地方高校采购档案管理研究

梁梅

[摘 要] 本文分析了地方高校采购档案管理工作中存在的问题和对策，旨在更好地做好采购档案的整理与归档，管理与利用，为采购工作留存第一手完整的依据资料。

[关键词] 地方高校 采购档案 研究

中图分类号：G271 文献标志码：A

2017年下半年财政部颁布了新的《政府采购货物和服务招投标管理办法》（财政部87号令）取代了原来的18号令，其中第七十八条对采购人、采购代理机构“未妥善保存采购文件的情形”明确了相应法律责任，2018年财政部颁布了《政府采购质疑和投诉办法》（财政部94号令），要求我们对供应商质疑材料、处理过程记录及答复、供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定的存档务必完整。高校采购工作历来是一个易发腐败的高风险点，如何体现“公平、公正、公开、诚实信用”的采购原则，一套完整全面的档案显得尤其重要，所以构建科学的地方高校采购档案管理体系势在必行。

一、地方高校采购档案管理工作存在的问题

（一）缺乏相应的采购档案管理制度

采购档案是指在采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录。地方高校在采购过程中常用政府采购、学院自行采购两种方式，这两种方式归档方式是不一样的，在制度上要理清，对政府采购，本着“谁组织采购，谁负责归档”的原则进行。代理机构组织采购的档案由代理机构负责归档，其中采购文件、评审报告及供应商的采购响应文件（副本）等相关资料应同时报送采购单位存档备查；地方高校自行组织采购的档案由采购单位负责归档。我们在工作中没有一套完整的采购管理制度，界定采购档案的归档范围、收集与管理、使用与销毁、监督检查及法律责任[2]。

（二）档案管理人员学习不够，专业性较差

随着国家放、管、服采购政策的进一步深入，财政部陆续出台多项政策，旨在加强采购人的自主权，而地方高校承载着培养地方高素质应用型人才的重任，为构建科学合理的教学、管理、服务设施设备，采购量大，采购形式多，所以作为档案人员应加强学习，了解采购过程归档的重要性，资料利用的广泛性。如了解我们政府采购分为招标采购与非招标模式采购，都应将哪些资料归档，自主采购的归档范围和组卷顺序。往往我们许多档案管理人员学习不够，没有明确采购档案管理的重要性，对归档范围不明确不清楚，对重要文件收集不齐，原始资料缺失，而档案归档期为15年，一旦缺失或差错，责任重大。

（三）档案保管不规范

一些地方高校采购档案分散保存，没有相应的硬件设施，如采购过程中录制的录音、录像资料保管期限从采购结束之日起不少于五年。磁介质（录音、录像）必须放入防磁柜中保管。而档案人员在履约完成几年后对资料不组卷归档，由于不及时造成资料的遗漏与缺失现象严重。

（四）队伍建设不足，档案管理人员积极性不高

许多地方高校档案管理人员为兼职人员，流动性大，人员变化频繁，没有相应的交接手续导致资料流失。档案存放环境应当具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全条件和设施，不得在危房和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应当及时采取修补、复制、收集等补救措施，确保档案的安全与完整。

二、加强地方高校档案管理的对策

（一）提高对采购档案管理工作重视

只要思想不滑坡，办法总比困难多。加强对采购档案工作的重视是关键，各级管理人员自上而下形成对采购档案工作重视的氛围，所有从事采购工作的人员均应重视采购过程的痕迹管理，注重资料的第一手收集，利用资料充分反映采购过程中严格遵循授权审批制度与不相容职务相分离的原则。让大家明白采购档案的归档是采购工作中相关重要的一个环节。

（二）建立完善的采购档案管理制度

制度是我们约束和规范我们管理行为的关键。采购档案管理制度应当包括：

1.明确归档范围。（1）政府采购档案的归档范围包括：项目立项审批单、政府采购预算指标核定单、政府采购计划申报表、政府采购预算审核意见、计划审批表、采购文件、评标报告、供应商响应文件副本、合同、履约验收报告、供应商质疑材料、处理过程记录及答复、供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定等其他文件。（2）地方高校自行采购档案归档范围包括：项目立项审批单、采购文件及采购人确认记录（包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料、样本、图纸）、采购公告、购买采购文件的供应商名单、已发出采购文件的澄清或修改说明、评审专家名单及抽取记录、采购响应文件正本、在采购响应截止时间前，供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录、接受供应商投标（谈判、报价）的记录、开标一览表、开标（谈判、询价）过程有关记录，包括采购项目样品送达记录、评审全过程资料、中标（成交）通知书、采购结果公告（公示）、采购合同文件、采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录、项目验收报告或其他验收文件资料、采购项目质量验收单或抽查报告和有关资料、发票复印件及附件、供应商质疑材料、处理过程记录及答复等。

2.确定档案的收集与整理规范。一是要明确专人负责档案的收集与整理，建立明晰的岗位责任制；二是明确归档时间，如履约验收结束多久就将项目归档保存；三是要明确归档要求，如内容要整齐完整、应使用原件、签字处应清晰可辩认， 按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证采购档案的标识清晰有效，确保采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。光盘、磁盘等无法装订成册的应在档案中统一编号索引，单独保存[1]。

3.明确采购档案的使用与销毁管理办法。一是应当建立健全政府采购档案查阅、复印和出借制度，除法律另有规定外，未经档案管理人员审核并经批准，不得擅自查阅、复印或出借政府采购档案；二是档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换；三是采购项目档案管理人员工作变动，应按规定办理档案移交手续，并签字确认。四是保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁。

（三）加强采购档案管理人员的培训与教育，提高专业能力

组织采购档案管理人员学习政府采购法、政府采购法实施条例、招投标法、招投标法实施条例、财政部87号令、74号令、94号令等法律法规， 让他们知道政府采购流程和操作程序、知道处理质疑与投诉对项目采购的重要性，明确知道标书制作时资质条件设置和重要技术参数设置的重要性。同时在归档范围的关键项应进行要点讲解和明确，让档案管理人员有着较强的归档意识和采购相关专业知识，更好地为学校采购档案管理服务。

（四）强化档案规范保管

一是要加强日常性保管与保护工作，如库房的温湿度监测、库房的清洁及上架整理等；二是加强预防性保管与保护，如防火、防盗、防潮、防高温等工作；三是硬件的增设，如电子档案的收集与检索，防磁柜的增设等；四是维护性保管工作，如毁损、变质档案的修复与复制等。只有保管好采好购档案，才能利用好档案[2]。

（五）抓好队伍建设

首先应合格配置专职人员，特别是采购档案应有专人负责管理，明确其岗位职责；二是在档案专业知识及采购专业知识上加强培训力度，让他们可在了解采购业务的情况下熟悉采购资料收集归档；三是应有详尽的档案人员培训制度，定期进行业务培训与实训操作；四是加强相关单位业务交流，一方面加强与同行高校业务沟通，学习采购档案管理的先进经验，二是加强和政府交易中心及其他采购代理机构档案业务方面的沟通，学习其优点，特别是音像、视频等资料的收集与归档；五是注重队伍的梯队建设，注重培养采购档案管理人员的团队建设。

三、结语

总之，采购档案管理工作是采购管理工作重要的一环，我们应严格收齐归档范围内的所有资料，做好档案的整理、利用和保管，做好采购档案管理工作。

参考文献：

[1]湯红霞.高校政府采购档案管理实践与探索[J].兰台世界， 2012（11）：48.

[2]杨晓兵.87号令背景下高校仪器设备采购档案管理研究， 2018（06）.