试论高职院校教学秘书素质的提升

陈琴

摘 要： 教学秘书是高职院校教学管理工作中的基层管理成员，其素质水平的提升关系到院校的深入发展。本文通过介绍秘书具体的工作内容、素质要求，分析当前高职院校秘书工作存在的问题，并提出合理化建议。

关键词： 教学秘书 高职院校 素质提升

教学工作是高职院校的中心工作，高职院校一直以提高教学质量作为发展的关键，而提高教学质量的前提有许多，除了要有一支优秀的教师队伍外，还必须培养一批高素质、高水平、高效率的教学管理队伍。教学秘书作为高职院校教学管理队伍的关键人员，是教学管理系统中的重要环节，在教学管理中起着桥梁和纽带作用。

一、高职院校教学秘书的工作

高职院校教学秘书的工作范围涉及教学日常工作的众多方面，既繁杂又牵扯到很多具体的事和人。高职秘书工作缺少重大科研项目，其负责的教学工作虽然琐碎，但是每一件事情均可能会影响到教学工作的顺利进行，教学秘书在平凡的工作岗位上用辛勤细致的工作保障着教学活动的顺利开展。其具体工作范围可归纳如下：

1.教学管理。

教学秘书在系专业主任领导下，根据教学计划对教学活动进行组织与管理。教学活动包括安排课程表、调停课、落实教学计划、协助系专业主任进行期中教学检查，安排教师座谈会和学生座谈会，组织学生参加学期补考、重修考试，组织学生参加英语A级、四六级英语考试及计算机等级考试。安排期末考试，负责各类教学材料的收集存档，等等。教学秘书在实际教学管理过程中还会经常碰到一系列状况需要负责协调执行，如教学评估、教学计划的变动、上课教师的变动、教师外出培训研修、生病等原因调课等一些不可预知的情况。

2.上傳下达工作。

教学秘书是学生和教学职能部门之间的纽带和桥梁，起到上传下达、沟通信息等作用。能主动为广大师生着想，切合实际做好本职工作，把服务真正落实到各项教学管理工作中。教学秘书负责将教务处的教学任务传达到系专业，协助系专业主任做好教学管理、及时有效地组织教师、完成各部门下达的各项任务。例如各类考试、活动赛项通知、教师监考通知、教师调停课通知，等等。

3.学籍管理。

学籍管理是教学秘书很重要的一个项目工作。教学秘书要负责新生教务系统学籍信息采集，要时刻掌握好学生的学籍变化动态，及时处理学生休学、复学、转学、留级、参军、退学等学籍异动情况，收集好相关材料，及时办理好手续，保存档案。学生成绩的管理、毕业资格的审核也需教学秘书承担完成。

4.其他工作。

教学秘书除了协助系专业主任安排完成教学工作，服务于教师和学生的教学活动外，还要负责教材征订、补考、重修成绩录入、试卷印刷、监考安排、专兼任教师工作量上报与核对、证书发放等，及时反映给院（系）领导日常管理工作中存在的问题和情况，主动向上级部门和领导提供资料、报告、教学动态信息，这些都是教学秘书的管理内容，只有细致的工作态度才能保障工作的正常进行。

二、教学秘书的素质

教师的魅力源于知识、品德和关爱，教学秘书作为高职院校教学管理队伍中的重要组成部分，在教学管理中发挥着重要的作用，这一特性要求教学秘书具体较高的素质。

1.政治思想品德要过硬。

政治思想品德方面要热爱中国共产党、能自觉贯彻党的教育路线方针政策，遵守社会法律法规和学校各项规章制度，遵纪守法，并能主动加强对政治理论知识的学习。积极参加学院组织的每次政治学习和各项集体活动，从不迟到、早退、缺席，以开阔自己的视野。关心国家与世界大事，通过多看报纸、电视新闻、电脑网络了解国家大事与其他重要新闻，参加各种有益的活动等渠道提高个人的政治思想觉悟，构筑更加积极的人生观和价值观。

2.职业道德。

职业道德方面要尊敬领导、团结同事，真诚对人、爱护学生，人际关系要和谐融洽。能正确处理好与领导同事之间的关系，能自觉遵守职业道德，廉洁自律，作风正派，秉公办事。工作要积极认真，责任心强；勇于承担重任；爱岗敬业，为人师表，以身作则，言行符合师德规范，团结同事，尊重他人，有团结协作精神，积极参加各项集体活动。严守教学机密，坚守原则，严格按照规章制度办事。能主动、认真地服从和配合学校各级领导的工作安排。

3.工作能力和创新精神。

当今世界，新技术、新思想、新领域、新知识不断涌现。这就需要教学秘书精通岗位政策业务知识，丰富管理实践经验，具备较强的独立工作能力，具备较强的组织协调能力，富有创新精神，能够在工作中提出新的思路、新的见解、新的措施。教学秘书不仅要有现代化的管理理念，还要熟练操作计算机，掌握信息搜索查询的技能，会熟练使用网上办公系统和数据库管理，可以用现代化的手段安排考场，现场办公，既提高工作效率，减轻劳动强度，又为师生提供方便快捷的服务。如学籍管理、档案管理、教学计划修订等工作都应利用计算机完成，才能更好地协助系专业主任工作，成为系专业主任合格的助手。

4.业务知识水平。

教学秘书作为高职院校的教学管理人员，需要具备良好的教育观、知识观及学习观，了解和掌握高等教育和高等学校管理的基础知识，以及学校学籍管理条例等各项规章制度，了解院、系专业的基本概况、师资人员情况、教学培养方案的特点和内容、专业课程体系设置的相关规定、课程的主要内容和教学特点。综合上述，教学秘书只有加强教育学、教学管理学、秘书学等管理知识的学习，才能不断提高业务水平、服务水平，掌握更新的知识，才能提高工作效率，才能做好教学管理工作。

三、高职院校教学秘书队伍存在的问题及建议

1.外出参观学习培训项目少，建议增加专业进修、培训和交流的机会。

重复性、枯燥性是高职院校教学秘书工作的特点，学院可以在两个方面改善其职业发展条件：一是增强办公软件的智能化，智能软件将极大地减少秘书的工作强度，同时提高准确率；二是学院职能部门应提供系统的秘书技能培训，诸如教学管理岗位培训、继续教育和参观学习机会等。同时，学校可以定期组织教学秘书交流平台，互相交流学习，提出工作中的难题，大家共同商讨得到好的建议。只有视野宽阔，知识丰富，才能提高教学秘书的创新能力和整体素质。

2.职业生涯上升空间不大。

教学秘书把绝大部分时间和精力都花在了教学管理和服务上，无暇顾及教学和科研，造成处于两难境地的职称晋升。高职院校允许教学秘书职称不按教师系列评定，社科管理系列不是自己的专业，没有科研成果，无法晋升，使教学秘书上升空间受阻。建议秘书与学校双方选择，一方面是提高秘书的思想修养，提高其主动参与教研的积极性，另一方面是通过一些教改课题，将秘书引入课题研究，形成教师、学生、秘书三位一体共同参与教改的新氛围。

3.日常事务繁重琐碎，易产生职业倦怠。

新时期以来，高职院校专业设置越来越多，学生数量急剧猛增，教学秘书的工作量也逐年增多，日常事务繁重琐碎，事大如教学安排、考试安排，小到调课、组织座谈会、会议记录，等等。每件事都得亲力亲为，考虑到位，不能出错。事实研究证明，工作负荷过重与完成时间能力的相对不足会引起一定的职业倦怠感。建议院校将一些权利下放到如学生自律委员会、记者团等组织，而由秘书备份，这样不仅可降低秘书的工作强度，还可在一定程度上锻炼学生的能力。

高校教学管理人员要秉承着“服务教学、服务教师、服务学生”的理念，加强与教师、学生的沟通，主动为广大师生着想，切合实际做好本职工作，真正把服务落实于各项教学管理工作中，为日常教学活动的顺利举行做出贡献。

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