周密部署抓推进 强化督导促落实

吴颖娜

2017年1月以来，随着北京城市副中心行政办公区搬迁工作的启动，北京市档案局充分认识到重大活动、重大事件档案工作的重要性，认真履职，及时了解搬迁工作动向，提前对相关单位档案工作进行指导，扎实做好档案督导工作，确保档案搬迁安全。

一、各级领导高度重视，为档案搬迁工作提供强有力的组织保障

市委、市政府领导高度重视市属机关搬迁城市副中心行政办公区过程中的档案工作，将市档案局列入全市搬迁工作领导小组成员单位，明确市档案局牵头负责督导第一批搬迁单位做好档案搬迁工作。市委秘书长崔述强同志多次对档案搬迁工作、档案安全管理和档案库房建设等各项工作做出重要批示指示，市委办公厅副秘书长余卫国同志要求认真落实秘书长批示，并就搬迁工作提出要求。

市档案局（馆）认真落实市领导指示精神，统筹安排搬迁城市副中心行政办公区过程中的档案工作，多次听取搬迁城市副中心行政办公区档案工作情况汇报，并在局（馆）长办公会上专题研究此项工作，及时研究解决相关问题。同时，局（馆）长程勇牵头、副局（馆）长马素萍具体负责，成立了由指导一处、法规处、接收征集处组成的四个档案搬迁工作督导小组，切实加强对档案督导工作的组织领导，明确了任务分工和责任落实。

各搬迁单位领导对档案工作高度重视，将档案工作列入搬迁工作重要议事程序，组织召开各类协调会议，认真研究档案搬迁工作的任务分工、工作流程、时间安排、运输路线及搬迁期间档案利用的应急措施等内容，积极解决档案库房建设、消防灭火、视频监控、电子巡查等安全防范系统配备、密集架安装等问题。各级领导对档案工作的普遍重视，为搬迁过程中档案工作的推进提供了有力保障。

二、及时制发规范性文件，为档案搬迁工作提供强有力的政策依据

为确保各单位在搬迁北京城市副中心行政办公区过程中档案的完整与安全，并以此为契机加强各单位档案管理，市档案局在充分调研、广泛征求意见的基础上，制发了《北京市档案局关于在搬迁北京城市副中心过程中加强档案工作的意见》（以下简称《意见》），对档案库房设置、设施设备配备等提出了明确要求，并就做好搬迁之前、之中、之后等重要时间节点档案工作做出具体规定。《意见》要求，各搬迁单位要将档案工作纳入搬迁工作总体部署，科学制定本单位档案搬迁工作方案，务必做到档案搬迁工作与整体搬迁工作同步推进。《意见》明确提出，各搬迁单位要全面收集、清点各门类档案，特别是要注意清查本单位各部门及个人手中留存的文件材料，属于归档范围的要及时归档，不属于归档范围的要做好登记、监销工作，不得擅自处理。任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案，确保档案在搬迁工作中的完整与安全，同时要求做好实体档案的打包与数据备份工作，确保档案实体及信息安全。《意见》强调，各搬迁单位要采取有效措施和手段，加强组织领导，制定档案资料搬迁工作应急预案，以便及时处理搬运工作中出现的紧急情况。对搬迁过程中造成档案损失的，将严肃追究有关单位和人员的责任。

随着北京城市副中心行政办公区搬迁工作的逐步推进，市档案局主动与市搬迁办联系，经反复沟通，将《意见》纳入《市级机关第一批搬迁工作总体方案》，制定了《市档案局督导第一批搬迁市级机关档案搬迁工作方案》，制发了《档案搬迁工作注意事项》，使各搬迁单位进一步明确了搬迁之前、之中、之后三个阶段的档案工作要点。从实际效果看，各搬迁单位严格按照《意见》要求，既确保了搬迁前档案的完整收集，又确保了搬迁中档案的安全转移，更为搬迁后档案的规范管理创造了条件，对今后搬迁至城市副中心行政办公区单位的档案工作组织与管理提供有效经验，产生积极影响。

三、加强监督指导，为档案搬迁工作提供专业支持

2017年，在城市副中心行政办公区建设之初，市档案局即对市委系统、市政府系统、市人大办公厅、市政协办公厅等75家机关的档案机构设置、资源建设、安全保管及档案利用等情况进行了调研摸底；主动与工程办等相关部门沟通，及时了解工程建设进度，并根据调研情况向其发送了《关于在北京市行政副中心集约建设机关档案管理用房建议的函》，有针对性地提出档案库房建设标准、管理要求及将档案管理用房建设纳入城市副中心行政办公区基建计划，并与机关办公楼同规划、同设计、同施工的要求。此后，市档案局又派员参加了北京市行政副中心机关办公区工程设计例会，与各设计单位进行了现场交流。

在知悉第一批入驻行政办公区单位名单后，市档案局及时与市政府办公厅基建部门就集约建设政府相关部门档案用房事宜进行沟通，在我局建议下，市政府办公厅统筹考虑了政府相关部门档案用房建设。此外，市档案局还实地调研了市委办公厅、市人大办公厅、市政协办公厅、市住建委、市规划和自然资源委员会、市财政局、市发展改革委等第一批搬迁单位在新办公楼内档案库房的面积与布局、档案库房专用设备配置、档案搬迁方案等情况，并提供了指导服务。

为贯彻落实《意见》精神，四个档案搬迁工作督导小组通过召开会议、实地检查、组织培训、工作对接等多种形式，从档案库房的设计与建设、档案搬迁工作方案及应急预案的制定、文件材料归档、历史文件清理、档案装箱打包计划、档案数据备份、搬迁后库房安排等方面，明确了重点任务及要求，指导搬迁单位做好档案搬迁准备工作。

各搬迁单位根据《意见》要求和市档案局的指导建议，成立了由单位主管领导牵头的档案资料搬迁工作小组，负责组织协调档案搬迁工作，为安全有序地完成档案搬迁提供了必要的人、财、物保障。如，市委办公厅保密档案处在《档案搬迁工作方案》的基础上制定了《市委机关档案搬迁工作任务推进表》，按照搬迁之前、之中、之后三个阶段明确了具体任务、责任人、完成时限、工作进度；市财政局认真开展档案全面清查，清销无保存价值的档案，对库存档案实施分类打包，并做好标识及包装箱清单，安排专人运送档案，履行清点、封装、专车运送等必要程序，对档案出入库、转运等关键环节进行重点监控，目前市财政局的档案正在安全有序的搬迁过程中。

2018年10月，中央正式批准北京市机构改革方案，原第一批搬迁单位有了較大调整，且绝大多数单位涉及机构改革，北京市级党政机构改革与市属机关搬迁工作基本同步，因此出现了搬迁单位既涉及原有全宗档案的搬迁工作，又涉及机构改革后需对档案进行处置的复杂情况。针对此种情形，市档案局以服务大局为宗旨，抓住关键环节，采取了一系列积极稳妥的措施。一方面将《意见》中的工作要求纳入北京市委办、市政府办转发的《关于在全市机构改革中加强档案工作的实施意见》中，要求涉及机构改革的搬迁单位采取有效措施和手段，加强组织领导，强化档案管理和处置工作，严防因机构变动、人员调整导致档案无人监管，发生档案丢失、损毁和失泄密事件。另一方面，四个档案搬迁工作督导小组在审核各搬迁单位档案搬迁工作方案及应急预案、实地指导30余家相关单位开展档案搬迁工作的同时，还对机构改革期间档案处置原则、档案的归属与流向等方面内容进行检查，督促指导涉及搬迁工作的机构改革单位严格落实档案安全管理责任，严格执行档案管理制度，确保档案安全万无一失。

市档案局将按照市委、市政府搬迁工作总体安排和机构改革工作总体部署，进一步加大指导力度，采取一对一实地督导的方式，及时掌握搬迁工作进度及档案处置情况，切实纠正不符合档案管理规定的行为，确保在搬迁城市副中心行政办公区及机构改革过程中档案得到妥善处置和安全保管，并以此为契机不断提升档案工作科学化、规范化水平。

作者单位：北京市档案局