新形势下电力档案管理创新分析

吴超

摘 要：目前，很多单位以及部门并没有将电力档案管理工作落实到位，往往在工程发生故障、事故时，才会盲目地查找所谓的电力档案。在各项电力工程迅速开展的今天，工程档案的缺失或者管理上的失误，都有可能为人民的人身财产安全带来损失，人们应该意识到以往的模糊控制与经验主义不再适用于今天的工程管理，对于电力工程档案的规范管理与创新探索刻不容缓。

关键词：新形势；电力档案管理；创新

电力档案工作是电力工程中极为重要的实物参考依据，其内容的时间跨度覆盖工程整个工期及后续养护，包含整个工程所有的重要信息，如开工报告、施工日记、建筑原料信息以及施工、监理、验收单位的签字盖章等等。

档案不仅仅能够向施工以及使用单位提供客观的依据与证明，还是相关单位进行后续使用维护时的重要指导。这些档案在使用过程中通常反映出一些问题，如施工方的记录检查工作不到位、信息更新不及时、档案管理缺乏条理等等都会直接影响电力工程的施工质量以及后续维护，严重的甚至会引发安全问题。因此，人们需给予电力档案工作极大的重视。

电力档案管理工作中存在的主要问题

档案管理难被重视，管理效果较差

档案管理在任何单位或者工程项目中都是极为重要的，但遗憾的是它并没有得到人们的普遍重视，即便在一些后线部门，人们也并没有将档案管理的意义落到实处。在电力工程项目中，所有的有效信息都会被整理和归档，但它的形式并不仅局限于文字形式，图片、录像等等都需要被记录和妥善保留起来。档案管理难受重视的原因有很多，比如人员编制空缺、专职人员管理技能薄弱、各部门信息保留与传达失误、档案后续管理缺失等等。在很多工程项目中，档案如同摆设，其内含信息量有限，再加上更新不及时，所以很难在有需要时发挥其应有的作用。在工程施工与维护过程中，这样的漏洞会引发恶性循环，最后导致工程档案完全失去其价值，整个工程的信息依据缺乏，为工程安全带来极大隐患。

另外，在个别的施工单位中，其日常工作流程中甚至并未设置专门的档案管理岗位，整个工程的信息框架是复杂的、繁琐的，如果一个人缺乏档案管理经验与工程知识是很难制定和整理出系统、准确的工程信息档案的。所以，在实际的施工与维护过程中，人们需要转变观念，将档案管理作为整个工程的信息中枢，对其给予必要的重视与支持。

电力档案缺乏统一化、标准化管理，难以发挥实际效用

电力工程档案与绝大多数的工程档案一样，需要工作人员坚持“完整、准确、系统”的三个基本要求。目前，国内一部分工程项目的档案管理工作仍然存在漏洞，尽管项目中有专人负责档案整理，相应的纸质文档也确实存在，但其质量与应用效果仍然并不理想。这主要体现在两个方面：其一，档案内容不完善、不系统，归档办法、范围不符合国家规定，针对项目的个性特点未能在档案管理工作中作出特殊处理等，这样的档案管理工作是不成熟的，其档案使用效果也会相应地大打折扣，有可能會对工程师的分析、判断以及工人的实际施工造成负面影响；其二，由于地区条件限制与人为的管理疏忽，人们在实际操作中档案保管不当，未能做到防火、防盗、防光、防潮、防紫外线等，或者由于打印机、档案盒选择不当，造成工程档案损毁，类似的问题都会直接影响档案的使用，甚至造成重要工程资料丢失。

档案管理模式陈旧，管理使用程序繁琐

早期的工程档案管理由于条件所限是比较原始的，纸质材料是最常见的媒介。然而，单纯的纸质档案留存具有一定风险，受潮、日晒、被盗等等问题偶有发生。在实际的档案创建、整理与取用的过程中，人为的违规操作、自然灾害等不可抗力因素也会对档案造成威胁。例如，2008年汶川地震时，处于震中的北川供电公司、映秀电厂等面临着档案室成为危房的处境，人们除了对人民的生命财产进行抢救之外，也紧急对相关的电力档案进行了转移。

针对此类问题，一方面，档案管理人员以及工程项目负责人在档案的保管与取用流程上进行了进一步的细化，档案的保管、使用记录都将与工程档案一并留存，并在保管条件上进一步优化，以避免档案的损毁与丢失；另一方面，人们也在不断地将信息技术与智能办公融入于市场的档案管理工作，实现对重要工程信息的保管、备份，以及对档案状态的实时监控。

新形势下电力档案管理的创新途径与发展方向

强化电力档案管理工作，配置专业人员

对于大多数工程项目来说，配备专业的档案管理人员是极为重要的，一些地区还要求资料员持证上岗，同时工程项目主管工程师应当定期对档案的完整性、准确性、真实性进行检查，以保证工程档案在需要时发挥其效用。由于工程项目的特殊性，负责管理档案的专职人员需要具备比较成熟的工程档案管理经验、熟悉项目流程中的各个环节。同时，他们还应该在实际工作中秉持细心负责的态度与良好的职业道德，从而保证为整个工程提供全面可靠的文本依据。随着信息化技术设备的发展和演进，高效的工程档案管理还要求人们将工作与网络结合起来，利用云空间对档案进行合理的分类与保存。从项目经理角度看，定期地组织资料员以及各项目的档案管理人员进行相关技能与软件的培训是非常必要的，这不仅能够帮助他们尽快地接纳新鲜事物、掌握更加高效的工作方法，还能让他们时刻保持职业上的新鲜感，避免因消极懈怠而在工作中产生失误。

规范档案管理，强调实用性

规范化一直是各部门机构在档案管理工作中所追求的重要指标，因为档案工作所涉及的信息量大、留存周期长、个体共性明显，规范化的档案管理能够帮助人们根据自己的需求对个体进行分类、筛选，同时还能够在定期检查中保证档案的完整性与准确性，实现工作中的自查自纠。对于不同的项目工程以及不同地区对工程档案的要求，档案管理同样能够在分类、归档以及档案信息化环节实现个性管理。江苏电力作为国网办公厅档案智能编研项目试点，针对下属22个基层单位进行档案管理模式评比，他们分享和展示了众多电力工程档案管理的新模式、新思路，将实用性与电子信息化特点发挥得淋漓尽致。

人們对档案管理的深入研究和探索是为了更加便捷、有效地为工程施工建造以及维护保养提供信息支持，因此，档案的使用体验是否理想也是评价档案管理创新成果的重要指标之一。人们通过将档案信息同步于网络平台，实现档案信息的实时更新与快速搜索，不仅为工程师的信息查询提供了便利，也为档案的管理和留存开辟了新的渠道，工程相关信息的价值在网络的支持下实现了最大化的发挥。

引入信息化手段，提升档案利用价值

信息技术的进步为人们的日常工作带来了极大的便利，同时也为人们带来了挑战，全新档案管理模式的引入；新系统、新平台的操作以及全新的工作流程等都是需要人们不断接纳和适应的。相较于传统的工程档案管理，新的技术平台让多元信息处理和储存成为可能，工程施工信息、验收转移记录等等能够以图像、文字、视频等形式得以保存，同时也可以实现信息的快速检索与传递，这对于跨区域较大的电力工程项目来说是极为有利的。另外，在信息公开化、透明化的今天，很多工程信息是能够公开于网络的，人们能够自主地通过网络平台对制定工程项目信息进行查询，这也是提升工程档案利用价值的途径之一。信息化时代为工程档案管理工作带来的好处体现在实际工作的方方面面，与此同时，其所辐射的领域还在不断扩大，因此工程档案管理人员也需要做到与时俱进，积极地参与相关技术的培训，不断优化电力工程档案管理模式，实现智能化、信息化的管理。

结语

档案管理看似在工程项目中是一个独立的个体，但实际上它与工程施工建设、管理权限移交以及整个工程的安全有着千丝万缕的联系。完善和规范档案管理工作，并将其融入网络平台是在新形势下工程管理工作的重要课题。它不仅反映了高质量项目工程对信息数据的需求，还体现了目前工程类档案管理的发展方向。信息化时代的到来为人们带来的是更为便捷的信息服务，同时，也带来了更加科学可靠的工程安全保证与完善的工程管理机制。

（作者单位：国网常德供电公司）

【参考文献】

[1]陈英，赵飞.探究电力工程档案管理现状及完善策略[J].信息记录材料，2018（01）.

[2]何磊.电力档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国市场，2017（03）.

[3]金梅花，蔡雨，陈贺，王卫萍.“互联网+”形势下的电力档案管理模式研究与探索[J].科技创业月刊，2017（14）.