浅谈基于ERP系统的物资管理新模式

王希军

摘 要：随着信息化系统的普遍应用推广，结合公司实际情况，本文谈谈基于ERP系统（企业资源计划，以下简称“系统”）开展物资管理的新模式，以及按照ERP系统的物资管理的业务范围，如何做到物资管理在预算、采购申请、采购订单、采购入库、庫存、核算及结算等业务环节的推广应用，并浅谈笔者自身在处理物资管理业务时遇到的问题、解决方法以及对ERP系统内物资管理新模式的不成熟的想法和意见。

关键词：ERP；物资管理；采购

ERP是Enterprise Resource Planning，也就是企业资源计划的简称，基于系统化管理思想，在信息技术应用下，为企业决策层以及员工构建决策运行管理平台。这一平台是建立在物料需求计划发展基础上，所得的新一代集成化管理信息系统。

物料管理（MM）模块主要功能介绍

物料需求计划

在仓库/库存系统应用中，MM模块能够为企业决策以及管理提供物料需求计划基础数据，分析物料需求来源以及计算方式等。在物料消耗需求计划分析基础上，依照消耗数据得出第二次订单点原则或者制定采购计划，并采用采购申请方式记录其他需求，配备采购人员，基于此，能够将订单数量以及服务级别确定下来。

采购

采购本身的功能比较强大，能够实现对其处理过程的有效优化，也就是从提出采购申请生成订单，到之后的采购订单制定以及长期采购协议制定。在系统应用中，能够在事先设置采购框架协议的应用基础上自动生成采购申请，并将其转变为采购订单。另外，采用信息记录方式，可以对采购员对采购价格擅自更改起到一定限制作用，并基于此构建科学合理的监控采购过程体系，系统可查询库存数量、库存可用量、供应商、采购订单历史、交货时间及未结订单数量等（异常）情况，以便采购人员更加真实地掌握采购信息。

库存管理

库存管理单元也就是物料收发的整个过程，不但要进行采购收货以及采购退货，同时也需要进行库存转移、生产收发、库存调整等等，甚至在管理过程中也需要完成跨公司、工厂的转移工作。库存管理系统运行中，需要将系统操作时间以及过账时间记录下来，也可以将实际操作中的单据号码记录下来，便于之后的查询以及搜索功能。

仓库管理

仓库管理也就是库位管理。依照具体的功能，也可以将其称为仓储位置，可以将仓库分为不同的物料或逻辑单元，可以随机地组织和管理，也可以按货位进行管理，记录每个货位的移动信息。

发票校验

这一过程是针对供应商提供发票实施确认的过程，确保发票上的数据能够和采购订单数据、物料主数据以及收货（包含质检）数据相互匹配。在实际环境中，财务在管理过程中，需要针对采购订单上的价格以及交期和收货发票进行对比，以此对支付或冻结付款情况进行判定。

ERP系统下采购管理的主要特点

第一，整个管理系统建立在计算机系统上，必须要依照之前设定的流程模式制定相关操作，采购人员需要严格依照采购流程逐层执行，每一级均需要提交审批，保障可以完成整个业务；第二，基于计算机基础的ERP系统可以汇总所有物料采购统计数据，并对其进行对比分析，从而有效掌握物料流转特点，全面把握物料采购价格变化趋势，并实施物流集中化采购；第三，ERP系统内如果需要新加各种物料或者入网供应商，首先需要对其实施审核，确保资质能够满足要求后，才可以建立主数据，不然系统将会对其拒绝执行；第四，严格控制付款程序。付款时，物料规格性能、合格数量、交货日期是否与采购订单一致，几方面都相符才能执行付款程序。

基于ERP系统的物资管理的优势

基于ERP系统的物资管理模式要比旧模式快捷、便利，但还需要对其实施完善以及优化，进而在现代化管理要求下保障其可以满足需求。主要有以下几点：

ERP系统属于先进管理软件，在应用过程中拥有现代化的管理理念，因此在设计过程中，对其设计思路、模块建立以及方案等均进行了无数次试验、摸索以及优化改进，整体建立在计算机基础上，有效应用了计算机网络信息处理技术，对传统管理流程进行了优化，并构建了标准化流程模型，能够为企业管理提供全过程科学合理的管理流程。

ERP系统的采购管理可实现“事前控制、事中监督、事后分析”，和传统采购管理模式相比，这是最显著的应用优势。

ERP系统应用的重要效果

借助SAP-ERP系统，以一种烟用材料的编码为例，可以熟练地在系统中查询到该物料的订单、入库、出库、转库、调剂、发票、结算等相关信息，及时有效地掌握单个烟用材料的各种情况，做好烟用材料的保障供应。

结语

综上所述，ERP管理系统在实际工作中还存在一系列和ERP要求不相符的问题，应结合企业实际情况和业务岗位职责进行持续不断的用户培训，实实在在地把系统应用到实际工作中，让使用的员工能感受到系统带来的准确、便捷、便利，从而显著提升系统应用水平以及管理质量，促进ERP系统的应用推广，让ERP系统成为提升企业生产效率以及管理质量的重要动力。同时，ERP系统的应用还可以显著提高企业内部管控能力，为企业发展决策的制定提供准确、全面以及科学的数据。

（作者单位：陕西中烟物资采购中心）

【参考文献】

[1]文洋，尹凤霞.SAP从入门到精通[M].人民邮电出版社，2010.