医院档案管理的现状及对策

◎张影

医院档案管理的现状及对策

◎张影

档案作为人事管理、业务信息、总结发展的重要佐证，对于医院工作来说至关重要。医院的信息更为复杂，除去常规管理以及工作人员的信息，还包含就诊患者的病例和个人信息，涉及就医的安全性、隐私性，为此医院做好档案管理工作是维护工作运转的基础。本文立足医院档案管理中存在的问题，以及解决的策略进行具体研究。

档案是信息资源的载体，同时也是关乎资料搜集、保存、调取、应用的重要工作。信息资源涉及人事调配、保密资料、工作计划与进程等内容，分属于医院的常规工作，随着信息技术的发展，应符合便捷查阅使用的目的，再加上除去纸质档案还衍生出了许多新的存档形式，这都是档案管理工作面临的新局面。

医院档案管理中存在的问题

由于人员安排不够、技术落后等原因使得档案管理仍存在滞后的问题。这给管理工作带来了很大的难题。管理方式决定着工作的效能，部分医院并不重视管理方式的更新，尤其对于档案管理工作，在思想上认识不清，认为档案管理是简单容易的事情，在存档上仍大量采用纸质留存的形式，制度上存在一定的管理问题，比如人员安排欠缺合理性，甚至没有专门管理档案的人员，造成建档、查档困难的问题。部分工作人员认为档案管理工作无足轻重，在工作中疏忽散漫，不具备专业的管理知识，以完成基本工作为目标，在实际操作中难以进行自主创新，对工作中存在的问题视而不见，使得医院档案管理成了可有可无的工作，无法发挥档案管理的实际效用。此外，档案资源种类繁杂，数量庞大，在搜集和管理中都存在一定的难度，这也使得一些工作人员在归档的时候并没有做好分类工作，让档案资源处于杂乱无章的状态，直接导致应用不畅，甚至在管理中出现遗失的现象，给工作带来严重的后果，甚至造成重要文件的流失。

医院档案管理工作的发展思路

随着信息技术的发展，信息化已经成为人们生活工作的重要方式。数字化管理理念是时代发展的成果，同时也在医院档案管理工作中起到了重要的作用，为医院的管理工作提供了技术的保障。针对档案管理存在的诟病，数字化策略的应用明显提升了档案管理的效率，可以说是一项创造性的举措。传统管理办法让档案管理工作成为一潭死水，信息技术的应用在解放劳动力的同时，让查询与管理变得更加方便快捷。数字化管理的一个突出特点就是系统性，在系统管理软件中将档案的内容分为人事和基建两大类，在此基础上延伸出细小的门类，并将文字、音频、视频等内容打包处理，将档案内容进行编号，在检索的时候能够获得更为直观的内容，对于一些关联性信息也能够达到一检即出的效果，增强工作效率，让工作人员获得更轻松的工作状态。档案是一个庞大的信息系统，其中包含的内容五花八门，信息技术能够满足快速检索的目的。以往，档案录入和查阅的过程是一个强度大、效能低的过程，在经过大量筛选之后获得的信息资料也未必是正确的，因此，增强快速检录的需求迫在眉睫。数字化管理的突出作用在于具备完整的信息检索系统，能够快速地搜索到我们需要的信息，在录入和修改的时候也只需要检索到相应的人员和位置即可，将复杂的操作过程变得简单快捷，又极大地保证了档案内容的准确性，为其他工作的开展做好辅助性支撑。

创新医院档案管理的新举措

丰富理论认识，提高档案管理水平。学习是自我提升的重要手段，也是档案管理工作进行革新的武器。为了从思想上改变过往的管理模式，医院需要对档案管理人员进行再教育，开设专门的学习课程，主要从先进的管理理念和计算机操作方式两方面进行学习。首先，理念是行动的先驱，因此，只有在理念上对员工进行教育才能获得更强的工作动力、获得创新的工作方式。数字化管理的好处俯拾即是，主要呈现在对档案信息的保存上，可以说是意义非凡。对于员工的工作来说也是一个福音，员工可以利用有限的时间做更多的事情，解放了自身的精力，让工作变得不再索然无味、疲惫不堪。对于员工的专业发展也是一个很好的提升，专业技术能够增加工作人员自身的价值，让人学有所获，从学习中获得快乐。此外，对计算机操作技术的培训也是十分重要的。在数字化管理中计算机操作和常备软件的使用是必不可少的，同时对于一些年长的工作人员来说也存在一定难度，加之一些专业化软件复杂的操作流程，使大多数人十分头疼，在这样的条件下，需要提高培训的力度，邀请专业的人员进行培训，做好交流工作。

借助信息管理平台，提高档案管理效率。信息的发展也衍生出许多问题，比如如何保障信息的安全性和稳定性。医院的档案信息或多或少都会涉及一些隐私或是单位的具体情况，因此在数字化管理模式的应用中，保障信息的安全也成为医院发展的重要方面。针对安全问题，需要医院在排除人为泄密的条件下，保证网络防火墙的及时更新，做到对新生病毒的有效防御，同时对于一些端口进行经常性地排查，在软硬件管理上做到双管齐下。保障好信息安全也是做好其他工作的基础，信息是一个庞杂的体系，同时也环环相扣，做好档案管理工作其实就是在为其他工作做铺垫，只有保证每个环节都尽善尽美才能让信息管理体系的大网更牢固。

医院档案管理工作关系到信息的存储与调用，是医院发展的基础，为医学的发展提供很多借鉴。信息技术的发展为档案管理工作提供了技术上的支持，让更多的部门从中获得借鉴。随着新式档案资料的丰富，数字化平台在档案管理中的应用越来越广泛，因此，各医院只有在积极扭转工作思路的同时，借助档案管理的新方式，才能促进工作效能的提升，促进档案管理工作的顺利开展。

吉林省四平市梨树县中医院）