促进电力工程档案管理信息化建设的对策分析

李晓娟

[摘 要] 在电力企业中，其电力方案占有十分重要的位置，并且在有效落实电力企业管理的过程中，电力档案的管理属于其中十分重要的环节，其与电力企业在市场竞争中的位置具有直接联系。本文主要针对电力企业档案管理的特点、信息化建设及对策展开阐述如下。

[关键词] 电力企业 档案管理 信息化建設

中图分类号：TM9 文献标志码：A

随着社会不断发展，科技也随之进步，在电力行业中，电力体制以及企业结构也在不断发生变革，电力的生产以及经营正处于一个全新的发展阶段。在这种形势下，更能凸显出档案的利用价值。因此，对于档案资源进行有效的管理十分重要，尤其是在如今的信息化建设时代，应当更好地利用信息化对电力企业档案进行管理[1]，让档案更好地服务于电力企业，因此，利用信息化建设已经成为电力档案工作的首要任务。

一、电力工程档案管理的特点

1.电力工程档案数量大、管理的档案种类多，形成周期比较长。电力工程档案指的是在各个建设阶段过程如前期、实施、竣工验收等过程中所形成的存在保存价值的文字、声像、图表等不同形式的历史记录。相比于普通文书档案、实物档案等来说，电力工程档案的不同之处在于：其他档案都是按年度进行归档整理，各项工作也是按照年度计划来实施。而电力工程建设项目需要进行多个设计阶段如勘测、规划、设计等[2]，对设计过程产生影响的因素比较多，如资金、技术、施工条件等，大多数项目都需要跨年度，会给档案管理带来一定的难度。同时，电力工程大多由多个单项工程组成，需要比较长的建设周期，投资也比较大，要求比较高，因此整个工程建设过程中会出现种类很多、数量很大的档案。

2.电力工程档案所涉及到的领域比较广泛。进行电力工程建设的前提是项目建设、可行性研究、设计、勘测等多个阶段，其中所涉及到的建设、设计、施工等多个部门以及企业比较多，还会涉及到基础工程、金属结构、机电设备等多个专业、多种技术领域，如此才能实现多种技术综合运用，有效开展电力工程，因此电力档案涉及到的领域比较广。

3.档案利用存在的时效性。电力工程档案主要是反反映电力工程建设全过程中的具体情况并做真实记录。工程进行验收、结算、运行、维护、扩建、管理等都可以作为主要的数据进行记录。哪怕是工程结束也可以作为其他工程设计建设的借鉴、参考依据，尤其是技术档案，对于日后工程设计、施工等都能够起到十分重要的指导性作用，可以进行永久保存。

4.电力工程档案所存在的复杂性和多变性。电力枢纽工程的组成以及设计内容的复杂程度也会决定着电力工程档案的复杂程度，电力工程进行过程中的各单项工程作用、结构功能存在的复杂性比较高，因此也会对其档案组成造成影响。而电力档案的多变性主要来源于电力工程涉及到的社会各个方面，从设计初期的设计工作来说，都会因为投资情况、规划方向等多个因素进行不断修改，有时候工程已经开始还会因为实际状况以及设计情况的出入进行调整，当当地政府出现新的规划要求时，也需要调整设计图纸，因此进行电力档案管理中，管理人员往往无法分清那些档案可以进行归档保存。

二、电力档案管理中的信息化建设

在进行电力档案管理中实施信息化建设的必要性。对于企业发展来说，电力档案的管理起到十分重要的作用。档案中包含着企业各项资料，实施档案管理需要接受、处理以及储存公司各项资料，为公司的各项规划提供参考性的依据，从而为公司的运营决策提供帮助。因此，进行有效的档案管理有利于公司科学化运营和可持续发展[3]。随着信息技术化的稳步发展，现在大多数企业都采取档案信息化改制，在电力企业中也不例外。档案的电子信息化管理具有方便、精准、易保存、易检索等优势，能更好地进行电力档案的管理。信息化的发展已经逐渐带动了工业化发展，对于现代工业发展主流趋势来说，各个企业在档案管理相关工作中都需要进行信息机制方面的完善，从而提高企业的现代化管理水平。

三、电力企业档案管理过程中信息化建设存在的阻碍

1.在企业领导层面，大多数领导对于档案的管理都缺乏正确的认知，因此对于档案管理也没有十分重视。企业的档案信息化管理需要涉及到各个部门，在各个方面都需要专业的技术性人才，需要企业内部各个部门的人员进行配合，尤其需要领导进行统筹与协调。领导是企业的带头人，在企业的发展中起着主导性的作用，但目前很多企业的领导者都没有把档案管理和企业的发展相联系。认为档案只是进行文字处理和记录，与企业的其他方面如生产、销售、服务等都没有联系。档案管理不会对企业的效益起到实质性帮助，不需要对档案管理施以过多关注，也不需要在档案管理信息化建设上消耗过多的人力、物力和财力。这种观念上存在的错误，使得企业的档案管理工作信息化没有得到相应的重视，也就大大影响了档案信息化的建设进程。

2.档案管理的信息化建设还存在设施不完善、配备不齐全的问题。我国的信息化建设起步相对于其他国家稍有落后，当出现查阅过程中档案丢失的情况时，进行损失档案的补救需要进行大量的技术操作，而目前我国在档案信息化设施方面还有待改善，大多数企业在信息设备方面都十分落后，甚至有的还停留在纸质存档的阶段，一些企业对于过去的纸质档案也没有及时补录，更新成电子版，这样无疑加大了档案的使用损耗率，也增加了档案损毁的风险。

3.档案管理还缺乏一定的专业性技术人才。对于企业发展来说，档案管理能够发挥出记录信息、明晰数据、统筹资源的功用，而这些操作都需要专业的档案工作人员去实现。但是在当前很多企业中，档案工作是一份闲差，档案管理人员多是一些转岗过来的、非档案专业科班出身的人员，在专业技能和职业素质上都比较欠缺。档案人员如果不了解档案的信息化技术操作，就无法适应档案的信息化处理工作，同时缺乏对档案管理价值的认识以及档案人员基本的职业操守，就可能对档案记录、保存、借阅等工作漫不经心，导致档案的损毁甚至丢失。

四、完善电力企业档案管理信息化建设的对策

针对于电力企业档案的特点、信息化建设的必要性、问题进行分析，并提出针对性的对策，主要包含以下几点建议。

1.对各项档案管理制度进行完善。对于档案管理工作来说，其管理水平的高低直接影响到企业的发展，进行档案管理的完善是十分必要的。就国家层面而言，早已出台档案管理相关法律法规，而对于电力施工企业而言，应该在国家相关法律法规的基础上，根据企业具体情况，进行档案管理制度的制定[4]。在制定档案管理制度的过程中，需要符合企业的发展战略、企业文化、企业管理机制以及资源配置等方面的具体情况，让档案管理真正与企业的运营管理并轨发展。同时，在档案管理制度运行的过程中还需要有绩效机制对其进行监督，从而对现行的档案管理机制进行不断的调整与完善，确保企业档案管理制度的规范性、科学性。

2.加强档案信息化创新管理。企业在档案管理的过程中可以有效结合计算机、网络通信、移动互联网、档案管理系统、数据处理软件等，对企业档案管理开展信息化的创新性管理。在电力企业中，信息化建设还需要专业性技术人才的支持，因此必须加强档案专业人才与信息处理專业人才的招揽与引进[5-6]。

3.应当适当提高档案管理信息化建设资金、资源的投入。企业要建设高效的档案管理信息化机制，需要在场地、设备、技术、人员等多方面进行投入。这不仅要有切实的资金注入，更需要企业对已有资源进行合理的配置，优化档案管理所能使用的资源，包括库房、计算机设备、服务器、局域网络，还有人力资源等，从而真正提高档案的科学化管理水平。

五、结语

综上所述，对于企业的发展来说，档案管理发挥着重要的作用。因此，电力企业需要重视档案管理，加强档案信息化建设，优化档案管理的资源配置，为档案工作提供更多优秀人才，从而提高档案工作效率，为企业的运营发展提供有力的支撑。

参考文献：

[1]黄琪.电力施工企业档案管理信息化建设探讨[J].城建档案， 2016，5（05）：12- 13.

[2]张丽萍.电力施工企业档案管理信息化建设探究[J].经营管理者，2016，56（26）：340.

[3]房丽娜.新形势下企业档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2013，45（3）：32.

[4]刘金荣.对加强电力施工企业档案管理的几点思考[J].党史纵横，2014，4（04）：62+61.

[5]于昕鑫.高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].办公室业务，2014，4（19）：154- 155.

[6]郑庭庭，彭勃，彭冈.水利档案管理信息化建设应注意的问题及对策分析[J].办公室业务，2014，34（11S）：168.