浅谈企业人事档案在人事管理中的重要性

刘秀花

摘要在人们的工作和生活中人事档案扮演着十分重要的角色。它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹是工作经历的记录。本文从人事档案管理的社会价值企业人事檔案管理中存在的主要问题及解决措施等几方面进行了论述。

关键词企业 人事档案 管理

人事档案管理要以制度化、规范化为基础提高档案的内在质量为人事工作提供准确、真实可靠的数据。在现代企业管理中人事档案的作用包括两个方面对职工个人而言人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险。对企业而言为员工代办申报职称：根据档案确定退休年龄：根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄：代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整：出具与人事档案有关的证明材料。

一、人事档案管理的社会价值

人事档案的社会价值是由其自身的社会属性所决定的。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色它是个人身份、学历、资历等方面的证据与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩具有法律效用是记载人生轨迹的重要依据。它具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下只要进行人事管理活动就会形成相关的人事资料就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作人事档案就具有存在和利用的社会价值。在当今时期人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考：人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。要正确认识人事档案的社会价值充分发挥人事档案工作的重要作用。

二、当今企业中人事档案管理中存在的主要问题

人事档案是对一个职工的个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录是职工享受各种社会待遇的凭据以及解决劳动纠纷的依据它关系到职工的切身利益在工作中常常存在如下问题：

（一）部分企事业的职工档案存在着客观性、准确性、完整性差的问题

没有严肃、负责地填写好每一份档案材料致使有的档案错漏百出。职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致工作经历记录不完整等。一些企业尤其是私营企业或股份制企业的领导认为职工档案没什么用不给新招用的职工建立档案甚至随意更改给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。

（二）档案管理的软硬件不适应形势发展的需要特别是档案管理人员素质急需提高

档案管理是一项政策性、规范性很强的工作需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。多数档案室设备陈旧管理手段落后防火、防潮、防蛀等达不到标准档案管理只满足于不丢失装进袋子锁进柜子里。而且目前好多单位领导对员工人事档案的重视程度不够，单位没有专职的人事档案管理专责，大部门单位都是兼管人事档案，导致档案管理的软硬件不适应形势的发展。

三、加强人事档案工作的主要措施

改善人事档案管理设施提高档案管理人员素质。现阶段的人事档案管理不论是在档案保管、保护还是开展档案业务工作对所需的设施都提出了更高的要求。现代化的设备和技术手段是实现人事档案管理现代化的物质基础。人事档案管理部门要积极争取领导支持改善档案管理设施和设备。首先是要建立坚固的防火、防潮专用库房库房内配置铁质的档案柜、空调机、去湿机、灭火器等设备定期对库房的防火、防潮、防蛀、防光、防高温的设施和安全措施进行检查。其次是根据单位资金实力合理配置计算机、复印机、扫描仪、数码相机等现代化设备。这些现代化设备的使用尤其是人事档案的计算机信息化管理将把档案管理从传统手工操作中解放出来减少对档案材料的磨损延长档案寿命减轻档案人员的劳动强度提高工作质量和工作效率促进人事档案工作标准化、规范化现代化为领导决策工作开展提供及时准确、详细的人员信息。

四、结语

人事档案管理是一项政策性、规范性很强的工作需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。因此要不断提高人事档案管理人员的素质加强业务培训系统地学习党和政府制定的有关人事工作的政策、法规用新的人事工作知识武装头脑开阔眼界指导工作以适应新时期对人事档案管理的新要求；同时教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献。endprint