采购业务管理信息系统的设计和实现

于卫卫 王国永

摘要：高校根据日常运行情况，采购设施设备家具。近年来学校采购的资产在种类、数量、形态上都发生了巨大的变化，可以通过信息化系统规范学校采购行为，提高采购资金的使用效益，维护学校利益，基于对高校设备采购信息化系统的了解探究，并在此基础上阐述其实现过程与应用意义。

关键词：采购业务;管理信息系统;设计

0 引言

随着高等教育事业的发展，国家对高等教育投入的力度不断加大，各地高校在物资采购方面的投入也日益增长，采购任务急剧增加，传统的高校物资采购模式已不能适应当前我国高等教育事业内涵发展的需要，探索高校物资采购信息化，以便更好地为高校教学、科研服务，已成为当前高校物资采购部门所面临的一项重要且紧迫的实践性课题。本文以此为背景，通过分析当前物资采购存在的问题，探讨高校物资采购信息化建设的必要性，探索物资采购信息化建设的思路，旨在为当前高校物资采购信息化的实践提供参考。

1 当前物资采购中存在的问题

1.1 管理制度有待完善，制度执行有待加强

目前，一些学校在物资采购方面没有构建完善的物资采购管理制度体系，没有形成规范高效、监督有力的内控体系，没有制定“分类实施”的采购工作全流程规范;有些学校有相关的院物资采购管理办法，制度涵盖内容很多、很全面、指导性较强，但实际执行中尚需细化，需制定相关配套制度。

1.2 高成本

传统物资采购模式的高成本主要体现在两方面：一是在申购人的采购申报、技术参数的确定、标书制作、查询发布，招标投标评标以及合同的洽谈签约结算等各个环节，高校物资采购部门要与校内外不同的部门和单位（如校内申购人、招标代理公司等）进行多轮次的协商沟通，耗费了大量的时间成本和人力成本;二是传统物资采购模式下，高校物资采购部门难以对年度采购信息进行精确的统计与分析，很难掌握最新的产品信息、供应商信息和市场行情，使后期物资采购计划的制订及采购预算的分配等无科学依据可依，领导决策费时费力。

1.3 管理层级程序增多，采购程序周期偏长

根据调查研究，一般高校现行的采购程序是由使用部门提出请购申请，本单位负责人签字～资产处签字～分管院领导审批～分管财务领导审批～大宗物资报集团公司领导审批，然后交给资产处，资产处进行市场调查或组织论证、招标等一系列程序后才能确定中标供应商。繁冗的程序与环节导致学校物资采购的不及时，也一定程度上影响了物资采购的效率，最终影响教育经费的使用效益。

2 高校物资采购信息化建设

2.1 申购系统设计

在高校的日常需求中，特别是科研型高校，设施设备、办公和实验室家具的需求都会有，因此需要能保证所有设施设备家具都应用该系统进行申购。在具体的设计过程中，设计内容包括整体界面和具体程序编写两方面，对于界面来说，在设计过程中需要保证界面的简洁性，但是需要能够让申报人填写相关信息，所以在设计过程中，将整个界面分为两个部分，其一为日常办公用品，通常情况下这些设备体积较小，并且费用较低，但是会对办公效率产生重大影响，对于高校的财务系统来说，需要优先对这些设备进行审核。该部分界面中包括4个文本框，内容分别为申报内容、申报原因、申报单位和申报人员，当申报人员填写相关信息并提交后，有财务人员进行审批。对于办公家具以及实验设备等大型设备，优先级可适当降低，但是要求申报原因方面需要进行细致填写。在程序的设计过程中，最简单的方式为应用VB程序进行编写，通过局域网进行信息传递。

2.2 信息化平台主要功能模块

信息化平台包含项目计划申报管理、信息发布管理、专家库管理、供应商管理、采购评审管理、统计查询分析等主要功能模块，基本涵盖当前高校物资采购业务从项目申报到采购评审的主要业务流程。

采购项目的计划申报管理对申购计划已获批准、经费已落实、承办部门或承办人员已明确、按规定向政府部门或相关校内职能部门履行审批审核及备案手续的采购项目才能按计划进行采购。专家库管理实现对专家信息在线注册、审核、维护，包括新增、修改、删除等，并可根据相应物资采购类别，自动筛选符合条件的专家。供应商管理模块可实现供应商的在线注册、准入审批，供应商信息和黑名单查询等功能。学校通过供应商管理模块，可了解到供应商的基本信息、财务信息和资质信息，以及供应商的供货（履约）能力、交易记录等。

2.3 实现对各类设备信息的有效记录

在高校设备采购信息化系统的运行过程中，为了降低采购员的重复工作量，可以在设备审批过程中按照设备的运行时间确定设备采购的必要性，这就要求在系统的应用过程中，需要能够记录各类设备的应用时间。要达成这一要求，设备采购部门在采购了设备后，可应用扫描仪、计算机终端进行设备信息录入，由信息化系统进行信息记录。从中可以看出，在信息化系统的建设中，需要对系统中的数据库进行合理设计，原因在于数据库需要能够有效存储两种信息：（1）为采购过程中产生的电子单据;（2）为各类设备的基本信息，在该系统的应用中，财务管理部门能夠从数据库中调用各类信息，以对设备采购的必要性进行探究。

3 结束语

综上，物资采购信息化建设不仅可精简传统采购模式下冗杂的采购程序、优化和完善采购流程、提高采购效率、降低采购成本，同时保障物资采购流程中的各关键环节可回溯、可倒查，为学校采购监督部门实施事前、事中和事后监督提供了便利，也为物资采购监督的精准化提供了科学依据，从而确保物资采购各关键环节党风廉政风险防控责任的落实，在当下“全面从严治党”的时代背景下具有十分重要的现实意义。期望本文能为当前高校物资采购信息化的实践提供参考。