办公室里无小事

周雯

[摘 要] 办公室是一个部门的窗口、形象和面孔，处于承上启下、联系左右、协调各方的重要位置，是办文、办公、办事、办会的主要平台。围绕服务大局这一中心，注重专业和理论两方面学习，搞好服务，确保各项工作政令畅通，高效运转，尤为重要。再谈谈自己的粗浅看法，以便使办公室这个“窗口”更加明亮，进一步提升办公室工作水平。

[关键词] 办公室管理 服务工作

中图分类号：C931.4 文献标志码：A

办公室是一个部门办文、办公、办事、办会的综合工作机构。要从基础做起，充分发挥参谋助手、综合协调、督查落实、后勤保障四个作用，确保政令畅通、高效运转。

一、内强素质，外塑形象，办公人员必须具备“四种”功底

（一）着力锤炼“四种”素质

一要发扬忘我工作的作风。良好的精神状态是做好办公室工作的精神基础和思想基础，严谨的工作作风是做好办公室工作的基本要求和根本保证。

二要发扬实事求是的作风。坚持说实话、办实事，扎扎实实做事，诚诚恳恳做人，凭真抓实干，靠真才实学，求真功实绩。

三要发扬一丝不苟的作风。文秘工作要经得起推敲，事务性工作要经得起检验，临时性任务要经得起端详，提高一次工作完成率和工作质量精品率。

四要发扬雷厉风行的作风。对既定的各项目标、措施、任务落实要不折不扣、迅速到位，绝不能疲疲沓沓，拖拖拉拉。对领导交办的事情，要快办、办好；对基层反映的问题，要认真分析，及时汇报；对上级下达的指示，要准确记录，及时传达。

（二）着力塑造“四种”形象

一要树“笔杆子”形象。办公室是出材料、出思路的地方，人人都要力争成为“笔杆子”。办公室人员成为“笔杆子”应该做到四点：勤学习、多实践、善观察、重研究。

二要树“活电脑”形象。一是知识要广。二是信息要灵。三是情况要熟。四是反应要快。

三要树“老黄牛”形象。一是敬业。二是实干。三是诚信。四是奉献。

四要树“勤务员”形象。无论是想问题、办事情，还是出主意、搞协调，都要自觉做到脑勤、腿勤、口勤、手勤。

二、统筹兼顾，善弹钢琴，实践中要正确处理“四个”关系

一要处理好大事和小事的关系。基本的出发点是小事不能不管，大事不能不抓，应把任何事都当大事来做。要千方百计替领导挡小事，让领导能集中精力抓大事。

二要处理好主动和被动的关系。办公室工作有很大的被动性，这是办公室的工作特点所决定的。但也不是完全处于被动的地位，关键是要妥善处理好主动和被动的关系。一是要具有善于主动参政的意识。二是要通过规范化变被动为主动。三是要注意总结办公室工作的规律性。

三要处理好政务和事务的关系。办公室的工作从大的方面分就是两大块，一是政务，一是事务。而我们普遍感到，办公室事务性的工作太多，但无论是政务，还是事务，都是办公室份内的工作，都需要办好。这也是办公室的职能、性质所决定的。

四要处理好工作与学习的关系。最好的办法是在工作中学习，在实践中学习。一是要认识到学习如逆水行舟，不学则退。二是要善于抓住各种机会，向领导学习，向同事学习。三是要利用各种文件、资料、信息，勤于思索，勤于积累，学以致用，为用而学，不断充“电”，才不致落后。

三、创新服务，提高效率，促使办公室工作向“五化”转变

（一）管理要科学化

首先，强化职责。一是明确分工。对办公室工作要按性质合理分工，使人人有责任、有任务，个个各司其职，精诚协作，形成精干、高效、创新、团结的战斗团队。二是量化考核。要建立岗位目标责任制，签订绩效合同，从办公室领导所应承担的责任到每个工作人员肩上的任务，都要科学合理地设置，尽量做到细化、量化、操作性强。三是落实责任。对领导交办的任务要“热心办、马上办、办得好”，不推拖、延误。

其次，抓主保重。办公室工作的运转形态大致有两类：一是确定性的，二是非确定性的。对确定性的工作只要在总结经验的基础上，制定出规范化的制度，然后照章行事，就能形成有序的运行机制；对非确定性的工作，主要是指领导临时交办任务、应急工作和突发事件的处理等。

第三，力求规范。一是规范行为。建立健全各项规章制度，对各个岗位什么能做、什么不能做、怎么做、做到什么程度都要有明确规定，做到有章可循。二是规范工作。对办公室各项工作应遵循和注意的环节，制定严格标准，使各项工作程序化。三是规范机制。在办公室内部建立良好的选人、用人机制。

（二）协调要规范化

一要发挥桥梁纽带作用。在协调方面，要特别注意做好上情下达和下情上报，既有纵向的沟通，也要有横向的联络，充分发挥好办公室的桥梁纽带作用。

二要发挥综合协调作用。沟通、协调、综合是办公室的一项重要工作。情况综合、工作协调确实不容易。综合情况角度要准，有理有据，准确可靠；协调工作要有力度，横到边，竖到底，发挥最大效能。

三要发挥“一盘棋”作用。办公室是一个整体，要使这架机器正常运转，就需要各个岗位和全体工作人员之间的相互合作。一是要搞好相互之间的团结。没有全体人员思想感情的沟通和交流，就不会有工作上的沟通和交流，就没有好的工作基础和氛围，也不可能把工作做好。二是要加强在工作中的磨合，多信任，多支持，多理解。如果能在工作上达到这种默契的状态，就能使整个办公室的工作水平提高一个层次。

（三）服务要优质化

优质服务的关键是创新。要根据新形势、新任务的需要，突出抓好服务方式的创新，强化“三种意识”，实现“三个转变”。

一要强化超前服务的意识，实现由被动服务向力争主动服务转变。一方面，要善于分析、总结办公室工作的規律，积极运用这种规律努力增强工作的主动性；另一方面，要增强工作的计划性，科学规划工作，注重超前预测，既要想领导之所想，更要想领导之未想，及早发现工作中可能出现的困难和问题，并提出相应的对策，掌握做好工作的主动权。

二要强化服务全局的意识，实现由只办好具体事务向当高参转变。这要求办公室工作人员要勇于开拓，敢于创新，在抓好日常具体事务的同时，围绕中心工作想事、谋事、干事，做到能办大事，会办难事，敢办新事，创造性地开展工作，推动当年重点工作和全局工作的开展和落实。

三要强化优质服务的意识，实现按“惯例”办事向开拓新局面转变。要优质服务，以实现工作“零差错”为标准，严谨细致地做好每一个环节的工作。尽可能堵塞工作上、制度上的漏洞，为各项工作的顺利开展提供全过程的优质化服务。

（四）信息要超前化

信息是领导掌握全局、决策工作的第一手资料。实际上这也是我们二级单位办公室较为薄弱的一点。由于机关编制的精减，办公室的人员大都是身兼数职，没有更多的精力放在信息的收集、整理、分析上，今后我们将在拓展信息资源上下功夫，在丰富咨询内容上做文章，在提升服务水平上求实效，为领导决策、单位发展、队伍建设等尽可能地提供优质的信息资料。

（五）运行要高效化

高效是衡量办公室工作质量和水平的重要标志。一在表率上，要当好领航员，不作观察员。凡时凡事都要带头干，吃苦在先、享受推后；自觉地、模范地执行党纪政纪和机关制定的一系列规章制度；树立“终身学习”理念，用学习来解决一切思想认识问题，讲政治，讲纪律，用浩然正气凝聚人心，感召大家；工作以身作则，身体力行，作风上求实求细求精求真，以模范的行为和规范的言行感染、影响身边的人和事。不袖手旁观，作“甩手掌柜”。

二在服务上，要当好勤务员，不作巡视员。时刻要为大家着想、为工作着想，优质、超前服务于领导、服务于同志、服务于工作，以全心全意为人民服务、对人民负责的思想和默默奉献的行动提供保障服务，手快脚勤，主动热情，甘当通讯员，当好勤务员。不能得过且过，应付差事。

三在协调上，要当好联络员，不作指导员。凡事凡文件凡指示，要按程序上下衔接、左右通气，上令下传、下情上报准确无误，及时督办、反馈；遇事冷静、果断，大事小事一样认真办理，坚持有始有终，务必落实、办理有果。

四在参谋上，要当好情报员，不作参谋长。准确、及时收集、汇总各方面情况及信息，汇集归类梳理，视领导需要适时提供使用，做好会议记录、工作日志、电话记录；重大问题必须经过广泛深入调查取得旁证后方能整理上报，不人云亦云。

办公室无小事，实际也就是精细化管理在办公室工作的体现，它要求我们抓好工作中的每一个环节，大处着眼，小处着手，只有把每一件事認真办好，办公室的整体工作水平才能得到提高，一个单位的整体管理水平才能得到提升。