浅析企业档案的知识化管理

杨剑云+徐浩

【摘要】主要阐述企业档案知识化管理工作的相关内容。论述企业档案知识化管理的内涵和特征以及企业档案知识管理的发展方向和企业档案管理与知识管理有机结合的基础。由此得出结论，企业档案知识化管理是企业档案工作的发展方向，对企业发展有着重要作用。

【关键词】档案管理 档案工作 知识管理 知识管理机构 问题 对策

企业知识管理是企业管理理论发展的新阶段，其核心是将知识资源的知识资本作为企业管理的基础与核心，企业知识管理的基础是企业信息化管理。在知识经济时代，知识管理变得越来越重要。在实现知识管理的企业，如何推进档案知识管理也是企业档案工作者关注的一个新课题。在这种背景环境下，企业档案管理成为企业管理工作的重要组成部分，对企业档案进行知识化管理成为提升企业竞争力的重要手段。

一、企业档案知识管理的特征与发展方向

1.企业档案知识管理的特征

企业档案知识化管理的特征是由企业对档案管理工作的要求所决定的，体现在以下几方面：

（1）信息技术是基础和保障

企业档案知识化管理是对企业档案工作在科学技术发展的情况下为顺应时代发展而提出的新要求。它运用以网络技术为代表的信息技术，对档案信息进行管理和利用，使用计算机技术对档案信息进行处理、存储和利用，这是档案知识化管理的重要基础。网络的使用可以最大限度地收集、保存和利用有关企业管理工作和科技生产成果的信息，在满足保密要求的前提下，充分利用企业网络在线完成部分档案信息的移交、接收与查询利用，不仅节约了大量的收集时间、最大限度地丰富了馆藏，也节省了利用者的时间，提高了利用效率，这也满足了知识管理理论技术学派的要求。

（2）知识共享是目的

企业档案的知识化管理必须在有意识、有目的、有系统地收集这些有用经验、在积累、组织、存储和重组这些知识的同时，注重知识的转移和传播。企业档案管理人员必须要明白，整理、编研档案的目的是为了更好的利用，而知识共享才是利用的最佳手段。所以企业档案工作一定要从“重保管，轻利用”的守旧思维模式中转变过来，多在编研和利用环节下功夫，更快更好更准确的做出凝练企业文化、经验、知识的编研产品，并适时的将其推送出去，使每个员工都可以方便又快捷地共享企业知识，通过大范围的知识共享充分发挥知识效益。

（3）用户需求是出发点

企业档案知识化管理必须以企业需求为导向并根据不同利用者的知识需求特点，按照相关工作环节或相关工作岗位的需求，提供不同的知识服务。根据笔者的归纳和总结，目前企业档案知识管理提供服务的形式有两种，一种是提供显性知识服务，一种是提供隐性知识服务。无论显性还是隐性，知识服务都是围绕企业职工的需求生成的，其生成的知识记录将得以保存，作为编研成果可以随时利用，循环利用，以保证企业档案工作的高质高效。

2.企业档案知识管理的发展方向

目前，知识管理的理论分为四个学派，即行为学派，强调知识上的继承性和专有性；技术学派，强调管理上的技巧性和方便性；经济学派，突出了效果上的实用性和利益性；战略学派，强调组织上的目标性和灵活性。这四个学派相互影响，又互为补充，为知识管理的科学性和可行性提供了运行上的保障。

二、企业档案管理与知识管理有机结合的基础

1.二者管理对象在一定范围内重合

企业档案管理的对象是企业在日常生产经营活动中形成的具有保存价值的各种材料，它涉及企业产品研发、营销、市场开发、企业行政管理等方面。而企业知识管理的对象是企业所有的知识，以及企业外部与企业生产经营有关的知识。企业档案虽不能全部等于企业知识，但它是企业的重要组成部分，在一定范围内二者的管理对象是重合的。

2.二者管理动机和目的相近

企业档案管理不仅是开发企业档案的信息内容，为企业的各项工作服务，而且更应发掘企业档案中的显性和隐性知识，实现企业知识的共享与创新。它不能仅限于是对档案实体的分类，还应注意对知识的分类，保持它们之间的有机联系，方便日后提供利用。刘越男博士说：“档案管理具有为社会提供知识服务的传统，在促进知识共享上与知识管理不谋而合。”档案管理和知识管理都是为用户提供档案或者知识服务，实现档案或知识的价值。

3.二者管理流程类似

虽然企业档案管理与知识管理是两个不同的概念，但是它们在管理上有相同或相通之处，其一就是管理流程类似：都是对分散的管理对象（文件、档案或知识），进行收集、存储，使之集中化；然后对其进行加工、整理，使之有序化；接着对其进行鉴定、评价，使之优化；最后将其提供利用，使之实现价值；而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识，需要对其进行收集、存储。企业档案管理流程与知识管理流程得以结合的最大优势就在于对信息的优化环节。在档案工作中，这种对信息的优化环节是编研，而知识管理是个运行过程，在运行的过程中也要对信息进行加工、萃取、优化、凝练。对信息的优化也是档案工作和知识管理工作的精华所在，二者原理相同，档案工作者完全可以胜任这项工作。

4.二者存在促进作用

企业在各项活动中都会不断产生新的文件，如果这些文件不被集中起来，处于分散状态，就会容易丢失。文件的丢失即是知识的流失。档案管理强调对文件进行归档，使之处于组织的集中统一控制之下。这个文件归档的过程，就是一个积累知识的过程。另外档案可以客观真实的记录企业在各项活动中产生的信息，当然也包括对企业员工在交流、解决问题及实际工作中产生的隐性知识的收录，这些都是其他形式的收集方式所难以实现的。由此可见，档案管理强调产生文件、进行归档，强调文件、档案的完整齐全、集中统一，有助于知识的沉淀、积累，为知识管理提供了知识资源基础。

三、企业档案知识管理的作用

1.有助于强化企业竞争能力

市场竞争越来越激烈，创新的速度加快，所以企业必须获得新知识。企业档案知识管理正好满足了企业员工学习的需求，其提供的知识推送可以保证：第一，可靠，从档案中提取的知识是最据可靠性的；第二，高效，经过二次、三次加工的档案信息会给企业一线职工提供更优质，更精准的信息服务，保证员工想要的就是我们提供的。这无疑给企业竞争能力的加强注入了一针强心剂。

2.有助于提高企业决策力度

如果企业档案工作者能够对企业档案及相应的知识资源进行有效管理并及时准确提供给决策者利用，那么决策的质量与效率就有了保障。企业档案知识管理工作可以给决策者最佳的智力支持，大数据时代，就应该用数据说话，而想做到用信息說话，档案知识管理工作，是必不可少的。

3.有助于稳固企业素质水平

企业的素质水平，不仅在于拥有知识，而且还在于使知识被企业工作者、管理者掌握并运用到实践中去。企业档案知识管理使企业职工拥有了知识，档案工作者或者知识管理者通过对知识的整理、存取、共享、更新等工作，使企业的整体素质水平有了稳固基础。

综上所述，企业档案知识化管理是企业档案工作的发展方向，同时档案工作者也完全可以胜任企业内部知识管理的工作。企业档案知识管理对企业在知识文化方向的发展有着重要作用。

参考文献：

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