分“归口”把关多环节审查

赵志闯 余武南

摘要：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的编制是否成功，取决于编制单位的编制工作和档案行政管理部门的审查工作两个关键因素。本文分析了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的审查现状，并结合本地区工作经验，提出按“归口”轮换审查的模式，分析其流程，并阐述该模式的意义。

关键词：文件材料归档范围保管期限表“归口”

一、引言

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）中第十二条规定：各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，經同级档案行政管理部门审查同意后执行。这条规定向我们传达了两项重要信息：一是各机关应该编制本单位的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（以下简称《保管期限表》）；二是所编制的《保管期限表》必须报同级档案行政管理部门审查同意后才能执行。

目前已有研究大多都关注《保管期限表》的编制，而对于《保管期限表》的审查则关注极少。一方面，笔者身为档案行政管理部门的工作人员，在实际工作中深刻体会到《保管期限表》的审查是保证其编制成功的必要条件之一，提高《保管期限表》的审查水平，更是保障立档单位文书档案工作顺利开展的重要前提。另一方面，《保管期限表》的审查又是文书档案工作中最复杂的一项，如何保证审查效果也一直是困扰审查人员的一个难题。

近期，笔者所在单位改进了《保管期限表》的审查模式，提出了按“归口”轮换审查的模式，并完善了审查环节，有效保证了审查工作的质量和效率。

二、《保管期限表》审查模式研究综述

笔者在中国期刊全文数据库中以“机关文件材料归档范围和文书档案保管期限”为检索词，在题名字段中进行检索，共检索出42篇文章，通过人工筛选方式，剔除内容重复、信息报道以及弱关联文章，与《保管期限表》审查有关的共有11篇文章。这些文章的研究内容，主要包括三个方面。一是，关于审查机构的研究。档案行政管理部门需要成立专门的审查机构，设专人负责，并对审查程序、手续、标准做出明确规定。[1][2]二是，关于审查要求方面的研究。档案行政管理部门，要以严谨、认真的态度严格履行审批手续，[3]逐字逐句地进行阅读审核，纠正《保管期限表》中存在的问题和不足，对不规范之处应返回编制单位修改，直到符合要求。[4]三是，关于“备案改审查”的意义方面的研究，既要求档案行政管理部门发挥专业指导作用，对保管期限表予以前端控制，[5]有效保证《保管期限表》的质量，[6]最大限度减少范围和期限上的误差，[7]也体现了档案行政管理部门在档案信息资源收集和积累方面所负的责任越来越大，这是档案行政管理部门主体地位提升的有力表现。[8]

综上可知，当前有关《保管期限表》审查的研究比较少，且已有研究侧重于阐述其机构设置、如何审查及审查制的重要意义，虽然提到档案行政管理部门应设立专门机构进行审查，但缺少对于具体审查模式及审查流程的研究。本文提出的按“归口”轮换审查的模式，是基于本地区《保管期限表》审查工作经验所得，不仅弥补了前人研究的不足，更具有一定的借鉴价值，可促进审查模式的不断优化。

三、档案行政管理部门对《保管期限表》按“归口”审查流程分析

不同地区、不同级别的档案行政管理部门在审查《保管期限表》方面的做法或模式可能不同。以笔者所在的北京市朝阳区档案局为例，对于各立档单位《保管期限表》的审查，由业务指导部门负责，分为初审、复审、终审三个环节，每个环节都由专门的人员负责，主要模式可用“分归口，重环节”六个字概括。

（一）分归口进行初审

为方便监督、指导，笔者所在单位的业务指导部门根据立档单位的属性将其划分为不同的归口，由不同的人员负责不同的归口。当某一单位需要重新编制或修改《保管期限表》时，由分管这一归口的人员进行第一个环节——初审。初审人员根据国家档案局8号令（或10号令）、本地区《规定》实施细则以及编制单位的“三定方案”（机构职能）对《保管期限表》进行审查，审查文件材料归档范围是否齐全，各项材料的保管期限是否准确，以批注的形式在《保管期限表》的相应条目上一一标示出来。

（二）部门分管领导进行复审

对《保管期限表》的审查、指导是一项难度较大的工作，对业务能力要求很高，刚接触此项工作的人员难免会感觉无从下手，导致审查工作效率低下、质量难以保证。为防止此类现象出现，笔者所在的业务指导部门安排一名对此项工作熟练的分管领导进行复审，审查模式由原来的“工作人员初审—部门负责人复审”变为“工作人员初审—部门分管领导复审—部门负责人终审”。这样做看似环节增多了、流程变复杂了，但此举一是为了尽可能多地发现提请审查的《保管期限表》中存在的问题，保证审查效果；二是老人带新人，梯队培养业务骨干。

（三）业务指导部门与编制单位之间多轮审查

在部门分管领导未同意提交终审之前，相关人员需要与编制单位进行多次对接，将初审、复审的意见返给编制单位，编制单位则需要根据意见进行多次修改。具体而言，在终审之前，审查流程可以概括为“上报—初审人员审查—复审人员审查—返回修改—再次上报”。这个流程的循环周期及持续时间长短，根据提交单位编制的《保管期限表》的问题多少而定，若问题较多，返回修改的次数多，持续的时间会较长。

（四）业务指导部门负责人进行终审

部门分管领导复审通过，便可提交业务指导部门负责人终审。在终审环节中，部门负责人主要起把关作用。一是对内容把关，再次确定归档范围和保管期限是否有不合理之处；二是对部门人员的审查工作把关，了解部门人员对审查工作的要点是否掌握，在审查过程中存在哪些问题，提高部门人员的业务能力，确保《保管期限表》审查工作能更好开展。

（五）轮换归口进行审查

单位属性不同，其产生的文件材料也各不相同，对其《保管期限表》的审查侧重点也会有所不同。为了让业务指导人员能全面提升对各类型单位《保管期限表》的审查与监督能力，笔者所在部门对不同归口单位的审查人员进行定期轮换。这种模式，一是防止审查人员长期只审查某一归口单位的《保管期限表》而形成固定思维；二是让审查人员接触各种类型的《保管期限表》以拓展审查思路，提升审查能力。

（六）履行审批手续

档案行政管理部门确定《保管期限表》無误可使用后，便可通知编制单位履行审批手续。以本地区为例，手续分两个阶段：一是编制单位需要经领导班子开会讨论通过《保管期限表》，并由主管档案工作的领导签字后，形成一式两份，一份由本单位保存，另一份交档案行政管理部门备案；二是档案行政管理部门各审查人员需要填写审查单，说明各自审查的主要情况，由于审查周期往往较长，此举可帮助业务指导人员巩固审查内容，更快提高审查能力。

四、档案行政管理部门对《保管期限表》审查工作的意义

《保管期限表》是各机关收集本单位需要归档的文件材料并为之确定保管期限的依据。一份范围齐全、完整，期限合理、准确的保管期限表，除了本单位在编制方面要下功夫之外，负责审查的档案行政管理部门也起着至关重要的作用。

（一）对被审查单位的意义

一是完善各单位的《保管期限表》，保证文件材料收集齐全及保管期限确定、准确。8号令未实施之前，各单位编制完本单位的《保管期限表》后，只需要报同级档案行政管理部门备案即可。这种“备案制”方式下编制的《保管期限表》未经档案行政管理部门的审查与指导，会出现文件材料归档范围偏差、保管期限不准确的问题。而8号令实施以后，编制完成的《保管期限表》需要经过档案行政管理部门的审查同意才可执行。这种“审查制”方式下编制的《保管期限表》大大减少了上述问题的出现。

二是保证最有价值的档案得到最妥善的保管。国家档案局9号令规定，30年或永久保管期限的档案需要接收进馆。倘若保管期限划分不准确，势必会影响档案的进馆：一些本该永久保管或具有30年保管期限的档案若被划分为10年保管期限而不进馆，对社会和人民群众来说是一种遗憾；而本不该进馆的10年保管期限的档案倘若进馆永久保存，则会加大保管压力，造成人、财、物的浪费。

（二）对档案行政管理部门的意义

一是增加对立档单位职能及业务的了解，更有利于开展档案监督及指导工作。档案工作虽说更偏重于对有价值的文件进行管理，但若对于所监管单位的职能毫无了解，则在监督及指导工作的开展过程中很容易陷入被动，不能很好地解答立档单位在归档范围和保管期限方面所提的问题。而档案行政管理部门通过对《保管期限表》的审查，可以了解各单位的主要职能、产生的文件材料有哪些，避免以上问题。

二是提高档案行政管理部门审查人员的业务能力，增强对档案工作的宏观把控能力。《保管期限表》在机关档案管理中是一项比较难的工作，通过对《保管期限表》的长期审查，会逐渐提高审查人员的业务能力，增强对文书档案的各类材料及其保管期限的把控能力，提高监督和指导水平。

注释与参考文献：

[1]邢捧，黄存勋.规范机关文件归档与档案鉴定工作的重要指南——《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》[J].山西档案，2007（2）：24-25.

[2]艾茗.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制和审批工作[J].中国档案，2007（6）：44-45.

[3]王保国.关于执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的几个问题[J].山西档案，2007（2）：22-23.

[4]王洪良，王伊宁.浅析机关《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的编制[J].浙江档案，2008（3）：43-45.

[5]杨霞.机关文件管理法制化建设的新成果——解读《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》[J].北京档案，2007（5）：22-23.

[6]柯秀娥.基层单位编制《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》应把握的问题[J].办公室业务，2014（3）：194-195.

[7]徐军民.新《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》特点之我见[J].陕西档案，2007（2）：23.

[8]姜华.解读《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的创新特点[J].山东档案，2007（2）：33-34.

作者单位：1.北京市朝阳区档案局2.首都医科大学附属北京妇产医院