共享服务模式下，信息技术正驱动财务工作向智能化方向发展，财务标准化、流程化的工作将不可避免地逐渐被智能机器取代。