提升事业单位档案管理信息化建设的策略

陈宇

摘 要：现代社会进步和发展下，事业单位改制逐渐深化，推行市场化管理方式，经济参与到市场竞争。在这样的背景下，事业单位的档案需求量不断增长，传统的管理方式局限性较大，人工耗量较大，严重影响到档案管理水平。通过信息技术的应用，提升档案管理信息化水平，有助于推动业务变革，降低人工劳动强度的同时，切实提升档案管理信息化水平，为事业单位管理和决策提供可靠依据。因此对事业单位档案管理信息化建设进行分析，提出有效措施，推动事业单位长远发展。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；电子档案

中图分类号：F27 文献标识码：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.36.026

事业单位作为社会经济持续增长的重要组成部分，随着事业单位改革和发展下，档案总量逐渐增长。作为事业单位内部管理工作的主要内容，档案管理借助信息技术开展工作，可以有效提升档案管理信息化水平，降低人工劳动强度，提升档案管理工作效率和质量，为事业单位管理和决策提供可靠依据。尤其是计算机技术快速发展，逐渐衍生出众多先进的档案管理软件，促使事业单位档案管理工作逐渐朝着信息化和技术化方向发展。加强事业单位档案管理信息化建设，可以为后续工作提供支持，带来更大的经济效益。

1 事业单位档案管理中存在的问题

1.1 事业单位领导对档案管理重视程度不高

事业单位在档案管理工作中，领导干部重视程度高低将直接影响到各项工作顺利开展。但是，当前多数的事业单位领导干部对档案管理缺乏足够重视，档案管理缺乏完善的管理制度，将人才培养作为事业单位的中心内容，而档案管理却并不重要，将其交由专门人员负责档案管理工作。但是，从本质上来看，档案管理与单位内部员工利益存在密切联系，直接关乎事业单位的可持续发展，同时在国家经济持续稳定增长方面具有重要作用。所以，事业单位的领导干部应该提高档案管理重视程度，为员工切身利益提供帮助，同时为国家经济增长创造更大的财富。

1.2 专业档案管理人员匮乏

档案管理人员自身的素质水平高低，将直接影响到整体工作成效，但是当前多数的事业单位对于档案管理人员培训缺乏足够重视，岗位上的档案管理人员并未接受过专业訓练，加之年龄偏大，难以满足新时期的档案管理信息化建设需要。档案管理人员在实际工作中，工作态度不认真，未能严格遵循规章制度相关要求全身心投入其中，导致档案管理工作不规范，存在很多的缺陷和不足，严重影响到档案管理工作质量和效率。这样环境下的档案管理工作原有作用无法得到充分发挥，难以为管理和决策提供可靠依据。

1.3 档案管理信息化水平偏低

尽管当前我国的网络已经普及到人们的生活、工作和学习中，事业单位的信息化水平显著提升，但是在档案管理工作尚未全面信息化，部分重要档案信息仍然是以纸质档案进行保管，不仅仅是投入不足，同时部分领导干部担心电子档案数据信息被黑客攻击，如果重要档案信息丢失将带来不可估量的损失，更加倾向于纸质档案保管。

2 事业单位档案管理信息化优势

在网络背景下，档案管理信息化水平显著提升，越来越多新型的计算机软件涌现，在档案管理中应用，可以有效降低人工劳动强度，提升档案管理效率和质量，为后续的事业单位档案管理信息化建设打下坚实技术基础，较之传统档案管理手段而言优势更为突出。

2.1 长久保存档案信息

以往的事业单位档案管理主要是以纸质档案为主，纸质档案保存很容易受到天气因素影响，信息查询不变，工作量较大。纸质档案在潮湿环境下很容易发霉，导致很多重要的档案信息丢失，带来不可估量的损失。加强事业单位档案管理信息化，及时将档案备份，存储在电子磁盘中，这样可以降低档案存储空间的同时，尽可能规避天气因素带来的不良影响，确保事业单位档案信息永久性保存。

2.2 档案管理信息查询便捷

传统档案管理工作复杂，手段单一，档案管理信息化后可以有效改善这一问题，便捷的查询和检索档案信息，满足事业单位个性化信息需求。档案管理信息化后可以优化程序，降低耗时，尽可能降低对其他档案资料带来的不良影响，更加自由的查询档案信息。

3 提升事业单位档案管理信息化的有效策略

事业单位档案管理信息化建设是必然选择，直接关乎员工利益和社会经济效益，为了改善其中的缺陷和不足，应该充分发挥信息技术优势，推动事业单位档案管理信息化建设和变革，具体表现在以下几个方面。

3.1 提高是以单位领导干部重视程度，增加资金投入力度

事业单位领导干部对档案管理工作重视程度高低，将直接影响到各方面条件支持和工作的顺利开展。故此，为了改善其中的不足，应该提高领导干部的重视，将其作为事业单位内部管理工作内容进行建设，尤其是提高档案管理内容的保密性问题。在办公室内选择合适的位置存放档案，档案室需要加固门窗和房门，尽可能从环境上保障档案信息安全。同时，配备专门人员负责档案管理工作，外来人员禁止进入，做好登记工作。定期组织档案管理人员培训和考核工作，提升人员的专业能力和责任意识，以便于提升档案管理工作成效。

3.2 推动传统档案管理手段和信息技术整合

我国当前事业单位在档案管理工作中，传统档案管理手段仍然占据主体，通常是以纸质档案和电子档案并存为主，只有推动传统档案管理手段和信息技术整合，才可以有效提升档案管理信息化水平。尽管当前信息技术不断推陈出新，档案管理逐渐朝着复杂化和多样化方向发展。故此，应该推动档案管理手段拓展和创新，定期组织档案管理人员培训和考核，帮助档案管理人员可以充分掌握相关软件和硬件，学习相关设备维护知识，充分发挥信息技术优势，实现传统档案管理和信息化档案管理有机结合，提升档案管理工作效率和质量。

3.3 制定规范化的档案管理制度

制定规范化档案管理制度，是后续档案管理工作信息化水平提升的关键所在。事业单位应该结合自身实际情况，拌制合理的管理制度，指导档案管理信息化建设工作的顺利开展，将其作为档案管理信息化考核指标，改善其中的不足，调动人员工作积极性。同时与人员薪酬待遇相挂钩，激励人员工作热情，可以全身心投入其中，提升档案管理信息化水平，为后续工作顺利开展打下坚实基础和保障。

3.4 整合档案信息资源，完善基础设施建设

推动档案信息化建设，首要一点是完善相关基础设施，打造一支数字化档案馆。档案馆建设中，应该配备专门的档案干部队伍，丰富档案馆馆藏，借助检索工具来提升档案资源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同时，档案管理部门需要结合实际情况选择合理的方法管理电子档案，加大资金投入力度，不断完善硬件和软件设施，促进档案管理系统不断更新和完善，建立操作性较强的实施平台。对于传统的纸质档案资料，可以逐步电子化录入到系统，实现纸质档案资料和电子档案资料并存，整合档案信息资源，推动事业单位档案管理信息化建设，提升档案管理工作效率和质量。

4 结论

综上所述，档案管理是领导者管理和决策的主要依据，直接关乎事业单位的经营效益。加强事业单位档案管理信息化建设，在降低人工劳动强度的同时，可以有效提升工作效率和质量。同时整合信息资源，丰富馆藏，以求更好的满足社会对档案资源的多样化需求。

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